Videollamadas de trabajo: 10 consejos para saber qué hacer y qué no

Cómo vestirte

Lo primero es básico: vístete durante la jornada laboral. No por estar en la casa puedes estar de pijama. Qué ropa te pones sí se puede discutir. Si en tu trabajo acostumbrabas a usar camisa, las videollamadas no deberían ser la excepción. Para la estilista y consultora de imagen Carola Montenegro (@Carola_Montenegro en Instagram), en trabajos creativos, como en una agencia de publicidad o diseño, no es un error usar una polera. Pero son excepciones.

Montenegro considera que la prenda a prueba de balas, en una reunión formal desde la casa, es el blazer, tanto en hombres como en mujeres. Lo que ella recomienda es que se tenga uno a mano, al lado del computador. De esta forma, si te llaman mientras pasas la aspiradora o cocinas, te pones el blazer e inmediatamente adquieres un toque de formalidad que no te da otra prenda. La corbata está de más en el trabajo desde la casa, dice la estilista. La camisa es suficiente, pero un traje, un sweater o un blazer son buenos complementos que dependen del gusto de cada uno.

Qué plataforma usar

Un pionero de la industria de internet en Chile, quien ha trabajado online desde 1993, es Leo Prieto, fundador de Odd Industries y FayerWayer. Él explica que la plataforma escogida para una reunión depende de la cantidad de personas que participen en la videollamada. Si es entre dos personas, cualquiera funciona, incluso WhatsApp.

En el caso de Prieto, sus reuniones suelen ser de entre menos de 20 personas. Google Meet es su favorita, aunque afirma que hay muy pocos diferenciadores entre plataformas. Google Meet incorpora todo el “ecosistema de herramientas” que él usa, tales como Google Calendar y Gmail. Cuando hace una reunión en Google Meet, puede grabar y guardar el video en Google Drive y por eso la prefiere.

Para él resulta frustrante que cada persona pueda usar distintas plataformas, porque no hay un consenso y debes descargarlas todas. Leo Prieto tuvo una semana récord en que usó 12 sistemas de videoconferencia diferentes, siendo Zoom la más popular por lejos.

Según el académico de las facultades de Economía y Psicología de la Universidad Católica, Sergio Valenzuela, sería razonable que entre el empleador y los trabajadores se consensuara qué medio se va a utilizar para cada tipo de información, porque no siempre es permitente la videollamada. Se podrían organizar por teléfono, mail o incluso por chat.

Si lo que se necesita es hablar por 30 minutos sin ningún intercambio de información, es innecesario recurrir a una videollamada. En su reemplazo, se podría grabar un video tipo monólogo o se podría redactar un correo electrónico.

Dispositivo

Para Leo Prieto es mucho más cómodo usar una pantalla más grande y estática, como la del computador, que la del celular. Él usa los audífonos y el micrófono de su Mac Book Pro de 16 pulgadas, pues tiene canalización de ruido incluida y no necesita de audífonos adicionales. Si la reunión es más informal, puede hacerla a través de su celular mientras se pasea por la casa, con los AirPods Pro de Apple en los oídos.

Como en la oficina, pero en la casa

Lo primordial es la postura frente a la cámara. La mesa debe ser de la altura indicada. La silla debe ser de oficina, no la del comedor o la cocina, porque pasarás muchas horas en ella. “Como no podemos hacer ejercicio, estamos pasando muchas veces de la cama a la silla y de la silla a la cama. Así que si hay una inversión que vale la pena hacer, es una buena silla”, propone Leo Prieto.

Evitar el aspecto de recién levantado

Para la estilista Carola Montenegro es evidente cuando alguien está en una reunión por videollamada sin bañarse: “Puede sonar súper básico, pero hay que lavarse el pelo. El pelo sucio no puede aparecer en una presentación, porque se nota”.

En una reunión online, el maquillaje debe cumplir la función de sacar la cara de cansancio y estar presentable. “Si te maquillas siempre, sigue maquillándote. Pero si estás con mucha cara de cansancio y tienes una reunión importante, puede ser un buen recurso maquillarse un poco. No como si se estuviera yendo a una fiesta, pero hace pequeños toques de corrector para las ojeras”, explica la consultora de imagen

¿Cámara prendida o apagada?

