Persona o cargo: ¿qué determina los puestos de trabajo?

Es natural entender que una organización se compone de un conjunto de personas correctamente coordinadas entre sí, con el objetivo de alcanzar un fin común determinado. Sin embargo, en rigor, esta definición resulta ser muy imprecisa. Más bien, podemos decir que una organización consiste en un conjunto de cargos, roles, funciones o puestos correctamente coordinados, con el objetivo de alcanzar una cierta finalidad organizacional.

En su categoría de sistema, toda organización va generando su complejidad interna según las necesidades que ha debido ir afrontando a lo largo de su historia. Y para visualizar una necesidad, es preciso realizar alguna distinción, notar algo, ver un quiebre en la transparencia habitual.

Las distinciones relevantes son las que van generando estructura, por lo que sin ellas no se genera dicha estructura ni se adquiere más complejidad en la organización. En cualquier caso, no toda distinción se traduce en una necesidad imperiosa de satisfacer, sino que depende más bien del grado de urgencia que ésta tenga para el sistema.

Podríamos decir que si en la evolución biológica se plantea que “la necesidad crea el órgano”, en las organizaciones “las distinciones crean las funciones”. La diferenciación paulatina se basa en realizar distinciones, de ahí que el surgimiento de los cargos esté íntimamente ligado al proceso de diferenciación; proceso que consta de cinco etapas: Distinguir una necesidad crítica; Improvisar una solución momentánea; Definir una función para satisfacerla en forma permanente;  Administrar su ejecución (creando un cargo específico) y Gestionar sus resultados.

Análisis de cargo

Con todo, podemos decir entonces que la creación de cargos está directamente condicionada por el acto de observación y análisis de quienes toman decisiones estructurales para la organización: la alta dirección. De allí la importancia de contar con personas que tengan la capacidad suficiente de visualizar las necesidades de hoy, pero también proyectar las posibles necesidades del mañana.

El análisis de cargo se constituye así en una herramienta central para una buena definición de qué es lo que debe hacer cada persona en su trabajo. Esto permite identificar el objetivo del cargo, las funciones centrales y secundarias, así como el perfil de competencias y las características requeridas por el ocupante para poder ejecutar el cargo de manera adecuada: formación, experiencia, cualidades personales. Todo esto es recogido en términos formales y en sus aspectos medulares en el documento “descripción de cargo”.

¿De qué se compone el cargo? En la práctica, en toda organización existe una brecha entre lo que aparece formalmente en su descripción y lo que efectivamente realiza el ocupante del cargo. Esto determina una primera distinción entre aquello que está formalizado y lo que no. Dentro de las funciones formalizadas está:

a) Lo que formalmente ha sido asignado al cargo: Constituido por las funciones centrales, es decir, aquellas que están recogidas convenientemente en la descripción del cargo y que constituyen el núcleo principal de lo que la persona debe hacer.

b) Lo que formalmente ha sido asignado a la persona: Aquello que, si bien está formalmente reconocido que debe ser ejecutado por la persona, no constituye algo ligado al cargo en sí, sino más bien a la persona. Por ejemplo, formar parte del comité paritario de seguridad.

Dentro de las funciones no formalizadas está:

c) Lo que no ha sido asignado a nadie y necesita hacerse: Aquellas funciones que están en zonas grises de indefinición y no tienen un responsable asignado, no han sido agregadas en ninguna descripción del cargo, pero son necesarias para no trabar los procesos de la organización.

d) Lo que ha sido asignado a otro, pero el responsable no ejecuta: Puede ser que por sobreexigencia, una persona decida dejar de hacer algo que estima de menor importancia. Puede ocurrir que parte de aquello sea realizado por otra persona, en especial si ésta se ve afectada en su propio trabajo si no se realizara.

En definitiva, lo que constituye el trabajo cotidiano de una persona se compone de una compleja mezcla de funciones, muchas de ellas formalizadas, pero otras no. Una organización que observa sus procesos, está en mejor pie para hacer distinciones relevantes que la lleven a decidir cambios estructurales en procesos, funciones y cargos.

¿Cómo lograr equilibrio entre los espacios personales y los laborales?

Mirar la organización en términos de coordinación de decisiones, nos permite notar ciertos fenómenos interesantes. Por ejemplo: no porque alguien esté en su puesto de trabajo está tomando decisiones organizacionales; y viceversa, éstas pueden ser tomadas fuera del horario laboral o en otro lugar físico.

Por lo anterior, es relevante la búsqueda del equilibrio entre los espacios laborales y no laborales. No es extraño que hoy las personas suelan romper dicho límite, sea producto de una sobrecarga laboral o por una autoexigencia elevada que los lleva a extremar su búsqueda de mejorar el rendimiento, afectando los espacios familiares y de intimidad.

Si bien a la propia persona le cabe responsabilidad importante en la búsqueda de equilibrio, también la organización debe velar porque este ajuste sea lo más adecuado posible. Algunas estrategias:

1. Hacer un buen análisis de cargo, que considere tanto aspectos formales como otros que se mantienen en la “zona gris” de lo no formalizado.

2. Considerar con realismo las variables personales necesarias para cumplir la función.

3. Revisar la dimensión de coordinación entre funciones.

4. Hacer los ajustes necesarios en los cargos y funciones ya existentes, a fin de adaptarlos de manera más lógica a las características actuales de las personas de la organización, buscando reducir las sobrecargas innecesarias y afinar las funciones para aprovechar las competencias específicas de cada uno.

El principio general es tratar de buscar la mejor configuración de funciones y cargos que se traduzca en resultados convenientes para la organización, pero además, el mejor nivel de ajuste de estas exigencias con las características de las personas. Así, se conseguirá un grupo humano más estable y comprometido.