El paso a paso en el Ciclo de un Proyecto
Curso: Herramientas para la preparación de proyectos

Cuando enfrentamos un proyecto, la idea básica es que tanto su preparación, evaluación y decisiones de inversión, deben realizarse por etapas sucesivas bien definidas. Las etapas que no pueden faltar por ningún motivo en el Ciclo de un Proyecto son: Etapa de Ideas y Definición de Proyectos (diseño conceptual); Etapa de Estudios de Perfil; Etapa de Estudio de Pre-Factibilidad y Etapa de Estudio de Factibilidad.

Cabe recalcar que, cuando un proyecto se encuentra en alguna de estas cuatro primeras etapas aquí expuestas, se dice que está en estado de Pre-Inversión, donde se identifican ideas de inversión y se formulan, evalúan y seleccionan los proyectos más rentables desde el punto de vista económico-social. Posteriormente, podemos identificar la Etapa de Diseño Detallado y Ejecución (construcción). Cuando un proyecto está en esta etapa, se dice que está en estado de Inversión, donde se ejecutan físicamente los proyectos seleccionados y priorizados.

La etapa siguiente corresponde a la de Implementación u Operación del Proyecto (estado de régimen). Al encontrarse en esta etapa, se dice que el proyecto está en estado de operación. Aquí, los proyectos se ponen en marcha y comienzan a generar los beneficios netos estimados en la pre-inversión. Finalmente, se llega a la Etapa Evaluación Ex-Post.

Cambios oportunos

Es importante considerar que no todas las etapas son igualmente importantes para efectos de introducir cambios e influir en el diseño de un proyecto. Se ha descubierto que las etapas iniciales o tempranas (Ideas y Definición de Proyectos, Estudios de Perfil y Estudio de Pre-Factibilidad) son más susceptibles de permitir cambios, incurriendo en costos mínimos. La capacidad de influir en el diseño al inicio de un proyecto es total, mientras que el costo resultante es casi despreciable, puesto que cambiar el diseño en una etapa inicial sólo implica recalcular, corregir planos y especificaciones, entre otros.

Por el contrario, a medida que el proyecto avanza en el tiempo y en su ciclo, la curva de la influencia irá quedando por debajo de la curva del costo. Eso significa que, en etapas tardías del proyecto (Construcción u Operación), la capacidad de influir es mínima y el costo de hacerlo es enorme. La empresa Toyota descubrió este hecho y creó su metodología Front End Loading (FEL), que literalmente significa: cargar (el trabajo) hacia el frente. Esta metodología luego fue adoptada por la NASA, la industria petroquímica, farmacéutica, entre varias otras, y hoy está extendida a casi todas las industrias. FEL es, por tanto, un método que aumenta la carga de trabajo en las etapas tempranas de un proyecto –anteriores a la implementación y ejecución– con el objetivo de identificar y eliminar lo antes posible los potenciales problemas que normalmente aparecían en las etapas de construcción o de operación.

Antes de aplicar esta metodología, el 80% de los problemas se debían resolver entre las etapas de implementación y operación, con el consecuente costo que implicaba. Después de aplicar FEL, el 80% se identifica y resuelve antes o durante el diseño, a mínimo costo. ¿Qué implicancia tiene esto? Que los “imprevistos” pueden ser identificados si se trabaja con una metodología adecuada. Y ¿cómo se carga el trabajo en las etapas tempranas de un proyecto? Invirtiendo en aprender lo más que se pueda en aquellas áreas de alta ambigüedad e incertidumbre. Esto mediante diversos estudios, análisis etnográfico y prototipeo, entre otros.

Impacto e importancia del Análisis Pre-inversional

Estudios del Banco Mundial han demostrado que la calidad del análisis pre-inversional es la clave determinante y la mejor predicción del futuro éxito de un proyecto. Y es que un buen análisis pre-inversional obliga a re-diseñar un proyecto una y otra vez, de manera que tenga menos probabilidades de fracasar.

La experiencia del Banco Mundial demuestra que la probabilidad de fracaso de proyectos que fueron calificados como “mal formulados/evaluados” –medida al tercer año de su implementación– es siete veces mayor que la de los proyectos que fueron calificados como “bien formulados/evaluados”. Es más, se demostró que los proyectos “mal preparados” tienen 16 veces más probabilidad de fracasar al quinto año de implementación que los proyectos bien formulados/evaluados.

¿Existe alguna recomendación para el inicio de un ciclo de proyecto?

Como vimos, la primera etapa del ciclo es la de Ideas y Definición de Proyectos. Esta es quizás la etapa más importante de la formulación y evaluación de proyectos, pues tiene que ver con el proceso de innovación y creatividad. La generación de “buenas ideas de proyectos” no es trivial, pues las fuentes de ideas para hacer inversiones son tan infinitas como la imaginación lo permita. Por esto, conviene señalar algunas pautas para encauzar esa fecunda y exuberante energía creadora.

Existe una pregunta que es clave y que recomendamos responder antes de continuar desarrollando una idea de proyecto. La pregunta es simple: ¿Dónde está la demanda?

Si no sabemos responder qué necesidades o deseos satisface nuestro producto/servicio, ¿quién querrá comprarlo? Debemos saber quién es nuestro cliente y cuál es el tamaño del mercado. También, si existirá una clara disposición a pagar por él o si nuestro precio/calidad será competitivo en comparación a sus sustitutos. Sin respuestas positivas ante estas interrogantes, más vale dejar de gastar tiempo en él.

Sin embargo, suele ocurrir que la primera pregunta que se intenta responder sea otra: ¿Existe viabilidad técnica para desarrollar la idea? Tal enfoque técnico o ingenieril es generalmente el equivocado, pues se puede llegar a invertir mucho tiempo y esfuerzo en viabilizar la construcción de prototipos y pilotos que, a fin de cuentas, pueden llegar a funcionar, pero cuyo costo, calidad o facilidad de uso no resulta competitivo. Otras preguntas relevantes que hay que intentar responder tempranamente son: ¿Es el proyecto consistente con la experticia de la organización patrocinadora e implementadora? Y, ¿es este proyecto consistente con nuestros valores, nuestros actuales planes y nuestra estrategia futura?