Si una reunión es agendada previamente en el horario laboral, tú deberías estar en tu espacio de trabajo. No es el momento para estar en cama con el celular y comer algo. Deberías estar sentado en un lugar adecuado, con tu material de trabajo. En esa circunstancia, sí se puede pedir que todos los invitados enciendan sus cámaras en la charla virtual.

“Es de mal gusto estar en una reunión de trabajo con pocas personas y no prender la cámara, porque está coordinado. No habría ningún motivo para no prender la cámara”, plantea Sergio Valenzuela. Sin embargo, cuando en una reunión hay más personas, puede ocurrir que muchos no prendan sus cámaras. Una mayor cantidad de invitados ofrece cierto anonimato, pues la pantalla no muestra todas las cámaras.

No obstante, según Valenzuela, es distinto lo que ocurre en una videollamada que no está programada, pues podría ser considerada como una invasión a la privacidad. Las personas podrían estar en el baño o en actividades familiares, instancias propias del hogar. Por otra parte, una alternativa para proteger la privacidad de la casa es hacer uso de la opción que entregan algunas plataformas, como Zoom, de cambiar el fondo de la imagen. De esta forma, solo te ves tú y no el lugar donde estés.

Buena luz

Estar frente a la cámara del computador funciona igual que en un estudio de televisión, según Carola Montenegro. Mientras más luz se tenga al frente de la cara, mejor te vas a ver. Si la luz viene por detrás, no te vas a ver tan bien como si vinera de frente.

Leo Prieto recomienda no ponerse mirando a la ventana ni de espaldas a ella, porque la diferencia de luz puede generar estrés a la vista. Lo ideal sería ponerse de forma perpendicular a las ventanas, para recibir suficiente luz para las videollamadas sin generar una imagen quemada.

Calidad de la conexión

Son comunes los reclamos por la banda ancha de baja calidad en algunos que se suman a una videollamada, que se escuchan mal o se ven pixelados o a ratos se les congela la imagen. Sin embargo, Leo Prieto advierte que muchas veces las personas no se dan cuenta de que el problema es el wifi y no internet. Él aconseja: “Revisen que tengan bien configurado el wifi. En algunos casos es tan sencillo como conectar un cable desde tu router o módem directo al computador y enchufarlo por cable”. Si se tiene una reunión importante e internet falla, no olvidar que compartir internet desde el celular también puede ser una opción de emergencia.

Apagar el micrófono

Leo Prieto también recomienda siempre tener el micrófono apagado en las reuniones colectivas y estar atento a prenderlo solo cuando vas a hablar. “Cuando las reuniones son de más cuatro o cinco personas, es bueno ir pidiendo la palabra, levantando la mano o usando el chat paralelo que tienen todas las plataformas”, recomienda, evitando así un problema común de las videollamadas: radios o televisores que se escuchan de fondo, ruido de la calle, ladridos u otras personas de la casa que le hablan a la persona que está en la charla virtual. Otro habitual: hablar por teléfono mientras estás en videollamada. Ante todo evento, apagar el micrófono del computador es lo recomendable.

El tiempo que deben durar

Es clave que las reuniones terminen a la hora indicada y que no se haga una costumbre que se alarguen. Dado el desgaste físico y emocional que involucra estar expuesto prolongadamente al computador, Sergio Valenzuela propone que las reuniones no deberían durar más de una hora. “Sé que es difícil a veces, pero después de una hora ya empiezas a sentirte mal, ya nadie quiere estar ahí. Ves las caras y se nota el desgaste”, explica. El académico puntualiza que la extensión de las reuniones más allá de lo acordado incluso podría ser ilegal, según la Ley de Teletrabajo.

“Si se dijo que una reunión debía durar una hora, las personas están en todo su derecho de irse a la hora. Es probable que si se dijo que eso iba a durar la reunión, las personas van a agendar otras cosas”, sugiere Sergio Valenzuela. Es caso de una reunión requiera más tiempo que el acordado, lo que se debería hacer es agendar una segunda parte para otro momento.

También, dice, es importante que el empleador no agende las reuniones tan seguidas, porque se van a sobreponer. Se debería dejar al menos una hora entre reuniones. Si no, es probable que se llegue tarde a todas las reuniones virtuales del día.