¿Cómo hacer un home office de manera exitosa?

Desde octubre del año pasado, luego de un estudio realizado por Talana, donde se identificó que hasta un 60% de las empresas de servicio a nivel nacional habían implementado teletrabajo, posterior a los eventos del 18 de octubre, comenzaron a trabajar una modalidad basada en uso de tecnología para aplicar trabajo online, cumpliendo con todos los objetivos de la corporación.

En el estudio se identificaron diferentes problemas, la mayoría ligados a la falta de herramientas de comunicación y orden entre las distintas áreas.

Si bien existe un proyecto de ley relacionado con el teletrabajo, y se ha visto interés en empresas de diferentes rubros para implementar herramientas que permitan ejercer mayor flexibilidad laboral, hoy la contigencia nos ha llevado a aplicarlo de manera inmediata. Donde lo primero es establecer horarios y pautas online entre los colaboradores para lograrlo de manera exitosa.

Lo básico es ver primero con cada persona la posibilidad de trabajar desde casa, que lleven consigo su notebook y cuenten con conexión a internet.

Lo segundo, es establecer, probar y promover el uso de una herramienta/plataforma de comunicación masiva para videoconferencias tipo Microsoft Teams, Hang Outs o Zoom. Talana utiliza su propia plataforma para disponibilizar la información corporativa, dejando fuera whatsapp, que si bien es la plataforma más popular, nosotros optamos por no utlizarla para temas laborales.

Lo primero es que cada equipo coordine sus tareas utilizando herramientas tecnológicas acordes con sus objetivos, por ejemplo: El equipo comercial utiliza un CRM (PipeDrive), el equipo de soporte lleva sus casos en el sistema de atención a clientes (Hubspot), los de desarrollo planifican en su sistema de gestión de proyectos (Jira) y el resto utiliza una mezcla de calendarios compartidos (Google Calendar), gestión de tareas (Monday) y correo electrónico.

Luego, se debe crear una estructura que todos deban seguir, si bien son consejos simples, es clave la tecnología y el orden.

09:00 - Todo el equipo se conecta a una trasmisión en vivo con las novedades y planificación del día o la semana, ésta es dirigida por el CEO.

09:30 - Cada equipo se conecta a través de videoconferencia para establecer tareas y acciones que se deben realizar durante la jornada, las cuales quedan registradas para posterior revisión de avances.

11:00 – Algunas personas se reúnen presencialmente para coordinar tareas o realizar reuniones de trabajo (en caso de ser muy necesario)

Durante la mañana los equipos se mantienen conectados a través de la app de Talana, llamadas de teléfono y/o videoconferencias.

15:00 - Reuniones por videoconferencias, todas las necesarias, según cada equipo requiera. Tanto internas como con clientes.

17:00 - Una oficina vacía no significa que el equipo no esté trabajando.

18:00 - Llamada del líder de cada equipo a sus respectivos miembros para saber los resultados del día (reporte de los avances), planificación de tareas para el próximo día y dejar registro en cloud todo lo elaborado desde casa.

Esta es la pauta general para seguir en un día de trabajo puntual o iniciando un ciclo de teletrabajo.

En un período regular de homeoffice, la transmisión en vivo del CEO, Talana sugiere realizarla una vez por semana o cada vez que la información a difundir lo requiera.

* Gerente General de Talana.