¿Cómo digitalizar mi pyme? Recomendaciones para hacerlo en tres pasos

Los cambios que están ocurriendo en todos los sectores, sociales, políticos, demográficos, medioambientales y sobre todo tecnológicos, entre otros, han derivado del acelerado cambio de las necesidades de los clientes y están produciendo una transformación de la generación de valor y de los modelos de negocios a escala global. “Esto se denomina transformación digital y, sin duda debe ser abordado por las pymes de forma perentoria”, sentencia Arturo Alba, académico de la Facultad de Ingeniería y Ciencias de la UAI que lidera el diseño de programas de Transformación Digital.

“Aquí es importante considerar que cualquier organización debe definir su estrategia digital, innovar en modelo de negocios y su modelo operativo, desarrollar capacidades digitales y gestionar de forma dinámica sus proyectos de transformación”, agrega.

En la instalación de este nuevo paradigma radica la relevancia de la digitalización de las pymes, que es la incorporación de tecnologías digitales a la empresa para lograr mayor eficiencia, mejores tiempos de respuesta y mejor servicio. Es una fuente de efectividad que permite llegar a más clientes, mejorar las compras, las entregas y las ventas y, al mismo tiempo, posibilita una retroalimentación inmediata del consumidor para conocer las potencialidades y las falencias del negocio.

Jorge Milanés, director académico del E-Camp de Edutecno, organismo que capacita a emprendedores en digitalización, explica que para las pymes “el no digitalizarse significa no subirse a un vehículo que las va a llevar a mayor velocidad hacia un destino que es, básicamente, la supervivencia de su empresa. En pocas palabras, es digitalizarse o morir”.

“La incorporación de nuevas capacidades digitales además tiene efectos en el mediano plazo. Más allá de la subsistencia, son la base para generar nuevas fuentes de valor desarrollando negocios adyacentes, asociándose con medios de pago o empresas de logística o desarrollando negocios sustentables aprovechando las ideas de la economía circular y colaborativa”, señala Alba, académico de la UAI.

Para digitalizarse, una pyme necesita tener un buen diagnóstico del estado actual de su negocio, sumado a una buena estrategia que se centre en las necesidades de su empresa y de sus clientes y conectar con redes y espacios que le permitan acceder a contenidos y formación en estos temas. Después de esto, debe integrar en su quehacer las nuevas herramientas.

También es necesario tener un adecuado nivel de habilidades digitales, es decir, contar con alfabetización tecnológica para poder aprovechar al máximo las herramientas. Además, hay que hacer ajustes en la manera de funcionar, ordenar procedimientos y generar el espacio para esos ajustes y las nuevas maneras de programar las actividades.

Asimismo, hay que considerar una inversión en bienes y servicios que puedan ser necesarios para implementar la digitalización. “Importante también es la voluntad de querer cambiar y tener la capacidad de gestionar ese cambio, cuando se requiere además liderar un equipo para que adopte un nuevo modo de realizar las cosas”, explica José Tessada, director de la Escuela de Administración UC.

Se recomienda que en la ejecución y la implementación del cambio la pyme pueda contar un apoyo externo, una coordinación con otros agentes del ambiente en que se desenvuelve. Por esta razón se ha visto cómo progresivamente han surgido ecosistemas, modelos colaborativos y, según señala Arturo Alba – de la Facultad de Ingeniería y Ciencias de la UAI– como la competencia ha dado paso a la “coopetencia”, palabra que reúne la competencia y la cooperación.

“La mayores experiencias de éxito radican en las comunidades de conocimientos, de aprendizaje, el compartir experiencias”, agrega Milanés.

Los expertos coinciden en que existen tres etapas identificables en este camino hacia la digitalización: diagnóstico, capacitación y adopción digital. Este es un proceso que se está implementando en el programa Pyme Digital de Bci Valor Pyme, un ecosistema digital de Bci, como los antes descritos, que está abierto a todas las pymes del país –pues no es necesario ser cliente Bci para acceder– para ayudarlas a desempeñarse con éxito en este nuevo escenario más competitivo.

