Smart Working: guía para integrar el trabajo remoto y presencial

El Smart working es una fórmula de gestión empresarial que se basa en tres pilares: movilidad y flexibilidad horaria, trabajo por equipo y uso de nuevas tecnologías. A 100 días de la llegada del Covid-19 a Chile, muchos comenzaron a trabajar en sus casas, debido a cuarentenas y llamados por parte del gobierno a teletrabajar, para evitar contagios por coronavirus. Así, el trabajo a distancia se ha vuelto predominante, lo que ha significado un reacomodo completo para las empresas en materia de ciberseguridad, gestión, videoconferencias, edición de documentos y varios ítems. Todos coinciden en que es una nueva manera de trabajar que, en muchos casos, se mantendrá incluso una vez que la pandemia termine.

Marco Zúñiga, director de la Alianza Chilena de Ciberseguridad y director ejecutivo de Chiletec, destaca que “la nueva cultura del teletrabajo” significa adaptarse ante una relación en que las empresas y las personas trabajan por metas más que por cumplir horarios de oficina. “Hay un aspecto cultural que tiene que cambiar, porque hoy se debe pensar en objetivos o metas, que pueden ser diarias, semanales o mensuales, pero donde también tiene que existir flexibilidad del punto de vista de cómo las personas van desarrollando sus funciones”, afirma.

Antes del Covid-19, un 20 por ciento de las empresas tenían entre sus políticas que sus empleados realizaran home office 1 ó 2 veces por semana y se espera que una vez termine la emergencia sanitaria, 1 de cada 2 empresas incorpore el home office de modo por varias razones: se generan ahorros en costos de infraestructura de un 20 a un 25%; es una política valorada por los trabajadores de modo transversal y generacional; y es una política que no afecta a la operación de la empresa.

Aquí, te presentamos una guía de cómo hacer smart working de modo eficaz:

Las redes: El primer paso es contar con una buena conexión a internet en casa o dónde estés. Idealmente, todo trabajador debe contar con una red de conexión permanente fija, ya sea a través de enlaces con fibra óptica, por cobre, entre otras. En muchos casos es conveniente que utilicen un respaldo para efectos de su conexión a través de planes de teléfonos celulares, en caso de alguna situación particular.

Para efectos de uso, una de las actividades asociadas al smart working son las videoconferencias, por lo que en casos que no se cuente con una señal de calidad, Marco Zúñiga sugiere que lo mejor es apagar la cámara y privilegiar la voz. En el caso del uso de aplicaciones y su consumo, “allí el ancho de banda es mucho menor que lo que se requiere para efectos de videollamadas”.

Colaboración y flexibilidad: En el trabajo remoto es fundamental que el equipo esté conectado, botando la imposilidad de estar juntos en una oficina. Para ello, es necesario que la empresa tome herramientas para sus trabajadores. En lo primordial, contar con un conjunto de aplicaciones en la nube que entregue herramientas que permitan optimizar el trabajo a través de la colaboración y edición de documentos en línea.

Entre las ofertas que hay en el mercado, Claro Empresas tiene Claro Drive, un espacio de almacenamiento en la nube que permite simplificar y centralizar el trabajo a través de la opción de almacenar y acceder a documentos e información general desde cualquier dispositivo, desde cualquier lugar y en cualquier momento, además de permitir compartir documentos al instante y sincronizar la información automáticamente.

Protección de datos: Se sugiere contar con antivirus, software espía, barrera contra intrusos, búsqueda segura en internet y filtrado de conetidos web. Es el “desde”, dicen los especialistas, para evitar -por ejemplo- ciberataques. Rodrigo Velasco, director del Área de Propiedad Intelectual, Ciberseguridad y Tecnología de Alessandri Abogados, indica que la gran mayoría de los ciberataques están relacionados, o al menos facilitados, por fallas de seguridad, ya sea por negligencia o incumplimiento doloso de normas de seguridad previamente establecidas. Los problemas de mayor envergadura están asociados a ataques o virus dirigidos simplemente a infectar e inhabilitar sistemas o páginas web, o incluso a hacer uso no autorizado de la infraestructura tecnológica de la empresa, de forma oculta.

Otro ataque reiterado es el denominado “ransomware” o “secuestro de datos”, en que el delito informático implica tomar control de la infraestructura de la empresa. Para prevenir este y otros ciberataques, Zuñiga aconseja acceder a redes conocidas donde el usuario tenga el control, y encontrar mecanismos de protección. Por ejemplo, si el trabajador debe conectarse a servidores de la empresa, la empresa debe implementar VPN o “redes privadas virtuales”, ya que muchas veces la información viaja a través de vías que pueden ser hackeadas.

“La implementación de VPN para las personas que no tengan experiencia práctica puede ser un poco más compleja y ahí se recomienda contratar servicios profesionales. Hay una oferta variada en el mercado para que quede configurado correctamente el servicio”, apunta. En el caso de personas que cuentan con equipos de la empresa, la navegación debe regir “bajo el mismo comportamiento que uno tiene con el dispositivo presencial en la empresa, porque es un elemento de trabajo, por tanto no se debiese bajar información o softwares pirata”, agrega.

Precisamente esta semana Claro empresas lanzó un conjunto de herramientas para Smart Working, donde se puede armar un plan a la medida de tu empresa y que puedes revisar aquí.