Los recursos humanos son parte fundamental del día a día de cada empresa. Una pieza fundamental para el buen funcionamiento de una organización. Nuevas contrataciones, salarios de los colaboradores, coordinar y generar los beneficios para los empleados, salud y seguridad, entre otras, son algunas de las áreas que cubren estos departamentos de las distintas firmas. Y ante la pandemia del Covid-19 fue una urgencia agilizar, a pesar de la emergencia sanitaria, la gestión de los mismos. El siguiente paso, el de la digitalización y su migración hacia la nube, viene ya encaminado desde hace algunos años, pero es ahora cuando cobran real popularidad.

La gestión de los recursos humanos en la nube, montadas sobre tecnología Cloud en formato SaaS (del inglés “Software as a Service”), permite un correcto flujo de la información, cumplimiento de los plazos y medidas establecidas. Estos, bien ejecutados, podrían asegurar la mejor experiencia de los colaboradores, al nunca existir, por ejemplo, retrasos en las remuneraciones, pueden gestionar ahí mismo sus vacacones y días libres, entre otras.

En Chile, por ejemplo, existen distintas alternativas al respecto. Talana, Buk, Defontana, son algunas de las opciones locales. Mientras que también existen plataformas extranjeras, utilizadas de igual forma por firmas locales. Una de las más escuchadas es Monday.com, por ejemplo. Y existen otras iniciativas también a nivel global son Freshteam o Gusto.

Pero la verdadera ventaja, además del cumplimiento de todo lo previamente establecido por las áreas de RR.HH a través de la automatización de los procesos, es que los SaaS de HRMS (Sistemas de Gestión de Recursos Humanos) cuando son un servicio entregado por un tercero no tienen la necesidad de instalarse y lo único requerido para asegurar su correcto funcionamiento es conexión a internet. Y, en ese sentido, Cloud y las distintas empresas que ofrecen estos servicios, se prestan como la verdadera herramienta definitiva para el mejoramiento de este tipo de procesos. Y la pandemia, sin dudas, fue un motor de cambio que llevó a las distintas empresas a buscar este tipo de plataformas.

“Los departamentos de recursos humanos luchan por mantener altos niveles de eficiencia y un factor clave y desafiante es lograr administrar los procesos internos. La nube optimiza al máximo la organización estructural de los datos de la empresa”, plantea Francisco Guzmán, director de Claro empresas. Este tipo de tecnología, sostiene, “brinda ventajas en eficiencia, seguridad y organización: primero, reduce el riesgo de perder información porque cuenta con respaldo; segundo, garantiza altos niveles de accesibilidad al instante y en cualquier parte donde el smartphone pueda conectarse a internet, y tercero, permite mayor agilidad para que los colaboradores estén al tanto de los procesos internos, como gestión de días libres o remuneraciones”.

Aunque aún sucede en algunas firmas locales, los software de recursos humanos de antes estaban en las computadoras de las oficinas, lo que obligaba a los encargados e incluso a los trabajadores a asistir presencialmente a sus despachos para poder realizar todo tipo de tramitaciones. Fueran vacaciones, liquidaciones de sueldo, firmar extensiones de contrato, entre otras tantas alternativas.

Y obviamente, con esas “amarras físicas”, no solo se requería de estar de por sí en un lugar, sino también se consumía mucho tiempo de las partes involucradas. Y, considerando que la gestión de RR.HH es valiosa e incluye también preocuparse de los problemas de los colaboradores, eso no podía ser así. Y mucho menos en periodo de emergencia sanitaria, cuando incluso las restricciones físicas, como las cuarentenas y la imposibilidad de movilizarse con tranquilidad por la ciudad, podía permitirse depender de ordenadores físicos presentes solo en sus oficinas. “El Covid-19 aceleró todo lo que ya venía haciéndose en las áreas de RR.HH”, plantea Jaime Arrieta, CEO de Buk.

El ejecutivo de la startup, nacida en 2017 y que cuenta con más de cuatro mil clientes en el mercado, asegura que la nube lo ha cambiado todo. Básicamente, a través de su plataforma y gracias a la tecnología, hay tres puntos que destaca. Primero, la tecnología Cloud permite acceder a la información en cualquier lugar del mundo, sin siquiera necesitar un ordenador físico en una oficina. Puede ser a través de un teléfono celular o un computador personal, pero se eliminan las amarras de depender de un lugar determinado. Segundo, plantea, ya no son solo los encargados de RR.HH los que pueden acceder a la plataforma, sino también los mismos colaboradores.

Y, finalmente, cuando se utiliza la tecnología en la nube, se utilizan computadores mucho más eficientes y de mejor performances que los que se puede tener en una oficina. En Buk utilizan AWS (Amazon Web Services) y la empresa se asegura, a través del pago por el uso, de entregarle disponibilidad en sus servidores. “Si se cae la conexión, o el computador se echa a perder, te pasan de un servidor a otro sin que te des cuenta si hay una falla”, asegura Arrieta. Y añade: “Con la nube no te queda información sin guardar. Prácticamente aprieto un botón, se realiza instantáneamente la acción y se queda guardada en la base de datos. Y obviamente hay mecanismos cuando uno quiere procesar la nómina, que es un proceso que toma más tiempo, uno puede guardarlo como una transacción”.

