Esta reunión pudo ser un e-mail

Hoy, el valor de cualquier empresa depende de su capacidad de comunicar ideas y ejecutarlas en el tiempo. Algo tan obvio como conocerse y trabajar en persona puede ser especialmente desafiante cuando un negocio empezó o tuvo que seguir funcionando en plena pandemia. En nuestro caso, con gran parte del equipo no nos vimos las caras sino hasta varios meses después.

Por supuesto que nos coordinamos a diario vía videoconferencia y definimos cuáles son los desafíos a abarcar, pero aún así varias veces terminamos trabajando más de la cuenta o en direcciones equivocadas por no lograr una comunicación correcta.

¿Cómo analizamos y mejoramos la calidad de nuestra comunicación? Evaluando y aplicando dos factores: claridad y relevancia, especialmente cuando vemos problemas frecuentes.

El primero de ellos es el clásico “Esta reunión pudo haber sido un e-mail”: Si el propósito de reunirte con tu equipo es únicamente informar sobre algo, un mensaje es lo más óptimo. No tiene sentido citar a varias personas para leer lo mismo que se puede escribir en un correo mientras solo uno habla. Reuniones de una o dos horas pierden su objetivo inicial y se transforman en monólogos sin fin. La reunión ideal no debería durar más de media hora y muchas veces basta sólo con enviar la información por escrito.

Justo lo contrario al caso anterior, hay veces en que un chat interminable debe dar paso a una reunión. Estás un buen rato tratando de explicarle algo a tu compañero por chat, tú te desgastas escribiendo y la contraparte se desgasta tratando de entenderte. Aquí es momento de hablar, porque resulta mucho más fácil y eficiente una conversación de 5 minutos explicando lo que necesitas, escuchar dudas, responderlas y seguir adelante.

Otro punto importante es separar los sistemas de mensajería, considerando que cada persona tiene en WhatsApp un gran número de grupos y contactos. Si además sumamos un chat laboral, es fácil confundir los horarios y mezclar la vida personal con el trabajo. Por eso, lo mejor es contar con un sistema de mensajería con nombre e interfaz diferente para la comunicación con el equipo. Así, WhatsApp sólo se utiliza en caso de emergencia.

También hay que respetar cada canal y no mal utilizarlo, por ejemplo, si creaste un chat para tratar únicamente temas de finanzas, lo lógico es que todo lo que ahí se hable tenga referencia a finanzas. Un chat mal utilizado deja de ser relevante y pierde su objetivo si lo mezclas con cualquier otro ítem.

Para mejorar las comunicaciones es fundamental también atacar la falta de claridad. Si te digo que “estoy terminando” una tarea, ¿Qué entiendes tú? Quizás puedes pensar que estoy a 5 minutos de entregarla, pero alguien más puede suponer que estoy a 15 minutos o media hora. Incluso, puede que mi frase sea una excusa para no reconocer que estoy realmente atrasado. Muchas veces cuando la información es así de amplia, uno termina interpretando lo que le gustaría escuchar o lo que más le conviene y ahí empiezan las confusiones.

Por último, nunca dar las cosas por sentado. Cuántas veces nos ha pasado eso de pedir algo o expresar una idea y creer que la otra persona captó el mensaje porque fuimos claros y explícitos, pero resulta que lo que dijimos estaba incompleto, tenía más de un significado o no era tan preciso como pensábamos. ¿Resultado? La contraparte no comprendió del todo, así que tuvo que completar la información faltante por su cuenta y llegar a una conclusión distinta a la que queríamos originalmente, teniendo que reformular y empezar todo de nuevo.

Una mala comunicación no sólo produce una pérdida de tiempo, sino que adicionalmente crea frustración y desmotiva al resto. Por supuesto, cada empresa o equipo debe encontrar su propio método y elegir el que más acomode a todos. Lo importante es utilizarlo y hacerlo parte del día a día.

El teletrabajo llegó para quedarse y si ya nos adaptamos a la parte más difícil y estamos aprovechando sus beneficios, lo mejor es ir mejorando las falencias. Brechas comunicacionales siempre pueden surgir, pero la idea es resolverlas con una conversación 1 a 1, donde ya tengamos identificado el problema y nos enfoquemos directamente en solucionarlo.