Contabilidad digital gratuita: los beneficios de aplicarla a las pymes

La digitalización de los emprendedores es clave. Según datos de la Fundación País Digital, las ventas mensuales de una pyme pueden aumentar entre un 25% y un 60% por el solo hecho de incorporar tecnología en los procesos de negocio.

En ese contexto, la transformación digital de la contabilidad es aún más determinante. “No podemos pensar en ordenar una empresa, llevarle la contabilidad o permitirle el acceso a la banca sin que antes esté digitalizada”, afirma Juan Pablo Swett, presidente de la Multigremial Nacional, asociación gremial que reúne a pequeñas y medianas empresas y emprendedores de todos los rubros.

Marco Terán, director de desarrollo digital de la Fundación País Digital, explica que “el hecho de tener la contabilidad digitalizada te permite trazar y hacer bien los registros contables, poder pagar adecuadamente tus obligaciones, no tener multas asociadas y, por supuesto, saber cómo van tus ingresos, si te está yendo realmente bien en el negocio”.

Sin embargo, la relación entre las pymes y la contabilidad arroja cifras preocupantes. Según una encuesta realizada por la Multigremial Nacional a 700 pequeñas y medianas empresas, un 10% de ellas no tiene contabilidad, un 20% la lleva por su propia cuenta y más de la mitad reconoce no saber realizar un estado de resultados ni un balance de su negocio. Todo esto implica tener una contabilidad muy básica y rudimentaria, lo que se traduce en que 70% de los emprendedores chilenos no sabe si gana o pierde plata a fin de mes.

“A veces el foco está en la rentabilidad, en el propio modelo de negocio o en lo que quiere vender rápidamente. Por lo tanto, la contabilidad pasa a ser como algo que no entiende. Además, el dueño de la pyme o la persona que hace la innovación, muchas veces no tiene mayores estudios aparte de la enseñanza media”, explica Mauricio Olivares, académico de la Escuela de Auditoría e Ingeniería en Control de Gestión de la Universidad Finis Terrae.

“Entonces, a veces por la oportunidad y por la buena idea, tiene éxito, pero no logra ser más eficiente porque es muy desordenado, porque tiene una serie de problemas de estructura de cuentas, no registra transacciones pequeñas, no está al tanto de los cambios de las leyes tributarias o incluso no formaliza su organización”, agrega.

“La contabilidad es uno de los principales dolores de las micro y pequeñas empresas. Muchas veces faltan recursos, capacidades, y/o la asesoría para poder mejorar los procesos operativos de los negocios. Incluyendo algunos tan críticos como lo son aquellos vinculados a los flujos y los resultados de la empresa”, explica Gonzalo Soto, jefe de Estrategia Clientes Pyme y Emprendimiento de Bci.

Para abordar este problema y generar nuevas oportunidades para las Mipymes del país, Multigremial Nacional y Kame ERP impulsaron la creación de una plataforma gratuita para mejorar su contabilidad. “Hoy existen varias plataformas que ofrecen contabilidad, pero solo la que desarrollamos junto a Kame ERP la entregan de forma completamente gratuita y además simplificada. Durante un año trabajamos en este desarrollo que adaptamos especialmente para emprendedores que no están tan familiarizados con temas contables”, explica Juan Pablo Swett, timonel de Multigremial Nacional.

La plataforma está vinculada con la Dirección del Trabajo y con el Servicio de Impuestos Internos (SII). Su uso es fácil e intuitivo y puede ser usado desde un computador, tablet o teléfono. Además, tiene módulos clave para las Mipymes destinados a compras, ventas, cobros, pagos, remuneraciones y flujo de caja, y entrega reportes en tiempo real del estado de la empresa, lo que a la larga significa un mayor control del negocio.

¿Cómo acceder? Basta con ingresar a www.contabilidadgratuita.cl y registrarse con solo cuatro datos. Una vez dentro, la plataforma reconoce el rut de la empresa, rescata la información del SII y queda lista para ser usada.