Con Buk -que trabaja con la Teletón, Cornershop, NotCo, la Cámara Chilena de la Construcción (CChC), entre otras- los colaboradores pueden realizar distintos trámites online, como hacer sus liquidaciones de sueldo, pedir vacaciones, ver sus beneficios, hacer un curso o una capacitación en línea y permite que todas las partes relacionadas a los RR.HH puedan interactuar. En ese sentido, la inclusión de los colaboradores es una de las piezas principales. “Hay que hacer software de fácil uso, intuitivos, y sobre todo pensando en los colaboradores, porque tienen que ser capaces de usarlos”, asegura Arrieta, y luego desarrolla: “Hay que pensar en alguien mayor que trabaja en una obra, y que quizás no tiene ni siquiera celular. Es gente que no está muy al día con la tecnología, y es válido, pero debemos pensar en el uso que puedan darte”.

Además, considerando considerando que “ir a la oficina” se transformó en un “asistir virtualmente”, es necesario poder implementar todas estas nueva tecnologías y herramientas, cuando lo que se necesita realmente es un “gemelo digital” de lo que sería el despacho físico. “Mucha gente se fue de Santiago y deben trabajar desde donde estén, y el área de personas tiene que estar también atenta a esa gente. Si se hace un evento, ¿Cómo la gente que no está ahí no podrá participar? Hay que hacer eventos virtuales, por ejemplo”, dice Arrieta.

“Si hubiésemos tenido computadores instalados en la oficina, no se podría haber hecho. Cuando tienes gente trabajando en remoto, necesitas tener esto accesible y eso te lo da la nube. Es importante, porque ha sido una transformación y ya no hay vuelta atrás”.

Las áreas de RR.HH han tenido que, al igual que todas los otros departamentos de las empresas, continuar con sus operaciones a pesar de la emergencia sanitaria. Y con la implementación de estas plataformas y la automatización de los procesos, han podido continuar con otras tareas, como buscar nuevos talentos.

“El mundo hoy es Cloud, y las empresas progresivamente se están dando cuenta que estos sistemas son higiénicos y sus equipos de RRHH deben recuperar tiempo de las tareas que son más administrativas para poder dedicarlas al cuidado, la búsqueda y retención del talento de las empresas, y ese es el desafío hoy día”, dice Andrés Barriga, socio y CEO de Talana, otra de las más grandes e importantes plataformas en el mercado local y que cuenta con más de dos mil clientes y unos 300 mil usuarios.

Los sistemas en la nube de RR.HH, precisa Barriga, son relevantes porque los colaboradores buscan una one-stop-shot, una única parada, donde puedan realizar todos sus trámites. Eso sí, a diferencia de otras en el ecosistema local, tienen una diferencia. “Somos la única solución en el mercado que integra de forma nativa la remuneración con la asistencia y turnos en una sola aplicación, y el usuario ve mucho valor en encontrar todo lo que tiene que ver con comunicarse con su empresa a través de un solo canal”, asegura. Además, como segundo punto, indica que gracias a estas plataformas, al igual que Arrieta, los encargados de recursos humanos se liberan de ciertas tareas y se dedican plenamente a las personas de la empresa, y eso traerá consigo una mucho mejor calidad de vida y clima laboral.

El CEO de Talana -que nació en 2016 y que trabaja con Cinépolis, Mega, Dafiti, Colmena, entre otras tantas- indica que entregan un mismo producto para todos sus clientes, pero este es configurable y parametrizable. “Hay casos de uso que dependen por industria, o hay cosas que son opcionales de una forma u otra, y el sistema contempla todas esas posibilidades en un solo sistema, requieren ser configuradas y esto se realiza en un proceso de implementación del cliente”, plantea el ejecutivo de la solución que trabaja con Google Cloud. En ese periodo de implementación se establecen todas esas configuraciones para que la empresa pueda operar como corresponde y como necesita. Pero todas las empresas operan sobre una misma solución.

La pandemia dejó entrever cómo la industria está optando por este tipo de plataformas en la nube. De a poco, precisa Barriga, fueron sacando distintos módulos. El mix de ventas en el periodo de emergencia sanitaria cambió profundamente. Por ejemplo, cuando vino “la primera ola” y consiguiente cuarentena, comenzaron a contactarlos mucho por el producto de Firma Digital, y durante 2020 fue el producto más vendido el de Firma Digital de Contratos Laborales.

“En el fondo, la gente necesitaba trabajar en forma remota, firmar anexos de teletrabajo, y empezaron a contratar gente que nunca habían visto. Alguien que trabajaba desde su casa, ¿cómo firma un contrato?”, dice el ejecutivo. Durante 2021, eso sí, el más solicitado de la plataforma fue el de marcar Asistencia por Turnos.