Del cemento a los datos: la transformación digital de Sacyr en Chile

Cuando uno tiene una imagen de una autopista o de un hospital, quizá lo primero que se viene a la mente es que al ser gigantes obras de infraestructura, el tema de los materiales, los cálculos y la ingeniería son clave.

Pero aparte de eso, puede que también se necesite la implementación de una serie de herramientas informáticas y digitales para que el proyecto sea exitoso. Justamente, una innovación en este ámbito, fue la que implementó Sacyr.

Se trata del diseño y posterior puesta en funcionamiento de una plataforma digital online que ayude a que el procedimiento de aprovisionamiento de esta compañía, sea más sencillo. Para ello, se implementará Mobilbox, una plataforma web-mobile cuyo diseño está amparado en la metodología de experiencia usuaria (UX) para realizar la digitalización de procesos de negocio. Funcionalmente, esta app permite capturar datos del terreno y/o también efectuar tareas de backoffice (asignación de tareas, validaciones, etc.) y generar reportabilidad, entre otras funcionalidades.

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Según el documento del proyecto desarrollado por la empresa MobiGo, Sacyr "está en una industria compleja y exigente, por ende el contexto actual de este mercado se requiere estar trabajando constantemente en aumentar la productividad y la competitividad. Una de las formas es a través de llevar a cabo un proceso de Transformación Digital", dice el texto, y agrega: "En este caso, la empresa tiene la oportunidad de innovar eliminando los papeles en una industria tradicional y conservadora (Construcción).

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En la plataforma están todos los pasos que, al día de hoy, se realizan mediante correo electrónico. Los que van desde el requerimiento de una contratación por parte de un determinado proyecto, pasando por la asignación de la tarea y respuesta de la gestión por parte del gestor de compras al que se le ha asignado el trabajo, para terminar con la solicitud de autorización y respuesta a la misma por los responsables correspondientes.

Con una inversión asociada de $15.036.077, donde $6.636.014 corresponde a un subsidio adjudicado por InnovaChile de Corfo (equivalente al 43.84% del costo total del proyecto), una de las ventajas principales de esta plataforma, según indica Sergio Vega, gerente de Aprovisionamiento de Sacyr Chile, es la transparencia en la gestión, trazabilidad de todo el proceso y la comodidad en la revisión y autorización de cada contratación. "Además, la plataforma nos sirve de archivo de todos los procesos y sus documentos asociados de un modo ordenado, que permite redactar informes de resultados de los procesos con los que será más fácil sacar conclusiones de la gestión realizada", dice Vega.

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Incluso, están viendo la opción desarrollar una versión reducida de la plataforma para celulares, que les permite continuar los procesos sin estar frente a un computador. "Esta opción será muy útil de cara a las autorizaciones finales de los responsables que, dado su cargo, suelen estar de viaje o fuera de la oficina en muchas ocasiones", comenta el ejecutivo.

La plataforma cuenta con campos abiertos para tener la posibilidad de realizar aclaraciones y subir documentación, que va desde los planos, mediciones y especificaciones técnicas asociados al requerimiento de contratación, hasta los cuadros comparativos y cotizaciones que acompañan la solicitud de autorización de la contratación. Una vez terminada la gestión de contratación también se podrá emplear la plataforma como archivo, adjuntando además, el contrato resultante que terminaría con el proceso, ya que la plataforma contará con una nube de almacenamiento.

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Las personas que trabajarán en esta plataforma serán los responsables de cada proyecto que hacen el requerimiento de compra, el personal del departamento de aprovisionamiento que hacen la gestión de compra y los responsables que revisan y aprueban cada solicitud de contratación. "La manera de interactuar con la plataforma será mediante avisos a cada participante, solicitando una determinada acción en un determinado proyecto, contando con un acceso directo que nos llevará al momento exacto del proceso donde se necesita de esta acción", detalla el gerente de Aprovisionamiento de Sacyr Chile.

Actualmente, se está terminando el diseño de la plataforma, que tendrá que perfeccionarse con unas pruebas preliminares. Posteriormente se pasará a una fase de pruebas en un proyecto piloto, para ponerse en marcha en el resto de los proyectos Sacyr Chile. "Además, se está analizando la posibilidad de conexión de la plataforma con los otros sistemas de la compañía que ya están en marcha, de este modo, aprovechar el intercambio de información entre los distintos sistemas de un modo eficiente", concluye Sergio Vega.

Al digitalizar los procesos de unja empresa, hay un efecto casi inmediato: todo es más medible.

Además, se aceleran los procesos internos (reducción de tiempos de respuesta internos/externos), mejorando los mecanismos de control (eliminar errores operacionales de digitación y de datos complejos).

Además, se puede tener visibilidad y hacer gestión por medio de la reportabilidad de datos, que ahora se tienen en formato digital, algo que, adicionalmente, le permitirá a Sacyr diferenciarse como una organización eco-sustentable. En resumen, se logra reducir costos de papel y aumentar la rentabilidad de diferentes líneas de negocios.