La Estructura de Quiebre del Trabajo
Curso: Herramientas para la Preparación de un Proyecto

En un proyecto, lo primero es definir el “qué”, para luego abocarse al “cómo”, pero en la realidad en que se enmarca la cultura occidental, ello no resulta tan obvio. Muchas veces, producto de la dilación en la cristalización del “qué”, los planificadores comienzan a adelantar los “cómo”. Un trabajo que muchas veces resulta estéril, pues una vez definido el “qué”, los “cómo” salen casi por añadidura.

Las culturas orientales, en su sabiduría milenaria, se concentran en definir y comprender cuál es la pregunta. En cambio nosotros, los occidentales, nos contentamos con tener una pregunta difusa, muchas veces ambigua, y nos lanzamos hacia las posibles soluciones.

El cómo, o la manera de lograr el qué (que resultan ser las metas y objetivos del proyecto), es primero creando una Estructura de Quiebre del Trabajo o EQT (Work Breakdown Structure – WBS, en inglés); luego se pueden desarrollar las estimaciones de tiempo, duraciones y plazos; desarrollar cronogramas y horarios; asignar recursos; calcular los costos; y gestionar los riesgos y la calidad.

Creación de la Estructura de Quiebre del Trabajo (EQT)

De acuerdo al Project Management Body of Knowledge-PMBOK®, crear una EQT es el proceso que consiste en subdividir los entregables y el trabajo del proyecto en componentes más pequeños y fáciles de manejar.

El propósito de una EQT es subdividir el alcance global del proyecto en “paquetes de trabajo” que sean manejables y que puedan ser estimados, planificados y asignados a una persona responsable –o al departamento que corresponda– para que sea completado dentro de un plazo y costo, con una calidad específicada. Cada paquete de trabajo tiene entregables, este es el nivel de subdivisión más bajo de una EQT.

Por lo tanto, la EQT es un documento fundacional en la gestión de un proyecto. Uno de los desafíos del Project Manager (PM) es introducir un equilibrio en la EQT, pues siempre habrá a lo menos dos fuerzas en pugna. Por un lado están los criterios constructivos para ejecutar el proyecto que le sirven al PM y, por el otro, están los criterios de la Administración y de Finanzas de la empresa, ambos puntos de vistas deben estar en equilibrio en el diseño de una EQT.

Ambas fuerzas desean que la EQT les sirva para sus propósitos particulares. Una buena EQT ayuda a planificar el trabajo de gestión del proyecto (incluyendo las cuentas de control del proyecto), pero además debe permitir conversar con la estructura contable de la empresa, es decir, con su plan de cuentas, para permitir llevar el control presupuestario/contable corporativo.

Métodos de sub-división del trabajo

El diseñar una buena EQT también requiere de otro balance cuidadoso para hacerse cargo de las necesidades que imponen las diferentes disciplinas y ubicaciones del proyecto. Hay muchos métodos para aproximarse al momento de subdividir el alcance de un proyecto, el único límite es la imaginación. El mejor es aquel que a uno le sirve, y es posible que también convenga usar varios métodos, a medida que el trabajo progresa. Algunas metodologías utilizadas para subdividir o “quebrar” el trabajo son:

-El uso de lineamientos: Existen muchas organizaciones que proveen lineamientos para preparar una EQT para ciertas tipologías de proyectos, normalmente los de gran infraestructura. La desventaja obvia es confiar equivocadamente en que ese lineamiento es adecuado para las condiciones particulares.

-El método de la analogía: Muchas veces ayuda el revisar la EQT de proyectos que se suponen son similares, o que han sido ejecutados en otras localidades geográficas pero con características afines. También en este caso la desventaja obvia es asumir equivocadamente que los proyectos son análogos.

-El método top-down: Se empieza con los ítems más grandes del proyecto y luego se quiebran en sub-tareas hasta llegar al nivel mínimo de actividad (que es el paquete de trabajo). En general, la ventaja de este método es que jerárquicamente está bajo control, por lo que se puede desarrollar rápida y autárquicamente. La desventaja es que no se necesita contar con el input de los expertos que ejecutan los trabajos. Este método no es participativo y, por lo mismo, no suscita lealtades.

-El método bottom-up: Comienza con los paquetes de trabajo, que son las actividades más pequeñas y detalladas, para ir integrándolas en sub-tareas cada vez más grandes. En general, la ventaja de este sistema es que toma en cuenta la experiencia de las personas familiarizadas con las tareas que se van a ejecutar, generando una lealtad hacia la EQT resultante. Las desventajas son que toma más tiempo, ya que es más complejo de coordinar y que los ejecutores de cada paquete de trabajo pueden introducir "amortiguadores" en las estimaciones de costo y tiempo (buffers).

-El método combinado o mixto: Se comienza a trabajar por un método y posteriormente se comprueba usando otro. Por ejemplo, se parte por usar el método top down y, una vez terminado, se chequea haciendo el método bottom up. Esto permite una comprobación cruzada que elimina posibles errores, pero obviamente hace el trabajo de crear una EQT más compleja, cara y lenta.

¿Qué métodos existen para presentar el diseño de una EQT?

El primer paso hacia la experticia en la técnica de diseño de una EQT, es entender completamente la metodología estructurada para subdividir el alcance del trabajo. Los principales componentes de una EQT son: su estructura; sus métodos de subdivisión; su numeración o sistema de codificación; el nivel de detalle; y el número de niveles de la EQT.

Aclarado esto, existen dos métodos para presentar una EQT. El primero de ellos es el Método Gráfico o Método de Árbol, el segundo es el Método de Texto Indentado. Ambos van acompañados con un sistema de codificación.

El Método Gráfico o de Árbol es una descomposición jerárquica que se representa mediante una subdivisión gráfica del alcance, a través de cajas conectadas y distribuidas espacialmente. Su representación es similar en su forma a un organigrama. Esta subdivisión lógica de todos los elementos del trabajo mostradas así, gráficamente, es fácil de entender, comunicar y asimilar.

El otro método de presentación, el Método de texto Indentado, muestra el alcance del trabajo como un esquema (outline) de texto indentado (con sangrías), donde cada nivel representa jerarquía.

Ambos métodos requieren de un sistema de codificación (Account Code Structure), que se usa para asignar una numeración resumen o una identificación alfanumérica a cada elemento de la EQT, que son los paquetes de trabajo individuales. Para crear un sistema de codificación para un proyecto, obviamente primero hay que establecer la EQT hasta definir los paquetes de trabajo individuales. Luego, basado en la EQT, se asignan los caracteres alfanuméricos usando un sistema de codificación jerárquico. Se pueden usar distintos sistemas de codificación. Por ejemplo, uno de estos es el Master Format Coding System del Construction Specificactions Institute (CSI) de Estados Unidos, que clasifica los ítems de trabajo en 16 divisiones y se usa principalmente en la industria de la construcción.