Cuando hablamos de una estrategia de eficiencia operacional o de reducción de costos, es importante señalar que estas iniciativas se pueden llevar a cabo a todo nivel, desde lo operacional y táctico hasta grandes transformaciones de negocios; y esto puede abarcar tanto a una empresa local pyme como a una gran corporación multinacional.

El indicador más simple para entender los conceptos de mayor eficiencia o productividad operacional es lograr el objetivo de hacer más con lo mismo o hacer lo mismo con menos. Existen diversas maneras para medir el éxito de estas estrategias en un negocio, desde simple comparación de los gastos del año anterior con el presente, hasta la diferencia entre ingresos y costos, y la relación entre esta diferencia y el capital invertido en las operaciones, es decir, la rentabilidad sobre el patrimonio.

En etapas de expansión algunas empresas pierden cuidado en la contención de costos, a esto se le llama paradoja entre el crecimiento y la reducción de costos; esta se da en todo nivel de empresas. Sin embargo, en las empresas más grandes, cualquier ineficiencia que se evidencia, tiene un mayor impacto en el futuro.

La primera “Encuesta bienal de costos de Deloitte en la región: enfrentando la incertidumbre, prácticas y tendencias de mejora de costos en América Latina” señala que más de 60% de las empresas que se impusieron objetivos de reducción de costos por sobre un 10%, no cumplió con esas expectativas. En dicha encuesta solo el 21% declaró cumplir con aquellas metas, mientras que solo el 17% indicó que las superó. Estas cifras demuestran que las empresas muchas veces no hacen un análisis profundo de la situación antes de imponerse metas de reducción de costos (las cuales deben ser medibles y gestionables). Muchas empresas se pierden al momento de maximizar y sustentar el impacto de la estrategia de reducción de costos.

Nuestra experiencia indica que los errores más comunes al llevar a cabo una estrategia de reducción de costos operacionales se basan principalmente en que muchas empresas no realizan un proceso de gestión de cambio enfocado en los trabajadores; asimismo, muchas organizaciones al momento de efectuar los casos de negocios, no consideran todos los impactos en beneficios y costos, así como también se falla a menudo en la implementación de reportes claros que permitan el seguimiento de las acciones y sus resultados.

Toda empresa u organización, sea pequeña o mediana, puede desarrollar sus capacidades para enfrentar este tipo de desafíos. Para ello, existen varias cosas que pueden hacer, entre las que se encuentran: utilización de sistemas tecnológicos que las ayuden a gestionar de mejor manera sus costos, optimizar sus procesos en forma sistemática y llevar un control de los mismos.

La gestión de costos se debe realizar tanto a través de iniciativas estratégicas, como por ejemplo transformaciones del modelo de negocio, redefinición del modelo servicios, centralización o externalización de funciones, así como de iniciativas de índole más táctica, como la optimización de procesos puntuales, la racionalización del gasto externo, cumplimiento de políticas o reestructuraciones organizacionales, que permitan lograr resultados en el corto plazo, así como maximizar el impacto en un plazo mayor.

La tendencia indica que tanto en Chile como en el mundo, cada vez más empresas están desarrollando este tipo de estrategias, con el fin de hacerse cargo de los siempre cambiantes escenarios económicos.

*El autor es senior manager de Estrategia y Operaciones de Deloitte.