Se ha escuchado hablar de este fenómeno en su versión patológica inicial. Acuñado por primera vez por MacMillan, en 1966, luego de observar un patrón de conducta en personas que vivían en sus casas con mucha basura guardada, el síndrome del Mal de Diógenes comenzó a describirse como un trastorno que está relacionado con las personas que sienten la necesidad de recolectar obsesivamente objetos, y luego no pueden deshacerse de ellos. Este problema se ha podido extrapolar a la vida moderna, donde una gran cantidad de gente es incapaz de dejar de acumular archivos digitales, generando un apego ilógico con documentos que muchas veces no sirven de nada o que ya están respaldados.

Para ilustrar el problema, un ejemplo concreto: Sofía (28), es Ingeniera Comercial y siente que la cantidad de archivos que guarda la está consumiendo, nunca tiene espacio en su celular. “Al principio lo asociaba a mi miedo constante de olvidar las cosas y perderlas, pero luego se salió de control. Me compré un celular con más de 500 gigas, porque sabía que era una persona que tendía a guardar más de lo que se debe, pero nunca pensé que iba a llenarlos en tan poco tiempo”, confiesa. A los seis meses acumulaba más de 16 mil archivos audiovisuales que le llenaron la memoria por completo. “Siempre me ha dado susto que mis archivos vayan a desaparecer, por eso los guardo en la memoria interna, además de tenerlos en un disco duro externo”, cuenta.

Para Pedro Huichalaf, ex Subsecretario de Telecomunicaciones y experto en ciberseguridad, el fenómeno de almacenamiento de información en aparatos electrónicos es creciente, en primer lugar, porque cada vez se duplica y triplica la cantidad de información que se genera por la red. “Los volúmenes aumentan, y no necesariamente porque se tenga más información, sino que la misma información crece y pesa más. Antes, uno tenía un video grabado en un celular con calidad estándar y en un minuto de grabación tenías 1 mega. Hoy, si tienes ese mismo minuto en tu nuevo teléfono, con mejor resolución e incluso 4K, ese minuto va a generar más de 200 megas de espacio”, explica. Es una realidad que finalmente abre la pregunta de qué es lo que se puede almacenar y que no, en un espacio limitado como son los teléfonos, notebooks y tablets.

Según un estudio realizado por el Instituto de Marketing Digital TEDKI, más del 70% de las personas de entre 25 y 50 años de edad no recuerda haber borrado archivos antiguos en el último mes, y 9 de cada 10 les costaba diferenciar lo que querían conservar de lo que no necesitaban en sus teléfonos. Al mismo tiempo, de los 2.200 millones de usuarios activos mensuales que tiene Facebook y los 1.000 que tiene Instagram, solo un 15% tiene activadas funciones de eliminación de archivos una vez vistos o filtrados.

Para los expertos y terapeutas de Coaching Club en España, esta acumulación ingente de datos produce en muchas ocasiones un deterioro significativo en la capacidad de las personas para concentrarse, descansar y relajarse, generando un temor de necesitar más adelante los archivos, fotos o mensajes de texto que acumulan y les asusta poder perderlos, no sienten seguridad.

Según Rafael Pérez, CEO de e-Digital y experto en tecnología y ciberseguridad, este miedo e inseguridad también estaba presente en las empresas en algún momento. Solamente el progreso y desarrollo de tecnologías de almacenamiento online, la nube, hizo que este problema radicado en grandes compañías se fuese apaciguando. “En los 90 y principios de 2000, las empresas tenían a cargo a muchas personas que a su vez estaban a cargo de muchos archivos digitales y servicios. En esa época se entendía que había que tener toda la información en una especie de caja fuerte dentro de la empresa y por eso tenían equipos completos solo para esto. Después se logró entender que la solución era externalizar el servicio, la nube les iba a entregar esa seguridad con la mejor tecnología existente”, comenta. Este es el primer paso para poder disminuir la tendencia de acumulación digital, confiar en la nueva tecnología.

