El Instituto Nacional de Propiedad Industrial (Inapi) se convertirá en el primer organismo del Estado en digitalizar todos sus procesos, gracias a la implementación de firma electrónica avanzada en todos los documentos que genera y por la obligatoriedad que tendrán todos sus usuarios de presentar sólo documentos digitales para los trámites de inscripción de marcas y patentes.

Durante el año 2012, Inapi ya comenzó a aplicar el sistema de firma electrónica en títulos y certificados, agregando paulatinamente resoluciones, certificados y estados diarios, para así llegar a la completa eliminación de los trámites en papel, además de ofrecer a sus usuarios la opción de acceder a la visualización electrónica de los expedientes de marcas y patentes que se encuentren en tramitación.

Este proceso de eliminación del papel comenzará el 8 de enero como un proyecto piloto que se extenderá hasta el 29 de enero, fecha a partir de la cual todos los trámites del organismo sólo serán digitales.

Según el director nacional de Inapi, Maximiliano Santa Cruz, se trata de un paso crítico, pues la mayor parte del enorme volumen de papel que aún se usa internamente dejará de utilizarse. "Seguiremos usándolo excepcionalmente en aquellos casos donde otro organismo externo requiera de su uso y unos pocos trámites que implican modificación legal, punto en el que estamos trabajando", dice Santa Cruz.

Entre las ventajas que el programa posee, el director de Inapi destaca la disminución de los gastos relativos a copias auténticas o certificadas para sus usuarios, así como el aumento de la seguridad en los expedientes, reduciendo al mínimo el riesgo de extravío de éstos y, además, la agilización de los plazos de contestación y notificación de resoluciones, siendo también amigable con el medioambiente y los costos de Inapi, al eliminar el uso de insumos relativos a la impresión y almacenamiento físico de los documentos.

Santa Cruz agrega que actualmente la repartición tiene almacenados 34.800 expedientes de marcas y patentes, que equivalen a la superficie de una cancha de tenis, "espacio que liberaremos para cumplir otras tareas, tales como instalar una biblioteca de propiedad intelectual de acceso público y un Centro de Apoyo a la Tecnología y la Innovación, con apoyo de la Organización Mundial de Propiedad Intelectual, para así facilitar el acceso de los innovadores de los países en desarrollo a servicios locales de información sobre tecnología y otros servicios conexos de alta calidad".

Complicaciones

El director de Inapi reconoce que el radical cambio está generando algunas complicaciones. Además de los requisitos legales que la Contraloría exigió al organismo, dice, lo más difícil ha sido "tener que comenzar a digitalizar nuestros documentos, así como modificar nuestra antigua plataforma electrónica por una moderna, en línea con los estándares internacionales de las oficinas de propiedad industrial, que permitiese generar un expediente electrónico".

Sin embargo, espera que este trabajo sin papeles tenga un efecto multiplicador entre los usuarios, "de modo tal que también reduzcan el uso de papel en su gestión interna", dice.