Si bien la Factura Electrónica ya existe hace varios años en Chile y es una exigencia para las grandes empresas (Ley 20.727) desde el año pasado, muchas pymes tendrán que cumplir con esta obligación a partir del 1 de agosto de 2016, por lo que han comenzado a implementarla anticipadamente.
Entre sus múltiples beneficios cuenta la agilización de procesos administrativos y de cobranza, ya que las facturas de proveedores se obtienen mucho más rápido. También se disminuyen costos en términos de papel y despachos, entre otros. Además, a nivel país, pone a Chile a la vanguardia mundial por su aporte al control tributario.
El proceso para cambiarse consiste en obtener una firma electrónica y certificación en el SII para comenzar a emitir este tipo de facturas, lo que toma en total entre tres semanas y un mes. Luis Alberto Erazo, gerente general de Softland, señala que “muchas empresas que tienen la exigencia para el 2016 lo han implementado ahora, porque se han dado cuenta de los beneficios que tiene el sistema y evitarse la dificultad de realizar este proceso a última hora”.
Por su parte, de E-certchile comentan que las ventajas son muchas, como por ejemplo: el fin del riesgo por pérdida o falsificación, ahorro en tiempo de despacho y entrega de documentos y ahorro en espacio físico de almacenamiento. “También hay que considerar una mayor flexibilidad en el pago del IVA, que puede realizarse hasta el día 20 de cada mes en lugar del 12, como ocurre en el sistema físico tradicional, una gran ventaja para las pymes”, comentan en E-certchile
Beneficios de hacerlo antes
El SII cuenta con un sistema gratuito para facturación electrónica dirigido especialmente el micro y pequeño contribuyente. Sin embargo, existen software para empresas de mayor tamaño que integran esto y otras funciones que se pueden adaptar a la pyme. “Lo más cómodo es utilizar un sistema que además de emitir sus facturas electrónicas, lleve la gestión de sus procesos”, añade Erazo.
Según el ejecutivo, entre las ventajas de adelantarse, a este trámite están:
1. Prevenir congestiones y retrasos del sistema en el periodo de certificación, debido a la gran demanda de empresas solicitantes.
2. Estar listo para la fecha límite y evitar multas por no cumplimiento de la Ley.
3. Anticiparse y dar continuidad a los procesos administrativos, sin cambiar el ritmo de la compañía.
4. Tener tiempo para capacitar al personal.
5. Aprovechar las facilidades del periodo de marcha blanca.
El proveedor
Por su parte, en E-certchile explican que es clave elegir bien al proveedor, para lo cual dan algunos tips.
1. Que tenga experiencia y que sea confiable y capaz de reaccionar con rapidez ante cambios normativos.
2. Que asegure su permanencia en el tiempo, ya que los procesos de facturación son permanentes.
3. Si se trata de una solución web, es necesario asegurar la custodia de las transacciones por un mínimo de 6 años.
4. Que la aplicación sea fácil de usar.
5. Que incluya capacitación y buen nivel de soporte, en particular en la etapa de aprendizaje.
6. Un sistema ágil de rescate de información histórica.
7. Monitoreo del estado del proceso en cuanto al envío, recepción o reparos de los documentos
8. Si se va a operar con factoring, la aplicación debe manejar la cesión electrónica de facturas.