“Las ventajas que ofrece la nube son muchas. Es la forma más eficiente de mantener la coordinación entre equipos o con proveedores y clientes, pero además, es un recurso que puede potenciar el trabajo colaborativo a través de herramientas para crear, compartir, editar y almacenar documentos en línea, generando un entorno seguro para trabajar”, apunta Francisco Guzmán, director de Claro empresas.

“El uso de la nube puede beneficiar a cualquier tipo de negocio y agilizarlo sin tener que depender de una gran inversión en infraestructura. Una de sus ventajas es que está permanentemente innovando y optimizando sus servicios, a fin de generar una oferta amplia y una mejor experiencia para los usuarios, invitando a las empresas a hacerse parte de la transformación digital. Por todo eso, ya es un imprescindible”, añade el ejecutivo.

Para Rafael Pérez, de e-Digital, este es un fenómeno que tiene que ver con la identidad digital, algo que se ha reemplazado por la reputación de internet y redes sociales, lo que hace aumentar la cantidad de información que manejan los usuarios, rompiendo el tema de la confidencialidad de la misma. “Hoy, una persona joven puede dar una foto de carnet de identidad por ambos lados solo por hacer algo gracioso, aumentando su cantidad de archivos digitales sin un propósito claro. Eso pasa también por la ignorancia de la ciberseguridad misma”, explica el experto.

En ese sentido, además de ser un tema psicológico y generacional, es un problema que tiene que ver con la ignorancia digital, de cómo se pueden guardar los archivos fuera de los aparatos electrónicos sin perderlos.

La Nube tiene muchos más atributos para asegurar nuestra información que los dispositivos electrónicos. El avance tecnológico ha mejorado la seguridad de estos espacios de almacenamiento online, a un nivel que no tiene comparación. “Estos tipos de nube, como las de Google, Amazon y Microsoft, entregan la mejor seguridad y de más alta calidad, algo que nunca se podría llegar a hacer de manera más técnica o manual en una empresa y también a nivel de usuario”, explica Rafael Pérez. Esto es posible ya que tienen antivirus más potentes y especializados que los que uno puede instalar, los que, por su estructura, no dejan entrar a ciertas capas de la información. Son antivirus que vienen por defecto ya instalados para proteger esa nube, y en seguridad son superiores a cualquier normativa de empresa.

Incluso el apartado de seguridad es una ventaja que puede ayudar a organizar mejor una cantidad exacerbada de información: siempre es bueno tener respaldos por posible ataque de ciberseguridad (algo que puede tranquilizar a la persona que tiene miedo de que sus archivos desaparezcan), aunque actualmente el porcentaje es casi nulo, pero de todas formas, estos respaldos tienen que ser también en línea. Lo importante es tener redundancia de información solo cuando es necesario, según la naturaleza del archivo.

El experto Pedro Huichalaf afirma que además, el beneficio de dejar de acumular esos archivos en los aparatos electrónicos y pasarlos a la nube para liberar espacio, pasa por la accesibilidad de los documentos, uno de los puntos que más complica a la gente que no quiere deshacerse de sus archivos. “Los sistemas de nube tienen la particularidad de que en la práctica tus archivos no se almacenan en un espacio físico sino que en este espacio virtual casi infinito, incluso hay proveedores que tienen varias nubes en diferentes partes del mundo para asegurar la inmediatez del acceso a tu información. Estar siempre en línea es un beneficio. Hay una taza de conectividad que es muy alta, de un 99.9% de permanencia, porque no sufren caídas”, afirma. Una característica que no se puede lograr teniendo estos documentos en un aparato físico como un disco duro, pendrive o computador.

La particularidad de la nube, que permite grandes volúmenes de almacenamiento en espacios físicos distintos a los que uno maneja tradicionalmente, arreglan un problema de espacio y cantidad de recursos, por lo que es más fácil organizar también qué cosas se quiere mantener y qué cosas eliminar.

La nube, coinciden todos los expertos, es el lugar más seguro para respaldar archivos, teniendo también en cuenta que en países como Estados Unidos hay una ley que asegura la privacidad en la nube, algo que se está replicando a nivel global. La recomendación de expertos es buscar una que tenga los términos y condiciones adecuados para cada usuario. Leer con detención estas políticas de privacidad, ojalá de una compañía grande que maneja grandes cantidades de información. Una vez los archivos estén en la nube, la persona puede borrar sin problemas los excesos de información de sus dispositivos.

