La díscola notaría que rompe el esquema y va hacia lo digital

Una soterrada disputa se está viviendo hoy en el Poder Judicial, que tiene como protagonistas a la Asociación de Notarios, Conservadores y Archiveros, y a la Décima Notaría de Santiago, dirigida por la abogada Valeria Ronchera. La notaria, pionera en la tecnificación del sector, está empeñada en transformar su notaría, ubicada frente a La Moneda, en una oficina virtual donde se puedan realizar operaciones notariales 100% digitales. Para eso, diseñó su propio repositorio, certificado por Amazon y homologado y autorizado por el Ministerio de Economía, creó su nube para encriptar su firma y la de sus clientes, y trasladó el mesón de su notaría a una web para -enfatiza- seguir ejerciendo su labor y para que sus documentos tengan “efecto jurídico”, es decir, sean validados en un proceso judicial posterior.

Sin embargo, el 23 de junio, la Corte de Apelaciones de Santiago dejó sin efecto la primera escritura pública digital que fue sometida a un proceso judicial, documento relacionado con una adjudicación de remate de una propiedad y que contaba con firma electrónica avanzada. Esta herramienta fue establecida en la Ley 19.799 aprobada el año 2002 y en su artículo tercero indica que “los actos y contratos otorgados o celebrados por personas naturales o jurídicas, suscritos por medio de firma electrónica, serán válidos de la misma manera y producirán los mismos efectos que los celebrados por escrito y en soporte de papel”. A su vez, la ley define la firma electrónica avanzada como aquella certificada por un prestador acreditado, que ha sido creada usando medios que el titular mantiene bajo su exclusivo control, de manera que se vincule únicamente al mismo y a los datos a los que se refiere, permitiendo la detección posterior de cualquier modificación, verificando la identidad del titular e impidiendo que desconozca la integridad del documento y su autoría.

El documento diseñado por la Notaría Ronchera, la única hasta ahora certificada para operar de manera online, fue presentado en abril pasado y fue suscrito por el Undécimo Juzgado Civil de Santiago a través del sistema de tramitación digital (SITCI) que posee el Poder Judicial. Sin embargo, la Corte de Apelaciones de Santiago dejó sin efecto el documento e instruyó al juez del tribunal a “disponer las actuaciones necesarias para que se otorgue al efecto un instrumento en forma material” y pidió a los jugados civiles de esta jurisdicción que “informen la forma en que se encuentran procediendo respecto de las subastas públicas”, según se lee en la sentencia.

La notaría, por su parte, tuvo que volver a realizar el documento, ahora con firma presencial para avanzar en el proceso judicial, necesario para su cliente, decisión que va en contra de su actuar, pues la abogada asegura que los documentos que se tramiten deben ser 100% digitales o en su totalidad físicos, pero no puede haber un mix, “pues esos mix no tienen validez”, sostiene.

Pero una visión distinta tienen en la Asociación de Notarios. Para Francisco Javier Muñoz, director de la entidad gremial, la Corte de Apelaciones “entendió que el acto estaba viciado, porque en realidad la escritura pública debe otorgarse por todos los comparecientes de manera presencial”. Este veredicto, indica Muñoz, corrobora la posición que hasta hoy mantiene el gremio en relación a que existen ciertas operaciones notariales que deben realizarse de manera presencial y donde debe existir una firma material. “Esa actuación es una actuación efectuada al margen de la ley, en el sentido que no se respetaron las formalidades que se establecen para el otorgamiento de ese instrumento, que en ese caso es una escritura pública”, enfatiza. Añade que la escritura pública es el instrumento que da más certezas a las personas e incluso se utiliza como vía de prueba en un proceso legal posterior. “Cuando se presenta en un juicio se le suele denominar ‘la reina de las pruebas’, porque es un instrumento público por excelencia y la ley exige una forma de solemnidad donde se deben cumplir una serie de requisitos en su elaboración”, dice.

Esta misma postura fue lo que gatilló que el año 2018 Valeria Ronchera dejara la vicepresidencia de la Asociación, organismo que integró desde el año 2003, convirtiéndose -a los 33 años- en la primera mujer que estuvo en su directorio.

La abogada cuenta que antes de que se publicara el informe de la Fiscalía Nacional Económica (FNE) -en junio del 2018-, donde el organismo propone una modificación estructural al mercado de los notarios, en el gremio ya se estaba conversando sobre la tecnificación. “En su oportunidad, lo planteé en el gremio, pensando en que lo podíamos hacer todos, pero al final renuncié”. “¿Por qué no se hace? -se pregunta-. Se juntan varias cosas, una de ellas es el temor por falta de conocimiento tecnológico y de la función propia del notario. Además, la inversión que se requiere es importante y es alta”, explica. Aunque no quiso entregar el monto del que se trata, sí reveló que aún no rentabiliza lo invertido. “Faltan algunos años más para eso”, reconoce.

