Los cubículos cumplen 45 años

Fue el responsable de una de las invenciones más revolucionarias del mundo del trabajo moderno, pero murió arrepentido de haberla diseñado. Robert Propst, simplemente, nunca entendió cómo las empresas transformaron su idea de Action Office en un cubículo. Lo que él había hecho, un espacio laboral dinámico que les daría comodidad y, sobre todo, privacidad a los trabajadores fue, finalmente, reducido a un pequeño espacio de paredes movibles que ahora están en todas las oficinas del mundo y que cumplen 45 años desde su creación.

Hoy esas tres paredes son parte de la esencia de un puesto de trabajo dentro de una construcción. Y no importa que sólo 15% de la población activa del mundo trabaje en una, para todos la primera imagen que viene a la cabeza cuando se habla de una empresa es la organización a través de interminables cubículos más grandes o más chicos, pero cubículos. Así de influyente fue este modelo, lanzado al mercado en 1968 y que condicionó ciertos aspectos en la vida laboral de las personas y transformó lenta, pero irreversiblemente, el carácter del trabajo moderno.

Porque lo que hoy nos parece común y corriente, antes de 1968 era impensado. En ese tiempo, tener una foto de la parentela, los dibujos del menor de la familia o una planta sobre el escritorio era una rareza. Y para qué hablar de tomar desayuno frente a la máquina de escribir. En los 60, la "oficina" era un gran espacio con decenas o cientos (dependiendo del tamaño de la compañía) de escritorios, uno junto al otro, mirándose entre sí o todos hacia el frente. Lo impersonal y público eran la esencia del trabajo mecanizado que lideraba las empresas hasta esa fecha. No se necesitaba más.

Pero las cosas estaban por cambiar. En esa época, el mundo comenzó a dedicarse crecientemente al área de servicios, que requería, para la atención de clientes de manera presencial y por teléfono, una condición básica: privacidad. Precisamente lo que no tenía el antiguo esquema de trabajo y que aparecería de la mano de un brillante creador y una empresa dispuesta a apostar por la innovación.

Hoy, ad portas de una nueva revolución en la oficina, liderada por las empresas de vanguardia tecnológica y su afinidad por los espacios sin paredes para favorecer el trabajo en equipo, los cubículos comienza a vacilar. Pero se niegan a morir. La razón es simple: son monótonos y grises, pero siguen siendo la única instancia de privacidad y una suerte de pequeño "hogar" dentro de la oficina.

LA HISTORIA DE UN HALLAZGO

A finales de los años 50, el dueño de la empresa Herman Miller, dedicada al diseño de muebles, veía con preocupación el estancamiento de su negocio. Casualmente, en uno de sus viajes, conoció a un joven diseñador llamado Robert Propst, al que Mark Schurman, actual director de comunicaciones corporativas de la empresa, describe como "brillante e inventivo" a Tendencias.

"Inmediatamente contrataron a Propst para ser el líder del nuevo brazo de investigación de la compañía. El tenía la misión de investigar oportunidades de negocio. Por eso se metió hasta en la agricultura. Pero una de las primeras cosas que hizo fue pensar en cómo organizaba él su propia oficina para que fuera más efectiva y favoreciera la colaboración y la innovación. De ese proceso interno salió el diseño del proyecto llamado Action Office".

Este proyecto incluía mucha superficie de trabajo y estantes. Las paredes flexibles y móviles eran claves en el diseño, porque concedían algo que hasta ese momento sólo estaba reservado para quienes tenían altos cargos y, por ende, oficina propia: privacidad. Además, las paredes eran eficientes, ya que no eran sólidas y permitían pinchar papeles, recordatorios y trabajo pendiente, sin contar con que podían moverse para agrandar o achicar los espacios. El diseño original de la Action Office incluía varios niveles de escritorios para permitirles a los trabajadores pasar una parte del tiempo sentados y otra, de pie. Esta alternancia, de acuerdo al plan, mejoraría la circulación sanguínea de los empleados.

Pero los inventos no siempre obedecen las intenciones de sus creadores y Propst no pudo prever que su idea terminaría sirviendo para "cubicular" a los trabajadores en sólo un par de metros cuadrados. Por eso el arrepentimiento.

