Cómo se están adaptando las oficinas chilenas a la “nueva realidad”

Hasta antes de la pandemia, la tendencia en las oficinas chilenas era el concepto “open space”. Se caracterizaba por una alta concentración de puestos de trabajo, con muy pocas barreras físicas y poco distanciamiento entre sí. El modelo apuntaba a favorecer la colaboración y la interacción de los trabajadores. A partir de la primera década del año 2000, incluso, se comenzaron a eliminar las oficinas de las jefaturas en varios rubros empresariales. Pero la pandemia puso un alto a esta tendencia, que hoy es considerada riesgosa por no favorecer el distanciamiento físico.

Para apoyar el retorno seguro a las oficinas de grandes empresas, se ha hecho necesario repensar y adaptar los espacios. Empresas como Cushman & Wakefield Chile han comenzado a lanzar planes enfocados en oficinas en tiempos de pandemia. La empresa formó una lista de iniciativas, parte de su programa Regresar a los Lugares de Trabajo, que pueden ser incorporadas por empresas en cuatro pasos: preparar el edificio, a los trabajadores, las oficinas y comunicar con confianza las medidas.

El country manager de Chile de Cushman & Wakefield, Ariel Benzaquen, considera que lo primero es asegurar que las condiciones del edificio, como el ascensor y las maquinarias, sean aptas. Luego, se debe adecuar los puestos a una distancia mínima de dos metros. Si los escritorios están enfrentados, se debe ocupar uno que esté en diagonal. También se puede poner micas para separar los espacios, mucha señalética e implementos de higiene disponibles en todo momento. Benzaquen afirma que el programa no es un parche para 2021, sino que moldea cómo será el trabajo de aquí en adelante, en una nueva realidad.

Pero los cambios en la distribución del espacio no son suficientes. Benzaquen aclara que también es necesario hacer un plan con los colaboradores. "Han estado con mucha ansiedad estos meses. Hay mucha gente que hoy día tiene miedo de volver, porque tiene que usar el transporte público, les da miedo contagiarse, entonces hay que hacer planes para tranquilizar", dice. Para ellos, se debe comunicar bien cómo será todo, atender los casos individuales que están con problemas y no forzar situaciones que puedan generar un estrés adicional.

El country manager destaca la importancia de recordar a los trabajadores la necesidad de cumplir con las medidas de prevención. Por la experiencia que la empresa tiene en China, notaron que, tras el retorno, las personas solían dejar de lado las medidas de seguridad en la oficina, como el uso de mascarilla. "Creo que lo más difícil es cambiar los hábitos del ser humano, es muy complejo, porque la gente se relaja muy rápido. Ese es el principal problema", afirma Benzaquen. Para corregir estas conductas, organizaron charlas para promover el cumplimiento de las medidas en todo momento.

Una de las herramientas que usa Cushman & Wakefield para el retorno seguro es MyDesk, una app que desarrollaron en Latinoamérica para reservar puestos de trabajo, salas de reuniones y estacionamientos. Los clientes la bajan en el celular y reservan de acuerdo al aforo. Si, por ejemplo, se quiere ir mañana a la oficina, en la app se puede revisar si habrá puestos disponibles.

JLL, firma global especializada en servicios inmobiliarios, elaboró un documento llamado Reimaginando la oficina, que distingue un antes y un después en este espacio. El documento surge a raíz de una encuesta global realizada por JLL a tres mil empleados, en que cerca del 60% indicó que extrañaba la oficina. ¿La principal razón? Por las relaciones humanas y la conectividad social.

Según Javiera Basso, Head of Advisory & Valuation de JLL Chile, la principal diferencia entre las oficinas de antes y las del futuro radica en la relación de los espacios individuales y colectivos. Si antes el 60% del espacio de la oficina se destinaba a trabajo individual, se estima que este disminuirá a un 30%. Por el contrario, si los espacios de colaboración antes se estimaban en un 15%, post pandemia puede llegar a aumentar a un 20%. Los espacios sociales que solían ser un 10%, aumentarían a un 20%.

En JLL consideran que el lugar de trabajo post pandemia debe evolucionar para transformarse no en "un lugar para trabajar", sino en uno para socializar, conectar y aprender. "La irrupción de la tecnología no puede desconocerse como parte del cambio en el paradigma del diseño de espacios. El nuevo modelo debe considerar las dimensiones emocionales, digitales y físicas en el diseño espacial, cuestión que trae consigo un mejor rendimiento y empoderamiento de los trabajadores", dice Basso.

Para que esto sea posible, necesariamente debe conocerse la estructura de la compañía y su forma de operar, ya que una empresa con un gran porcentaje de trabajadores de escritorio fijo, va a tener distintas formas de resolver su espacio interior que una empresa con estructuras de colaboración, o que una con estructura "Navegador", con menos de un 20% de los empleados en un punto fijo. "El desafío es primero que todo, conocer el funcionamiento y operatoria de la empresa, y ante eso, establecer el mejor modelo y estrategia de diseño", afirma Basso.

La respuesta del personal principalmente va a depender de qué tan participativo pudo haber sido el proceso de diseño y reestructuración y qué tan efectivo sea el resultado. "No hay que olvidar que actualmente varias empresas cuentan con cuatro generaciones conviviendo paralelamente, es decir, personas de 70 años con personas de 25 años, por lo que se trata de experiencias y expectativas que pueden ser muy diferentes y variadas, lo que sin duda es un gran desafío", advierte.

Así como algunos profesionales han podido volver a sus oficinas, escolares y universitarios también lo han hecho. Patricio Fonseca, CEO de Cynersis, un integrador tecnológico con más de 20 años en el mercado nacional, explica que cada establecimiento tiene muchas particularidades, por lo que hacer un levantamiento base para definir la mejor infraestructura es fundamental. Cynersis tiene tres soluciones adaptables a las necesidades y el tamaño de la casa de estudios que requiera de sus servicios.

Fonseca sostiene que, en general, lo que hoy en día se busca es mejorar la comunicación de los profesores desde sus casa con los alumnos. Sin embargo, en 2021 se necesitará otra infraestructura, con salas híbridas compuestas de pantallas interactivas y colaborativas i3, donde podrá haber alumnos de forma presencial y otros por vía remota, con la finalidad de disminuir el aforo en las salas. Los elementos clave de infraestructura en una sala híbrida son micrófonos, parlantes, videoproyección, cámara y la capacidad de compartir de forma remota los apuntes de una pizarra.

No basta con incorporar una solución de teleeducación o sala híbrida a un colegio o universidad, pues primero se debe integrar un plan de capacitación, por parte de un equipo técnico que suele ser externo a la casa de estudio, para los docentes y administradores, sobre las plataformas que se usarán.

Instituciones como la Universidad Católica, la Santa María, la Andrés Bello, la de Viña del Mar o la Austral han comprado a Cynersis plataformas para teleeducación. Fonseca destaca el caso de una sala especial para la carrera de Veterinaria de la Universidad Andrés Bello, que cuenta con pantallas smart colaborativas e interactivas para desarrollar material en 3D en clases de operaciones de animales en forma digital y remota.