Japón lucha contra la burocracia: adiós al fax y los sellos

Desde los sellos personales “hanko”, hasta la omnipresente máquina de fax, gran parte de la vida empresarial y burocrática japonesa parece estar perpetuamente estancada en la década de 1980. “En lo que respecta a tecnología administrativa, Japón está por detrás del resto del mundo al menos 20 años”, reveló recientemente el economista Yukio Noguchi a la agencia Bloomberg. Por ello, el diario hongkonés South China Morning Post se preguntó recientemente: “¿Puede Japón poner fin a su dependencia de la tecnología de la ‘era boomer’?”.

Y es que, a pesar de su imagen como una nación de tecnología futurista, las oficinas de Japón son sorprendentemente anticuadas en sus hábitos y obstinadamente leales al fax. Según la Cooperativa de Tecnología de la Información, más del 95% de las empresas todavía utiliza máquinas de fax en la actualidad. La proporción de hogares que usan fax, por otro lado, está disminuyendo y cayó al 34%, reveló una encuesta del Ministerio de Asuntos Internos en 2018.

El uso del fax está relacionado con una tecnología aún más antigua: los hanko. Cada japonés tiene su sello personal que se aplica a todos los documentos importantes, desde las solicitudes de pasaporte, tarjeta de crédito o hipoteca hasta solicitudes escolares e incluso la aceptación de una carta certificada de la oficina de correos.

Además de las personas, cada empresa y agencia gubernamental suele tener otro que, por seguridad, no puede sacarse de la oficina, por lo que incluso cuando el gobierno pidió encarecidamente a los japoneses que se quedaran en sus casas teletrabajando a raíz de la pandemia de Covid-19, muchos seguían acudiendo a su puesto de trabajo para revisar documentos y sellarlos.

Por ello, destaca el periódico económico Nikkei Asian Review, el uso del hanko ha sido un gran obstáculo para la difusión de formularios digitales y el teletrabajo, un problema que solo resalta la pandemia. De hecho, la dependencia de Japón de la tecnología de la “era boomer” fue objeto de duras críticas a principios de este año, cuando los médicos que luchaban por contener el coronavirus cuestionaron el requisito legal de que los hospitales deben completar el papeleo sobre los nuevos casos a mano y luego enviarlo por fax a los centros de salud pública para compilar estadísticas.

Pero la nueva administración del primer ministro Yoshihide Suga parece decidida a declarar el fin de la “cultura” del papel y la tinta. Al menos eso se desprende algunas de las publicitadas promesas que sustentan la identidad del gobierno que sucedió al de Shinzo Abe. Estas son, según el diario The Japan Times, racionalizar el trabajo administrativo, eliminar los intereses creados y presionar por un cambio hacia la digitalización.

A cargo de este desafío aparece Taro Kono, ministro de Reforma Administrativa. El político de 57 años ordenó a todas las oficinas del gobierno que detuvieran la práctica de exigir los hanko en documentos oficiales, limitando su uso a solo el papeleo más importante.

“¿Por qué necesitamos imprimir papel?”, preguntó en una conferencia de prensa. “En muchos casos, es simplemente porque se requiere el sello hanko. Entonces, si podemos poner fin a esa cultura, naturalmente eliminará la necesidad de impresiones y fax”, enfatizó.

Morinosuke Kawaguchi, un futurista y especialista en innovación que anteriormente fue profesor en el Instituto de Tecnología de Tokio, dijo que la comprensión de cuán analógico y, posiblemente, anticuado, se había vuelto Japón en comparación con otras economías avanzadas está casi con seguridad detrás de la campaña de Kono. “Más del 97% de los documentos que se producen en empresas y oficinas gubernamentales actualmente necesitan un hanko, pero estos son hanko que se pueden comprar en una tienda de conveniencia, por lo que este hábito no tiene sentido”, aseguró.

En cuanto al fax, Kawaguchi reconoció que las preocupaciones de seguridad podrían influir en la renuencia de los ministerios, en particular, a deshacerse de sus máquinas de fax.