ANTES DE REPORTAR: TENER CLARO CÓMO Y POR QUÉ ELABORAR UN INFORME
Un informe de sustentabilidad constituye una radiografía completa y exhaustiva del comportamiento de las compañías, abierta a ser conocida por los distintos grupos de interés y por el público en general. "Contar con esta transparencia en la información, en muchos casos, auditada, ha sido el resultado de las exigencias del sector en que se enmarca la empresa, y de la opinión pública en general, que hoy día interviene con más fuerza en decisiones que puedan afectar a las personas, ya sea por formas inadecuadas de extracción de recursos naturales, como de negligencias, omisiones o francas afrentas a la preservación del entorno, u otros factores", afirma Margarita Ducci, directora ejecutiva de red Pacto Global Chile, organismo que nació bajo una iniciativa de la ONU.
Ducci sostiene que la participación de las partes involucradas es clave. “La idea es que al momento de desarrollar este informe, éste permita aglutinar los esfuerzos de todas las unidades de la empresa, debido a que va en mejora directa de la identidad de la compañía porque fortalece los lazos entre los colaboradores internos”. Además es importante que la entidad busque confeccionar un reporte no sólo como un elemento de transparencia y comunicación con los stakeholders, sino como una herramienta de diagnóstico interno para así mejorar sus procesos en varios ámbitos que vayan en directo beneficio de su permanencia en el tiempo.
Ella sostiene que uno de los aspectos más importantes al desarrollar estos compendios es la coherencia entre lo que se informe y lo que se lleve a cabo debido a que los reportes son auditados por consultoras externas.
HACER EL INFORME DE ACUERDO AL ESTÁNDAR INTERNACIONAL GRI
Concebido con el fin de aumentar la calidad de la elaboración de las memorias de sostenibilidad, hasta el grado de poseer la misma calidad de los informes financieros en rigor, credibilidad, periodicidad y verificabilidad es que nació GRI (Global Reporting Initiative) que impulsó un estándar para realizar reportes. "Se trata de una herramienta de gestión y monitoreo, que permite un diagnóstico preventivo de desviaciones y apoyo en la toma de decisiones", dice Alejandro Opitz, ingeniero HSEC Corporativo ENAP, y responsable del reporte. Opitz cuenta que uno de los beneficios de utilizar el estándar es que "permite compararnos con otras organizaciones de la industria".
Éste contempla varias etapas. Como primer paso en ENAP se establece la preparación del proceso en que “se planifica para cumplir con tiempos y con la calidad requerida, estableciendo acuerdos sobre el sistema de trabajo y los requerimientos necesarios para desarrollar el proceso de manera óptima”. Luego definen contenidos y estructura: “Ahí hay que identificar los temas e indicadores materiales para ENAP, para definir la estructura y contenidos del reporte, a través del levantamiento de información primaria y secundaria”.
Como tercera etapa está la recopilación de información en que se levantan datos identificados en la etapa de definición de contenidos con la calidad, tiempo y forma acordada en la etapa de planificación.
Como parte final se elabora, edita y valida el primer borrador elaborado con la información levantada en la etapa de recopilación de información.
Finalmente se ven temas de diseño para que sea más atractivo y se crea una versión en inglés.
ENTABLAR DIÁLOGO CON LOS GRUPOS DE INTERÉS
Uno de los errores más habituales a la hora de reportar es "asumir que sabemos lo que los stakehoders quieren saber de nosotros, sin consultarles antes", sostiene Paulina Rubio, jefa de comunicaciones de Essbio.
Ella explica que esa es la principal importancia del proceso de materialidad, previo a la redacción del reporte, donde a través de entrevistas, encuestas y mesas de diálogo, entre otras, se reúnen con los grupos de interés internos y externos. “Para preguntarles qué quieren saber de nosotros, qué temas desean que profundicemos y de qué debemos hacernos cargo. Es muy útil si queremos que nuestro reporte sea una herramienta de gestión y transparencia”.
La ejecutiva cuenta que es clave conversar con sus grupos de interés, que generen diálogos que les permitan conocerlos, entenderlos y desde ahí desarrollar planes que sean respuesta a dichos intereses.
Es que mantener este punto como una parte esencial de la metodología siempre, ayudará a que el trabajo del reporte sea más fácil, ya que será parte del trabajo cotidiano de la compañía y sus colaboradores.
Una variable relacionada a este punto es conseguir que exista un “involucramiento de todas las áreas y operaciones de la compañía, partiendo por el compromiso de la alta dirección”, dice Ángeles Hevia, Coordinadora de Asuntos Corporativos Grupo CAP.
LA SUSTENTABILIDAD COMO PARTE DE LA ESTRATEGIA
Uno de los puntos que ayuda es establecer a la sostenibilidad como pilar de la compañía, decisión que han tomado varias empresas como Sodimac. "El crecimiento sostenible es uno de los pilares de Sodimac, estamos convencidos que el valor económico de una empresa debe estar acompañado de la responsabilidad por el desarrollo del capital humano, la sociedad y el medio ambiente. Sodimac no sólo busca crecer en el mercado, sino que también contribuir a mejorar la calidad de vida de las comunidades donde está presente", dice Pablo Urbina, jefe de Sostenibilidad de Sodimac.
El líder de esta área explica que es a raíz de esa determinación corporativa que desde hace siete años elaboran el reporte de sostenibilidad “con el objetivo de dar a conocer de manera transparente los avances y brechas de la compañía en su desempeño económico, social y medioambiental bajo los estándares internacionales, como los del GRI, los principios de Pacto Global de Naciones Unidas y los lineamientos de la ISO 26000 de Responsabilidad Social”. Estos ejes son: relaciones laborales, medioambiente, ética y gobierno corporativo, compromiso con la comunidad, comercio y marketing responsable, y relación con proveedores. Esto explica que cada una de las líneas de acción es reportada detalladamente apuntan a reducir las brechas que todavía pudieran existir.
EQUILIBRIO A LA HORA DE REALIZAR EL INFORME
En el proceso de aprendizaje, muchas compañías cometen el error de utilizar el informe como un compendio de actos positivos realizados por la empresa. Francisca Tondreau, gerente RSE Masisa cuenta que "es habitual el desequilibrio entre oportunidades de mejora y avances, además del exceso de información y detalles. La clave es menos es más".
Con ella coincide María de los Ángeles Hevia, Coordinadora de Asuntos corporativos Grupo CAP: “Un error común es transformar el reporte en la enumeración de todas las acciones desarrolladas en un periodo”.
Hevia sostiene que lo importante en estos casos es seleccionar aquellas iniciativas que den cuenta del avance en la estrategia de la compañía, considerando el grupo objetivo al que apunta el informe.
“Como ya tenemos cierta experiencia, hemos ido mejorando y visto que un error común es querer abarcar demasiado, olvidando el sentido de la organización, además de creer que se trata de un juicio, donde abres flancos para que te ataquen”, relata dice Jaime Uribe, gerente de Marketing y Sustentabilidad de Banco Itaú Chile. Sin embargo, Uribe agrega: “El ejercicio de reporte es una gran oportunidad, que posibilita ver espacios de mejora y donde se puede y debe reconocer sin temor las cosas que podrían hacerse distinto o mejorar para el ciclo siguiente”.