Actualmente existen muchas herramientas que ayudan a las personas a organizar sus archivos. Estos dosifican la información disponible para que sea más fácil al usuario hacer una limpieza. “Hoy Apple gracias a su inteligencia artificial te permite clasificar fechas, horas y lugares de fotos y documentos escritos, ordenando lo que tú no puedes ordenar. Finalmente es lo mismo que tener un escritorio lleno de papeles que a veces cuesta ordenar de forma manual. Esto ayuda en esa tarea. Te pueden ordenar lo que tú no puedes ordenar”, cuenta Rafael Pérez.

Así mismo en Google Photos, la inteligencia artificial puede buscar las fotos que son similares para ayudar a eliminar imágenes similares, repetidas o borrosas que no sirven, reduciendo la cantidad de archivos basura de una forma rápida y sencilla. El mismo Gmail puede reconocer que un correo ha sido ignorado cuando viene de un contacto desconocido y lo lleva a Spam de forma automática, simplificando el proceso de eliminar esos mails. La idea es poder entrenar esas conductas de organización, que son fáciles y que delegan el arduo trabajo de ordenar y clasificar a un sistema inteligente.

El ex Subsecretario de Telecomunicaciones da un consejo muy concreto para disminuir la cantidad de archivos que se guardan. Si la cantidad de documentos es tanta que hay que pagar por subirla a la nube, entonces es el momento indicado para racionalizar y hacer una limpieza. “Es cierto que hay que tener respaldos periódicos, pero hay que fijarse en el equilibrio necesario para poder hacer esto pero que no sea un costo para el consumidor. Si se transforma en un costo extra, es un llamado de atención de que estás acumulando más de lo que deberías. Cuando es inviable económicamente tener tanta información respaldada es una señal y una luz de alerta. Es el mejor indicador para parar, porque la nube siempre tiene un límite gratuito”.

Lo mismo pasa cuando se está guardando mucha información en un computador. Si existe una necesidad inmensa de comprar discos duros externos, muchos aparatos de almacenamiento e incluso se tiene que pagar grandes cantidades de dinero por antivirus debido a la naturaleza de los archivos, son momentos para sentarse a hacer una limpieza manual, utilizando periódicamente la herramienta de la papelera, ojalá antes de volver a apagar el dispositivo.

En este mismo apartado se considera importante que el usuario esté al tanto que su miedo radicado en perder los archivos no puede descansar en la acumulación de estos en dispositivos físicos pesados y caros, ya que estos también tienen sus fallas, incluso más que la nube. “La vida útil de los aparatos físicos se acaba. Un disco duro hoy, cada vez que se almacena información, la borras y almacenas otra vez, disminuye su vida útil por la sobreescritura. Incluso los discos duros sólidos, que son la última tendencia, tienen la misma lógica. El aparato tiene un límite y después de eso falla, es como las ampolletas”.

Lo ideal entonces es guardar lo que permita guardar la nube sin pagar, un indicador saludable de que no se está cayendo en la sobreinformación.

Los expertos recomiendan crear un hábito de clasificación y eliminación en los aparatos móviles. Eliminar archivos, fotos y conversaciones que no se hayan visto en los últimos seis meses. Al mismo tiempo, decidir conscientemente no sacar más de 5 fotos de un mismo momento, imitando la lógica de las cámaras de antaño.

Para hacer más fácil este proceso, sirve hacer carpetas y subcarpetas con temáticas específicas importantes para el usuario, dejando de lado los archivos basura y evitándolos desde el principio, activando la opción de las apps móviles para no guardar directamente los archivos que se reciben.

De esta manera, las personas pueden agilizar uno de los trámites más difíciles para los que sufren de acumulación digital: deshacerse de los archivos que no tienen relevancia emocional o laboral, creando hábitos saludables y ordenados que podrán sacar de más de algún apuro.