Joe Schwartz, ex jefe de marketing de Herman Miller y quien ayudó a lanzar el sistema en 1968, señala en un artículo de CNN que "la Action Office no fue concebida para atestar a un montón de gente en muy poco espacio", como hizo la mayoría de las compañías que adoptó el sistema. De hecho, según Schurman, "adquirir la forma de un cubículo no era la finalidad de Action Office. Es más, aún hay diagramas muy claros de las posibles aplicaciones y en ellos se dice que la peor forma de usar esto era en la forma de cubo. Debido a que este era un kit de partes que se podían construir en un gran número de formas y a que las paredes se podían mover, las empresas se aprovecharon de eso para ahorrar dinero" y pusieron a sus trabajadores en espacios muy pequeños e incluso sofocantes, lo que hizo que con el tiempo Propst llamara una "locura monolítica" a la forma en que era empleada su invención.

Ahora, no todo fue tan terrible. Como siempre, las cosas tienen de bueno y de malo.

UN (MUY) PEQUEÑO HOGAR EN EL TRABAJO

Series como Dilbert o The Office han sacado provecho humorístico de los cubículos por años. No es raro. Su diseño no es precisamente estimulante y aceptémoslo: trabajar día tras día alejado de todos y mirando una pared esponjosa de color opaco no parece ser el sueño de nadie. Expertos como el doctor y profesor de sicología experimental de la Universidad de Waterloo, en Canadá, Colin Ellard señalan a Tendencias que inevitablemente, gracias a los cubículos, nos hemos acostumbrado a la soledad, que es la peor parte del trabajo en este tipo de estructura. "El aislamiento puede ocasionar ansiedad y estrés cuando los trabajadores se sienten apartados del resto de la organización y desorientados, debido a que no tienen un real sentido de pertenencia con el lugar".

Es por eso que, según Ellard, los cubículos fomentan la cómica costumbre "ardilla" de los trabajadores, que se paran y se asoman por sobre su propias paredes para tratar de mitigar la soledad y enterarse de lo que ocurre a su alrededor. "Dependiendo de la disposición del espacio, ésta puede ser la única forma en la que se mantienen en contacto con la organización".

Para qué hablar de la monotonía de enfrentarse a una serie de cubículos exactamente iguales o de su tamaño y comodidad, que han ido disminuyendo conforme pasan los años. Según un estudio de la International Facility Management Association, en 1994, el espacio promedio de las oficinas era de 8,3 metros cuadrados, mientras que en 2010 no sobrepasaba los 6,9, es decir, poco más de 2,6 x 2,6 metros. Esto, a pesar de que las recomendaciones ergonométricas sugieren que sólo la superficie libre para moverse con la silla sea de unos 2 x 2 metros.

Pero a pesar de su mala fama actual, los cubículos fueron capaces de solucionar dos graves problemas laborales de esa época. Por una parte, proporcionaban la privacidad necesaria para las nuevas labores. Por otra, mitigaban la creciente ansiedad de los empleados, que en ese tiempo se sentían presionados y con la sensación de estar siendo permanentemente observados por sus jefes o sus compañeros de trabajo.

De hecho, explica Ellard, "entre los principales beneficios de los cubículos está la sensación de privacidad, retiro y tranquilidad. Además, les entrega a los trabajadores un pedazo de 'territorio' en un terreno relativamente pequeño". Alan Hedge, director del Laboratorio de Factores Humanos y Ergonómicos de la Universidad Cornell, dice a Tendencias que "el principal beneficio es que es el espacio de trabajo de una persona y muchas compañías permiten la personalización con fotos familiares y otros adornos".

Y este es un aspecto clave. Tan relevante resulta para los trabajadores poder decidir sobre la decoración del espacio asignado, que contar con esta posibilidad no sólo aumenta su bienestar, sino que también su productividad. Así lo han demostrado los estudios de los investigadores Alexander Haslam y Craig Knight.

"Los empleados se desempeñan mejor cuando se les da la posibilidad de decorar su ambiente como les parezca, con plantas y adornos, calendarios cómicos, fotografías de sus hijos o gatos, lo que sea que les haga sentirse más cómodos en su elemento", dicen en una publicación de la revista Scientific American. Knight asegura a Tendencias que "la investigación es muy clara en cuanto a que el mejor espacio es el que uno elige, el que tiene tu propia identidad. Es aquel donde la gente puede tener una opinión sobre cómo luce. Eso les da poder a los trabajadores y les quita el poder a los jefes".

