Clase 1: ¿Qué es la Gestión de Contratos? Curso: Gestión de Contratos Profesor: Juan Flores

La Gestión de Contratos busca administrar eficazmente un acuerdo surgido entre dos partes para alcanzar un beneficio mutuo. Esta disciplina es particularmente importante en los Contratos de Infraestructura para Proyectos Industriales, de Energía, Minería y Obras Viales.

La Gestión de Contratos es una disciplina que forma parte de la Gestión de Proyectos y  se ocupa de administrar en forma eficiente las obligaciones que dos o más partes han contraído para desarrollar un servicio con éxito.

Este acuerdo puede ser variado, simple o complejo, de acuerdo a lo que deseemos, por ejemplo:

•    Acuerdo para aprender a tocar piano.

•    Acuerdo para diseñar y fabricar un auto/avión/etc.

•    Acuerdo para construir una planta de celulosa/central hidroeléctrica.

La base de la Gestión de Contratos se encuentra en el acuerdo, al cual nos referiremos comúnmente como

contrato o acuerdo entre las partes.

Para que el acuerdo sea efectivo deben cumplirse los siguientes criterios básicos:

1.    Las partes del contrato:

Deben haber dos partes competentes para acordar el servicio a contratar (personas naturales y/o personas jurídicas representadas legalmente).

2.    El objeto del contrato:

El objeto del servicio debe estar claramente definido, como también las responsabilidades y deberes de cada parte. En otras palabras, la cosa o servicio por una parte y el precio por la otra.

3.    La propuesta / oferta:

La parte prestadora debe haber entregado una propuesta u oferta por el servicio a contratar.

4.   La aceptación:

La parte que contrata el servicio debe haber aceptado formalmente, normalmente por escrito, la propuesta de la parte prestadora.

Una vez que se cumplen estos cuatro puntos podemos hablar de un

Contrato o Acuerdo entre las partes.

Actualmente, en proyectos de Minería, Energía o Infraestructura Vial, los acuerdos están asociados a Servicios de Ingeniería, Servicios de Construcción, Servicios de Mantención y Contratos para Provisión de Equipos y/o Materiales.

Sin embargo, esta tendencia no siempre fue así. Hasta 1985, el 95% de las actividades eran realizadas directamente por la empresa mandante o dueño del recurso. Las grandes empresas públicas, como Codelco, contaban dentro de su organización con departamentos de Ingeniería, Mantención, Desarrollo y, por supuesto, toda la producción y operación de las minas se hacía con recursos propios. La contratación o subcontratación de servicios no existía en esa época. El boom de la contratación de servicios que hoy conocemos no existía hace 25 años.

En los siguientes gráficos podremos observar el crecimiento de las empresas de servicios en la industria de la Minería.

Evolución de las horas/hombre subcontratos en la Minería chilena (2001 – 2007/ - 2010)

Código Civil y Ley de Subcontratación

Desde el punto de vista legal, los administradores deben saber que todos los contratos están regulados por el Código Civil de Chile, Libro IV, y además deben cumplir con la nueva Ley de Subcontratación Nº 20.123, que regula la relación laboral y responsabilidades entre empresas mandantes, contratistas y subcontratistas (Leer columna "Subcontratación", de Alfredo Ovalle – Presidente de la Sociedad Nacional de Minería- en Material Complementario).

El outsourcing o contratación de servicios a terceros, como se mencionó anteriormente, no existía 25 años atrás. Sin embargo, en 1979 se promulgó el Decreto Nº 16.757, que permitió a las empresas ampliar las funciones de los subcontratistas a todas sus áreas, terminando así con la exclusión de las labores inherentes a la producción principal y permanente de la organización, así como de las labores de reparación o mantención habituales de los equipos que imponía la Ley Nº 1.263, o "Régimen de Contratistas" desde 1975.  Es en ese entonces cuando aparece la figura del "subcontratista" en Chile ("La Subcontratación en Chile: Aproximación Sectorial", Consuelo Silva-Diciembre 2007)

Responsabilidades del Administrador de Contratos

La Gestión de Contratos es la administración eficaz del servicio contratado, entendiendo por administrar el asegurar el cumplimiento de las obligaciones, seguir y controlar que el contrato se desarrolle según lo estipulado en el documento del acuerdo, sin desviaciones.

Para ello, los contratos generalmente definen quienes serán  los Administradores del Contrato o representantes de cada una de las partes. De esta forma, existe mayor claridad en las partes sobre quién es la persona responsable, que además cuenta con la autoridad para suscribir modificaciones, intercambiar correspondencia y  tratar los temas asociados al servicio.