El programa Pyme Digital, en cuyo desarrollo ha colaborado activamente la Escuela de Administración UC a través de Pyme UC y que es gratuito para todos los suscritos a Valor Pyme, se inicia mediante una herramienta llamada Termómetro de Evolución Digital TED. “Este diagnóstico está orientado a evaluar los niveles de adopción digital, con foco en los ámbitos de marketing, ventas y procesos, ya que son estos de mayor interés para nuestra comunidad”, comenta Gonzalo Soto, jefe de Estrategia Clientes Pyme y Emprendimiento de Bci.

Al recibir el informe de los resultados del Termómetro de Evolución Digital TED, el emprendedor ya se encuentra en la segunda etapa, la de capacitación. “El paso siguiente es comenzar a hacer un análisis más estratégico, definiendo cuáles son los objetivos que se quieren alcanzar y cómo la digitalización puede ayudar, teniendo en cuenta que esta es un medio y no un fin en sí misma. Esto se puede realizar con la ayuda de un mentor que va guiando este análisis, lo que le permite al emprendedor ir entendiendo los caminos a seguir para avanzar en este proceso, para finalmente adoptar las herramientas necesarias”, dice el director de la Escuela de Administración UC.

En esta segunda etapa del programa Pyme Digital es posible inscribirse de forma gratuita en diversas mentorías. “Sabemos son altamente valoradas por nuestra comunidad, porque son personalizadas y dirigidas específicamente a ámbitos relevantes del negocio”, indica Gonzalo Soto, jefe de Estrategia Clientes Pyme y Emprendimiento de Bci.

Por último, está la etapa de adopción, cuyo objetivo es acercar a los emprendedores las herramientas que les permitirán llevar su negocio al siguiente nivel. Algunas herramientas pro digitalización que Bci Valor Pyme ofrece a sus suscritos son, en términos contables y financieros, FinTelligence, que permite hacer un diagnóstico de la salud financiera de la pyme.

Para temas de administración y facturación existe Organízame, “una solución de administración del flujo de caja para emprendedores en la que se podrá emitir cotizaciones, facturas y boletas electrónicas, automatizar su cobranza y recaudar online en forma simple y rápida, en un mismo lugar”, señala Soto.

Bci tiene una vitrina de soluciones, entre las que también se encuentra KUAD System que es una plataforma para la creación de sitios web inteligentes con todas las herramientas necesarias para digitalizar el negocio. Todas estas se pueden obtener en https://www.valorpyme.cl/.

Y la entidad financiera también facilita el acceso a la formación, a través de la alianza que tiene con la Universidad Católica. “Desde Valor Pyme damos difusión y acceso preferente con descuentos al curso Gestión Pyme de la UC, que está especialmente diseñado para que empresarios puedan fortalecer sus conocimientos en gestión de negocios y así mejorar la competitividad de sus empresas con el apoyo de los profesores de la universidad”, comenta Gonzalo Soto.

Los especialistas señalan que no hay que perder de vista que la tecnología por sí sola no crea valor. Debido a esto, subrayan la relevancia de la capacitación, la formación y la actualización constante. “El pensar en capacitarse debe ser algo naturalizado, tienes que hacerlo constantemente, no como algo excepcional, sino que forme parte de la estructura de la organización que estás conformando”, dice Jorge Milanés, director académico del E-Camp de Edutecno.

“Porque para esta transformación se requieren nuevas competencias, no solo nuevo conocimiento sino que conocimiento en acción, aplicado, para evaluar, diseñar y liderar estos procesos de cambios multidimensionales”, complementa Arturo Alba, académico de la UAI.

“Esto es complejo, pero no tiene por que ser difícil”, señala Jorge Milanés. Sobre todo, considerando que existe este conjunto de recursos disponibles por medios digitales en redes sociales, universidades y empresas para conocer, aplicar, experimentar y aprender de las nuevas posibilidades digitales.