Porque de eso se trata: de sentir que, al menos en pequeños aspectos, uno no está siendo mandado dentro de la oficina. Por ejemplo, dice Knight, "cuando las oficinas mejoran el espacio de trabajo de sus empleados con plantas o cuadros, el bienestar de los trabajadores aumenta 40% y su productividad, 17%". Pero esto se vuelve más radical cuando son las personas las que deciden sobre esas mejoras. "Cuando dejas que la gente tenga una opinión sobre cómo lucirá el espacio, el bienestar aumenta 50% y la productividad, 32%". ¿La razón? Cuando se les da cierta autonomía, las personas se sienten sicológicamente cómodas, lo que no ocurre en toda su magnitud cuando son otros quienes toman decisiones sobre la ambientación de un lugar. Knight ejemplifica: "Supongamos que vas a una tienda de sofás. Te sientas en uno y es perfectamente cómodo, pero no te sentirás tan sicológicamente cómodo como lo estarás en tu casa. Se trata de sentirte cómodo en tu propio espacio".

UNA MUERTE ANUNCIADA

En 45 años, los cubículos cambiaron la forma de trabajar. De hecho, hay genetraciones que no conocen otra disposición del espacio. Pero, a pesar de eso, no podían ser las estrellas para siempre. Hoy, de la mano de los modelos impuestos por empresas de vanguardia en tecnología, como Google o Apple, las estructuras de tres paredes móviles están siendo el blanco de las críticas o, al menos, de la desvalorización.

Así como en los 60 el cambio del trabajo llevó a su implementación, en la actualidad se propone que desaparezcan para que los empleados respondan mejor a dos nuevas exigencias: creatividad y capacidad de trabajar en equipo. Dos habilidades que, por lo visto, se desarrollan mejor en espacios abiertos, donde todos pueden hacer contacto visual y reunirse espontáneamente.

Y la industria ya está respondiendo. La misma Herman Miller lanza la próxima semana un diseño llamado Living Office. Según Schurman, el espacio destinado a los escritorios será aún más pequeño que los anteriores, pero la reducción obedece a una razón moderna: la gente pasa cada vez menos tiempo en sus escritorios debido a reuniones y trabajo fuera del espacio tradicional de la oficina. Es por eso, dice, que hoy se busca ampliar los espacios comunes, donde los trabajadores se sienten más cómodos para desarrollar el trabajo en equipo, y reducir el destinado al escritorio, del que, según los cálculos de la empresa, las personas se ausentan 15% del tiempo.

Pero tal como ocurrió con los cubículos, no todo es perfección en la oficina del futuro. Y los oficinistas ya dan cuenta de los primeros estragos. Según una encuesta realizada por la Universidad de California durante 10 años en Norteamérica, Europa, Africa y Australia, la mitad de los trabajadores no se siente satisfecha con el bajo nivel de privacidad de las llamadas oficinas abiertas. También se quejan del olor a comida o la música de los otros, que ahora comienzan a invadir con mucha mayor facilidad los espacios del resto.

Estas oficinas libres de murallas, que ponen toques innovadores al modelo que se hizo popular en la primera mitad del siglo XX, también representan un desafío para la concentración, ya que, como dice Alan Hedge, "las oficinas de espacio abierto crean más perturbaciones visuales y acústicas que los cubículos". Esto, sumado al consenso al que hay que llegar para poder cambiar cualquier elemento del espacio común, podría afectar gravemente la productividad. Según las investigaciones de Knight y Haslam sobre el impacto de la autonomía para decidir sobre el espacio, cuando los empleados no pueden controlar las condiciones, a pesar de que éstas sean buenas y supuestamente promuevan la comodidad, "se pueden crear ambientes tan desalentadores como aquellos que no tienen ningún cuidado, ya que inspiran el mismo nivel de desafección".

Así, todo indica que la oficina perfecta tardará todavía varios años en llegar y que para la retirada final del cubículo falta todavía más.