Consejos para digitalizar los procesos claves en una empresa

Considerando que 2020 fue un año en que muchas empresas debieron avanzar en su evolución digital de modo más acelerado y conocieron diversas herramientas y tendencias que potencian la digitalización, este año la mediana y gran industria ha debido enfocarse en encontrar nuevas formas para abordar los procesos claves para digitalizar, que implica coordinar áreas como finanzas, operaciones, logística y recursos humanos, entre otros.

Los desafíos de la digitalización, para Diego Stevens, CEO & Founder de CleverIT, pasan por dos grandes áreas: el talento y la cultura. Stevens considera un reciente estudio de Microsoft, que habla que en Chile de aquí a 2025 van a faltar cerca de 800 mil roles en el mundo tecnológico y a nivel global cerca 140 millones, siendo un punto de inflexión como industria definir objetivos para modernizar los diferentes procesos.

El otro punto es saber cuál es la tecnología o inteligencia a utilizar, sabiendo que hay diversas tendencias a elegir para tomar una decisión en la automatización o mejora de procesos. Cristián Escobar, fundador de FounderSoft, compañía enfocada en la digitalización a través de un ecosistema con 20 soluciones a potenciales clientes medianos y grandes de distintas industrias, explica que es común que a la hora de abordar la digitalización, los gerentes generales cedan la responsabilidad a las diversas áreas, las que implementan soluciones de manera desordenada, consiguiendo resultados ineficiente al no estar informada toda la cadena de procesos.

“Hoy en día, una gran empresa tiene todos sus datos gobernados bajo un sistema ERP, y después hay distintos procesos que están alrededor de esa base de datos que generan números y procesos que se empiezan a digitalizar. Es ahí donde empiezan a aparecer soluciones alrededor de los procesos”, explica Escobar, quien junto a su empresa recientemente cerró un acuerdo con Seidor, consultora e integradora de servicios tecnológicos con más de 20 años de trayectoria en la industria TI, con el fin de ampliar y fortalecer su propuesta de valor basada en la digitalización mediante un ecosistema-portafolio de startups tecnológicas de nivel mundial.

Los expertos consideran que para que las empresas aborden la digitalización independiente de su rubro, deben dar cuenta del problema emblemático, identificando si el dilema proviene del proceso, o si es tecnológico o relacionado al negocio. Una vez distinguido el asunto, debe existir un diseño de solución, el cual debe converger no solo con el problema, sino con directa relación con el negocio, y a su vez con una herramienta que dé respuesta a la problemática, que coincida también con el capital disponible a invertir.

Encontrar una herramienta para llegar a un resultado esperado no decanta solo en mejoras internas para la empresa como cliente de un servicio, sino que debe proyectar a los usuarios de dicha compañía como cliente final. En la búsqueda de las soluciones, las discusiones de las gerencias están concentradas en optimizar procesos y la forma de explotar los datos. Dentro de esa lógica, por ejemplo, el trabajo colaborativo en equipo puede ser apoyado bajo varias herramientas digitales como Buk, software de gestión integral en recursos humanos que trabaja con empresas como Cornershop, que analiza procesos ligados a selección desempeño, capacitaciones, concentrado en gestión de personas.

Por otro lado, en el mundo de finanza o de puntos de venta, se deben armar proyectos de trabajo en equipo, donde los equipos puedan ir haciendo las distintas tareas de forma coordinada, para ir almacenando información común que permita que toda la cadena pueda conocer qué va pasando con los procesos que se están gobernando. Pueden ser procesos productivos de empresa, recursos humanos, protección o seguridad, y desde FounderSoft puntualizan aplicaciones como Cotalker, plataforma de automatización de procesos, que cuenta con herramientas de tarea, seguimiento o trabajo de equipo, y que ha funcionado en industrias locales como Copec, CCU o Bci.

Cristian Escobar recalca que la mayoría de las aplicaciones tienen un cierto grado de inteligencia y automatización de procesos y aprendizaje. En esa línea está el caso de Omnix, orquestador de pedidos, requerimientos e imprevistos en la entrega de productos, asegurando un mínimo costo y tiempo de entrega y que ha sido utilizado por tiendas de retail como GAP o The North Face, hasta entidades gubernamentales como Cenabast. “Omnix trabaja con redes neuronales y va tomando decisiones en función a lo más óptimo al entregar distintas órdenes a distintos clientes en tiempo, forma y costo”, describe.

Otra herramienta mencionada por el fundador de FounderSoft para digitalizar procesos es BiWiser, módulo de explotación de datos con pronósticos usando machine learning, y Motion Display, servidor que digitaliza los productos en 3D pensando en la venta recomendada asistida, permitiendo a posibles clientes revisar los productos desde su teléfono, lo que permite aumentar la conversión de venta. “La lógica de venta es poder tener experiencia más completa, sentir incluso el producto y eso está empujándose fuerte” dice Escobar, aclarando que esta última herramienta trabaja en Chile con Grupo Falabella y ya aterrizaron en España con IKEA. Los rangos de las soluciones del ecosistema FounderSoft van de US$1.300 al mes a US$25.000 al mes, con promedio de US$4.000 mensuales.

Hay otra vertiente en soluciones para digitalizar, ligadas al mejor uso de la información, donde las empresas aún no han logrado conectar los lados dispersos por áreas, lo que provoca el bajo desarrollo en explotar los datos y poder generar reportes asociados a lo que sucede al interior de la organización. Los casos de éxito al abordar los procesos claves existen, y desde FounderSoft mencionan la experiencia con industrias como Iansa, donde la información de procesos operativos se lograron canalizar para generar monitoreos, lo que se suma a lo ocurrido con una empresa productora de bebida alcohólica, que censó procesos de trabajos productivos para poder pronosticar las distintas características que hacen de sus productos únicos y lleguen al mercado de forma correcta.