Dependiendo del tamaño de la empresa o proyecto, la organización también puede contar con un departamento o persona específica para la Gestión de los Contratos (Contract Manager – Contract Department) o esta función puede ser desarrollada por el Project Manager (Gerente de Proyecto) o la Gerencia de Operaciones de la compañía.

Principio de Transparencia e Igualdad

Al contratar un servicio deben cumplirse una serie de requisitos que aseguren la transparencia del proceso, es por ello que las compañías hacen llamados a Licitación en forma pública a través de los medios de prensa y, generalmente, se evitan las asignaciones directas. En el caso de las empresas del Estado, éstas deben cumplir obligatoriamente con el Reglamento de Contratación de Suministros y Servicios.

Es muy importante considerar las siguientes recomendaciones frente a un proceso de licitación:

1.    Evitar barreras de entrada: La competencia debe ser abierta y todas las empresas deben tener derecho a presentar una oferta.

2.    Toda la información disponible debe ser accesible para todos los proponentes.

3.    Establecer metodologías de adjudicación libres de discrecionalidad.

4.    "Eficiencia Económica": En general, debe adjudicarse a la mejor oferta económica

Ciclo de vida de la Administración de Contratos

Como se muestra en la figura, el contrato nace con el requerimiento o solicitud del servicio, llamado internacionalmente RFP o RFQ (Request for Proposal or Request for Quotation). Se trata del primer paso en el proceso de contratación de un servicio y en algunas compañías lo lidera el Departamento de Compras y en otras alguna división especialmente creada para un proyecto específico.

Es por ello que para algunos la Administración del Contrato se inicia solo cuando el acuerdo ya ha sido adjudicado, ya que todo el proceso de selección, licitación y adjudicación lo ha realizado un equipo que opera desde la casa matriz de la compañía. En nuestro caso, estudiaremos el proceso desde el  RFP hasta su finiquito:

1.    Solicitud del servicio.

2.    Preparación de los documentos.

3.    Invitación a los proponentes

4.    Proceso de negociación – licitación.

5.    Adjudicación del contrato.

6.    Ejecución del contrato.

a.    Administración de las obligaciones.

b.    Administración de los cambios.

c.    Auditorías/Informes.

7.    Finiquito del contrato.

Cada uno de estos puntos será desarrollado en profundidad en los siguientes módulos, sin embargo, es necesario comprender en términos generales de qué se trata cada uno de ellos:

Preparación de Documentos: Corresponderá a todos los documentos técnicos y administrativos necesarios para definir el objeto del contrato y las obligaciones de las partes. También se incluirán los documentos necesarios que definen el procedimiento de licitación, negociación y adjudicación, como también las regulaciones para realizar cambios y resolver conflictos.

Invitación a Participar: Es el documento oficial en que la empresa que contrata invita a los proveedores a participar del proceso de licitación.

Proceso de Licitación: Corresponde al proceso en que la empresa contratante entrega los documentos o Bases de Licitación. Los proponentes hacen sus consultas, normalmente se hacen visitas a terreno y se entregan las aclaraciones necesarias, para que posteriormente los proponentes puedan entregar las ofertas técnicas y económicas, compitiendo en igualdad de condiciones.

Adjudicación: Es el resultado final del proceso de licitación o negociación. Es una carta oficial aceptando los servicios y condiciones ofrecidas por el proponente adjudicado.

Por ejemplo, en noviembre de 2013, la compañía minera australiana BHP Billiton adjudicó un contrato de energía a largo plazo al consorcio formado por KoreaSouthernPowerCo. (Kospo) (65%) y Samsung C&T Corporation para desarrollar el proyecto Kelar.

Kelar, comprende la instalación de una planta de generación de ciclo combinado a gas natural de 517 MW y su infraestructura asociada, en la localidad de Mejillones, ubicada 90 km. al norte de Antofagasta.

El consorcio elegido financiará el desarrollo del proyecto, que costará aproximadamente US$600 millones y su adjudicación se realizó luego de un proceso de licitación competitivo. Entre sus factores de éxito destacan la experiencia internacional de sus miembros en el desarrollo y operación de plantas de energía y el apoyo de varias instituciones del Gobierno Coreano, como la Embajada de Corea, la TradeInvestmentPromotion Agency (Kotra) y el Export-Import Bank of Korea, el cual se espera que provea la mayor parte del financiamiento para el proyecto.

Ejecución del Contrato o Servicio: Periodo en la cual el proveedor adjudicado desarrolla las actividades o partes del encargo, comprende normalmente las etapas de Investigación en Terreno, Diseño, Movilización de Equipos y Recursos y Ejecución de las obras.   (Construcción, fabricación u otro).

Finiquito: Documento firmado entre las partes que pone término al acuerdo entre las partes.

Si quieres saber más, visita la página uai.eclass.cl