Con un gran impacto en las vidas cotidianas, el concepto de Cloud logró conectar y ayudar a las personas y sus trabajos en un mundo digitalizado impulsado, en parte, por la pandemia. Sus servicios de almacenamiento online habilitaron opciones de trabajo y orden que incluían muchas características, como la liberación de espacio y la capacidad de crear espacios colaborativos. Unos que también darían paso a la popularización de las nubes familiares por sus beneficios en tareas mucho más cotidianas que solo el trabajo. ¿Cómo sacarles mayor provecho? Aquí, expertos explican sus características para administrar de mejor forma la herramienta que sirve para todo el núcleo familiar.

Se habla de nube familiar cuando una plataforma o servicio de Cloud ofrece un plan que incluye cuentas para más de una persona al mismo tiempo por el mismo precio, funcionando como un paquete tal como pasa con plataformas de streaming como Spotify o Netflix. Estas nubes se caracterizan por su precisión en la configuración de colaboración, donde los permisos y restricciones pueden determinar cómo funcionan carpetas y documentos compartidos con mucha facilidad, cuidando en extremo la privacidad de cada miembro que se adhiere al plan.

Javier Balieiro, experto en tecnología y Chief Bussines Officer de Zenta Group, empresa consultora de TI, explica que son muy específicas en ese sentido, lo que las distingue de las nubes corporativas. “El nivel de permisos que tú le puedes dar a cada carpeta y archivo es primordial. Este, como apunta a guardar archivos que son importantes para todo el grupo familiar, se preocupa mucho de los permisos compartidos, sin descuidar archivos que podrían ser privados y donde solo un miembro de la familia tenga acceso”. La idea, en ese caso, es poder compartir, pero también tener mucho más control sobre lo que se puede restringir, creando en eso una virtud por el nivel de autonomía al mismo tiempo que se puedan compartir recuerdos.

Es por esto que una de las características de este tipo de nube es la especificación de sus filtros, accesibilidades, encriptaciones con clave, entre otros. Francisco Guzmán, director de Claro empresas, compañía que también ofrece este tipo de planes en servicios de Cloud, comenta que este es un buen filtro para poder administrar contenido cuando se agrega al plan a toda la familia. “Hay que tener en cuenta que compartir una nube con el núcleo no significa necesariamente que todos accedan a las carpetas de todos. Habitualmente se habla de espacio personal y espacio compartido, así, por ejemplo, la mamá podría tener documentos a los que sus hijos no accedan y al revés. Acá la clave es saber cómo actúan los permisos de acceso”, define el ejecutivo.

Para eso, hay que implementar buenas prácticas que puedan hacer de estos espacios algo muy útil para todos los integrantes, sabiendo que no todo funcionará automáticamente si no se quiere. Guzmán enfatiza en que una buena idea es que el administrador de la nube sea un adulto responsable, como la mayoría de los servicios que así lo requiere. Dentro de esa lógica, el adulto entonces sería el encargado de asignar los espacios pertinentes y regular el control parental sobre contenidos.

Uno de los datos clave para sacarle provecho a la nube familiar es utilizar sus opciones de inteligencia artificial para reducir tiempos de búsqueda y agilizar todos los procesos. Normalmente en estas nubes se pueden almacenar todo tipo de archivos como hojas electrónicas, presentaciones, bases de datos, dibujos, texto y en general cualquier documento o archivo de imágenes, video y audio. Con tanto archivo, que proviene de diferentes usuarios, es primordial poder organizar todo sin tener que pasar horas filtrando.

“Las nubes con estas características tienen herramientas que facilitan la administración de esos archivos, pudiendo buscar imágenes muy fácilmente buscando una palabra clave, distinguiendo caras u otros elementos. Con la opción de taggear, mencionar y archivar, ahorrando muchísimo tiempo”, explica Javier Balieiro.

Este importante proceso de administración rápida apunta, generalmente, a guardar archivos que son importantes para todo el grupo familiar, destacando por sobre otros archivos las fotos y videos, que hoy en día además se producen en masa. “Efectivamente molestan en el teléfono por su peso, ya que pelean codo a codo con cámaras profesionales. Las calidades de imágenes pesan muchísimo, por eso nace esta necesidad de, por un lado, tener teléfonos con una cantidad increíble de memoria, y por otro lado, tener la opción de vaciar el teléfono con el uso de la nube compartida”, comenta Balieiro.

Pero este problema de almacenamiento también puede ser resuelto para otro tipo de archivos, siendo útiles para quienes necesitan compartir datos esenciales de formas de pago, documentos y contratos. “En las nubes uno encuentra espacios compartidos, parecidos a los espacios de trabajo. En general se llaman espacios de personas y tienen la opción de compartir cosas como los datos de una tarjeta de crédito e historial de compras, entregando mucho más control sobre el tipo de transacción”, cuenta Esteban Andrade, Líder y experto TI de TRES60.

Lo importante de todos estos diferentes espacios en la nube familiar es que se caracterizan por ser muy seguros. “Se mueven generalmente bajo la seguridad especial de los servidores de las plataformas, adhiriéndose también a las capas de seguridad básicas como TLS, que permite que dos partes se identifiquen entre sí y se comuniquen con confidencialidad e integridad de datos, los SSL y niveles de encriptación” explica Andrade.

Cada servicio además tiene copias internas, y por lo mismo, siempre se hablará de una seguridad mayor que tener la información en el mismo dispositivo como tablet o teléfono. “Las capas de seguridad son mucho más específicas que un teléfono, y esa seguridad se busca mucho en los archivos compartidos”, comenta el experto.

Otro de los beneficios de la nube familiar es la posibilidad de pagar menos por espacio para más de una sola persona. “Hay muchos tipos de plataformas que incluso se pueden comprar una sola vez y es de por vida. Te dan una cantidad de espacio, en general uno o dos teras y pagas una vez para toda tu familia”, dice Esteban Andrade.

En general estas opciones son más económicas, actuando parecido a como funcionan hoy las plataformas de streaming, donde se apunta sobre todo a la accesibilidad compartida y administración. Esto a la larga también ayuda a llevar un historial claro de qué pasó con los archivos. Javier Balieiro agrega que también tiene un rol en cómo se han agilizado los procesos a través de los años. “Al final, esto apunta a dejar de mandar cosas por correo como adjuntos, que era un tema por años que atormentaba a las compañías por la cantidad de archivos enviados. Aquí hay una mayor trazabilidad de la información, sabiendo quién subió qué, quién lo vio, cuál fue la última edición”.

Esa capacidad de recopilación de datos es muy beneficiosa y sirve para ordenar la excesiva cantidad de archivos que se comparten, dando la alternativa de eliminar del dispositivo no solo la imagen principal que ya quedó en la nube, sino que todas las copias que quedan en en él sin que uno se de cuenta, como la versión que uno mandó por mensaje de WhatsApp u otras plataformas de mensajería online, donde se duplica un documento y muchas veces el usuario no lo sabe.

Finalmente, el consejo de los expertos apunta a poder mezclar este uso con buenas prácticas de orden de archivos. “Lo primero es tratar de ser eficiente en el uso de la nube. Como pagas por uso, eso te obliga a ser ordenado y tener un proceso sano de orden. Antes de subir a la nube, tratar de ser eficiente con la cantidad de cosas que quiero guardar”, comenta Balieiro. El segundo consejo es ver bien a quién se le da acceso. “Es muy configurable, entonces se adapta a los gustos y decisiones de todos”, define.