Su visión es crítica: “El notario se quedó atrás en la realidad actual jurídica, porque la norma existe desde el año 2002 y la Corte Suprema lo reguló el año 2006, cuando permite que los notarios podamos entrar a funcionar en el ambiente electrónico”, explica. También se da el año 2015, detalla, cuando se creó la Ley de Tramitación Electrónica de los tribunales. “El mismo Poder Judicial traspasó su mesón, ya que se pueden tramitar por web las causas a través del Tribunal Virtual. Es lo mismo que hago yo. ¿Por qué el notario no lo puede tener si son miembros del Poder Judicial?”, se consulta. Por eso, para ella la sentencia de la Corte de Apelaciones de Santiago no es un tema cerrado. “La misma Ley de Tramitación electrónica, del año 2015, permite firmar los mandatos judiciales con firma electrónica avanzada. Eso está aprobado, porque hay un artículo que lo permite. ¿Cuáles son las formas como se otorgan los mandatos judiciales en el ordenamiento jurídico chileno? Uno es ante el tribunal, y el otro, por escritura pública: lo dice la Ley del año 2015”,detalla.

Valeria Ronchera señala además que la labor del notario no debe dejarse para poder digitalizar el sistema y que no hacen falta intervinientes como los “fedatarios” propuestos por el gobierno en el proyecto de ley que busca modernizar el sistema notarial, para poder avanzar hacia el uso de la tecnología en este mercado. Por eso es crítica de la iniciativa que busca desnotarializar, lo que, a su juicio, atenta contra la certeza jurídica del actual sistema judicial chileno. “El proyecto de ley tiene cosas muy positivas, porque mejora el control, pero chocan dos instituciones jurídicas y mi propuesta es modernizar el sistema, porque independientemente que sea notario o no, yo soy siempre abogado y eso es fundamental para no echar a perder el ordenamiento jurídico. Todas estas operaciones van a la base del ordenamiento jurídico chileno y al debilitarlo el perjudicado es el ciudadano común, porque al final va a tener que judicializar el proceso”, explica.

El gobierno conoce la experiencia de la Notaría Ronchera, pero para el ministro de Justicia y de Derechos Humanos, Hernán Larraín, más allá de valorar el accionar de una notaría en particular, lo importante es que los notarios, conservadores y archiveros no esperen la tramitación de esta ley para comenzar con su proceso de digitalización. “El servicio que prestan a las personas es muy importante, y eso no lo desconocemos. Ellos cumplen un rol clave en la vida de la gente, y por ello creemos que deben avanzar rápidamente en incorporar mayor uso de nuevas tecnologías en su quehacer diario, con el fin -único- de hacer más simple la vida al usuario”, señala Larraín.

Por eso el gobierno quiere apurar el avance del proyecto de ley, iniciativa que ingresó en septiembre de 2018 y que en enero pasado culminó su primer trámite constitucional en la Cámara de Diputados, “transformándose en el proyecto de ley en la materia que más ha avanzado en la historia del Parlamento”, recalca el titular de Justicia.

“Lamentablemente el Senado, instancia a la que el proyecto ingresó en enero de 2020, no ha retomado su tramitación en la Comisión de Constitución, pese a que ha tenido trámite de urgencia en nueve oportunidades. Al gobierno le urge poder avanzar en esta materia y esperamos que sea puesto en tabla lo antes posible para retomar su discusión”, enfatiza Hernán Larraín.

Es que el gobierno no quiere terminar su período sin legislar en esta materia. “Este proyecto debe quedar aprobado durante este mandato presidencial. Estamos trabajando para ello, ya que es una reforma del todo necesaria, incluso en tiempos de pandemia. Por ejemplo, actualmente las personas están saliendo a la calle para ir al notario, porque necesitan hacer sus trámites, teniendo que pedir permisos y dejando de cumplir sus cuarentenas. Si tuviéramos nuestra reforma aprobada, quizás lo podríamos evitar, y varios de esos trámites se habrían terminado o se podrían hacer en línea. Por eso, el llamado es a avanzar en esta ley con urgencia, porque detrás de ella no hay colores políticos, sino que únicamente está el bienestar de las personas”, indica el ministro.

Pese a la demora, actualmente los notarios están activando un plan de acción para que la gente pueda realizar sus trámites en este escenario de pandemia. Así lo explica Francisco Javier Muñoz, director de la Asociación de Notarios, quien detalla que están realizando tres iniciativas: gestiones a través de videollamadas, herramienta que se utiliza para trámites sobre hechos propios, como los certificados de residencia, declaración de cesantía, declaración de situación laboral, y carta poder para el cobro de las pensiones, entre otras. También está la campaña del Notario en Terreno y el Notario en tu Auto, donde los notarios han reforzado la toma de firmas al interior de los vehículos, sobre todo para población vulnerable, que se desplace hasta el exterior de la notaría. Este caso se aplica cuando los notarios tienen un espacio que entregue seguridad a los usuarios para realizarlo.P