Cerca de US$1.000 millones gasta el Estado de Chile por la denominada “burocracia de papel”, lo que corresponde al 2% de la recaudación tributaria, según un estudio realizado por la empresa tecnológica Microsystem, lo que incluye, por ejemplo, papel de impresión, fotocopiado, impresiones, carpetas, archivadores, bodegaje de documentos y envío de cartas certificadas. Además, los funcionarios públicos pierden entre el 12% y el 50% de su jornada laboral en gestión de documentos (buscar papeles, clasificarlos, moverlos y gestionarlos).

Estos fueron los principales argumentos para DocDigital, un proyecto del gobierno que, más que tecnológico o financiero, tiene un fuerte impacto en la sustentabilidad, tomando en cuenta la gestión de expedientes y el envío de documentos oficiales por parte de los organismos públicos. De hecho, está bajo la política “Cero Papel” de la actual administración.

La hoja de ruta está clara. El 2 de enero de este año ocho entidades de los ministerios de Hacienda y Secretaría General de la Presidencia (Segpres) comenzaron el piloto para tener sus comunicaciones oficiales por vía digital, con un ahorro proyectado de US$6,43 millones anuales. Aunque según el mismo informe de Microsystem el Estado podría ahorrar al año US$560 millones con mayor inyección de tecnología para optimizar los procesos de documentación.

Es una de las iniciativas más relevantes del gobierno en el marco del compromiso con la Transformación Digital, que busca modernizar y sentar las bases para que cada servicio del Estado pueda simplificar los trámites y procesos”, concluye el Ministro Secretario General de la Presidencia, Felipe Ward.

Pero ahora viene la prueba de fuego. El 30 de abril de 2020 todas las entidades de la administración central restantes (250) deben estar habilitadas para enviar documentos a través de DocDigital y el 1 de julio se cumple el plazo máximo para que todas y sin excepción, se encuentren operativas bajo esta metodología.

Para hacerse una idea, el sistema implementado en las 6 entidades del Ministerio de Hacienda que están en el piloto, podría significar un 50% del gasto del papel de esta cartera, lo que corresponde al 1,13% (US$594.000) de su presupuesto asignado (US$108 millones). Además, de un ahorro de US$5,5 millones en términos de “gestión de documentos” que en total alcanza a un costo de US$1 millón anual.

Incluso, la idea es llevar esta práctica a otras entidades públicas. “Está contemplado incluir en el corto plazo a los municipios, con los cuales comenzaremos a trabajar durante el segundo semestre”, indica el jefe de la División de Gobierno Digital de Segpres, Francisco Rodríguez, y agrega que la iniciativa, “está absolutamente alineada con los objetivos de desarrollo sustentable planteados por la ONU”.

Según el mismo informe de Microsystem, el Estado podría ahorrar al año US$560 millones con mayor inyección de tecnología para optimizar los procesos de documentación. Ya existe una tecnología denominada FirmaGob (Firma Electrónica Avanzada del Estado), que cuenta actualmente con 6.920 usuarios de 240 instituciones públicas, que firman entre 35 y 40 mil documentos semanales.