Sobre esta cooperación con Multigremial Nacional, desde Bci afirman que la mayor motivación radica en conectarse más con la voz de las pymes desde sus distintos sectores, rubros y realidades. “La Multigremial Nacional tiene una extendida presencia, y un amplio posicionamiento en el mundo MiPyme a lo largo de todo Chile. Por lo que a través de esta alianza como Bci esperamos lograr una más amplia y oportuna conexión, con las aspiraciones y las necesidades de los emprendedores de las distintas regiones del país. Prueba de ello es el lanzamiento de la iniciativa de contabilidad gratuita, la que está respaldada con un proceso de escucha, además de una encuesta realizada por la multigremial. Espacios que evidencian la gran brecha que en general tienen las Mipymes en esta materia”, dice Gonzalo Soto, de Bci.

El proyecto del software gratuito también es muy importante para el país porque además de hacerse cargo del problema real de la contabilidad, aborda un aspecto muy sensible para las empresas: la informalidad. Según la encuesta de la Multigremial Nacional, el 27% de las empresas son informales y en el segmento de las microempresas, un 58% de ellas existen en la informalidad. “Con esta iniciativa esperamos generar un incentivo a la formalización del millón de emprendedores informales”, cuenta Swett.

Gonzalo Soto, de Bci, subraya la importancia que tiene la formalización: “Para que las Mipymes puedan acceder a mayores beneficios, y a oportunidades de crecimiento y de desarrollo de sus negocios, la formalización de sus empresas se constituye como un habilitador crítico”.

Además, el jefe de Estrategia Clientes Pyme y Emprendimiento de Bci agrega que “a partir de este hito se abren múltiples oportunidades para los emprendedores. Desde ya, como ser parte de esta plataforma, o de poder incorporar o acceder a otras soluciones y/o herramientas que abordan ámbitos cruciales de la operación de sus empresas, y que entendemos les permitirán contar con mejores condiciones y mayores capacidades para llevar su negocio al siguiente nivel. En esa línea, esperamos que las empresas informales se motiven a dar el paso hacia la formalización”.

De hecho, una de las misiones de Bci es apoyar a las pequeñas y medianas empresas más allá de lo financiero, una tarea que han canalizado con Valor Pyme, donde ofrecen múltiples soluciones que impulsan su crecimiento en función de cuatro pilares que definieron como esenciales para este tipo de negocio: la digitalización, la inclusión financiera, la sostenibilidad y la conexión con nuevas oportunidades de negocio.

“Hoy impulsar iniciativas como la contabilidad gratuita impacta fuertemente, tanto en el proceso de digitalización de estas empresas, como también desde la vertical de la inclusión, a través del acceso gratuito a este tipo de soluciones”, reafirma Soto, de Bci.

La automatización de procesos producto de la digitalización puede generar muchos beneficios a las pymes y emprendedores, dependiendo del ámbito del negocio impactado.

Algunos de los más tangibles son ahorro de tiempo y eficiencia operativa, impacto en las ventas y mayor satisfacción de los clientes por una logística más eficiente. Al mismo tiempo está la gestión de riesgos cuando se automatizan sistemas contables y de finanzas, ya que el usuario puede tener un control de problemas financieros que amenazan al negocio.

El académico de la Universidad Finis Terrae, Mauricio Olivares, explica que los softwares ordenan las fuentes de información y trabajan con los datos integrados. Con la contabilidad automatizada, las pymes pueden escalar al siguiente nivel. Utilizando los reportes contables que arroja el sistema pueden hacer análisis, explotar la información para generar indicadores que anticipen los riesgos y evaluar si la rentabilidad de su negocio proviene de su foco estratégico.

“La automatización de los procesos es clave porque ayuda a que alguien trabaje menos y al trabajar menos tiene más tiempo para reflexionar sobre el negocio, sobre cómo mejorarlo. Va a poder crear o generar nuevas innovaciones”, dice Marco Terán de Fundación País Digital.

“Las micro, pequeñas y medianas empresas no pueden quedarse abajo de este carro si pretenden ser más eficientes, optimizar sus procesos internos y ser competidores de las empresas más grandes. La tecnología, la inteligencia artificial y la automatización de procesos a todo nivel son cruciales para enfrentar el mundo de hoy y es el único camino viable para las Mipyme si quieren ser relevantes, generar ventas y crecer”, concluye Juan Pablo Swett.