Hace poco más de una década, aún muchos registros en las compañías se hacían a mano y/o de forma electrónica (planilla Excel), lo que tomaba una gran cantidad de tiempo. Si bien aún queda algo de eso, cada vez más los servicios de Facility Management y Facility Services se procesan hoy sobre software y servicios en línea.

Existen variados tipos de programas, los cuales dependerán del tipo de necesidad que tenga el cliente y de cual se ocupará en la gestión de sus instalaciones. Con respecto a cómo funcionan, lo primero es contar con un levantamiento de las necesidades que tiene el cliente, sus activos, los tipos de servicios que requieren se gestionen con el software.

Según Sergio Ponce, director de Operaciones de grupo Eulen Chile, "la tecnología ayuda a tener el control y gestión efectivo del servicio de Facility, dado que minimiza los tiempos de respuesta, permite tener un historial de fácil y rápida consulta. Hoy, al contar con la información exacta, los software permiten trazabilidad y nos genera la oportunidad de optimizar y generar planes de mejora", dice Ponce

Cecilia Mayo, directora de Marketing de Edenred, es de una opinión similar. "Antiguamente, la gestión de beneficios laborales podía llegar a ser engorrosa. Al día de hoy, en cambio, las plataformas tecnológicas ayudan a crear ahorros en eficiencia y a enfocar los esfuerzos estratégicos de las compañías", dice Mayo.

En el caso del beneficio de alimentación laboral, Edenred con Ticket Restaurant cuenta con tarjetas que son recargadas por medio una de cuenta maestra, en el sitio web privado de cada cliente.

Para Alejandro Soto: gerente de Plataforma Facility Management de Sodexo On- Site, el mercado presenta excelentes aplicaciones, cada una de ellas con usos y beneficios específicos que se adecuan a las necesidades del cliente y entre las cuales destacan sistemas: como Maximo, Archibus, Synchroteam. "La prestación de los servicios requiere de la tecnología necesaria para dar trazabilidad a su cumplimiento. Las empresas que incorporan tecnologías en sus procesos resultan ser más competitivas", comenta Soto.

Incluso, para los especialistas, hoy, los desafíos están en incorporar los avances tecnológicos asociados a la robótica e inteligencia artificial (IA) que permitirán automatizar prestación de los servicios en las instalaciones, asegurando productividad y eficiencia.

Por ejemplo, en el caso de ISS, tienen varias soluciones como "FMS@ISS", un software que permite crear instalaciones, activos, órdenes de trabajo, crear y seguir proyectos específicos entre otros; y "PCapp@ISS" aplicación móvil que permite medir el rendimiento de los equipos humanos de operaciones que constantemente están en terreno. "La anticipación a los problemas, el poder tomar decisiones informadas en el tiempo adecuado y contar con bases de datos compartidas con nuestros clientes permite otorgar la transparencia que éstos requieren cuando externalizan uno o varios servicios", explica Paulo Pérez, gerente técnico Business Development, de ISS Chile.