¿Terminaste de trabajar desde casa? Prepárese para compartir su escritorio

Sarah Vanunu comenzó un nuevo trabajo hace tres semanas en MyHeritage, una plataforma de genealogía en línea con sede en Or Yehuda, Israel, y gracias al rápido lanzamiento de vacunas de en ese país, ha sido elegible para trabajar en persona desde que comenzó. Pero solo entra los lunes y miércoles y no deja nada en su escritorio asignado, ya que diferentes personas trabajan allí los otros días de la semana.

“Es muy divertido comenzar un nuevo trabajo y no conocer a todos por adelantado”, dice. “Todavía no conozco a la mitad de mis colegas”.

MyHeritage, que emplea a unas 400 personas en Israel, todavía funciona a capacidad reducida debido a las restricciones del Covid. La Sra. Vanunu, quien dirige las relaciones públicas de la empresa, viene a trabajar con solo una computadora portátil y un mouse. Hay un escritorio completamente limpio esperándola allí, sin nada más que un monitor. Si quiere venir otros días, debe hacer una reserva en línea y ser asignada a un escritorio al azar en otro lugar.

Mientras millones de trabajadores regresan a la oficina, muchos regresarán sin un escritorio propio. Algunos aprecian la flexibilidad de tener un escritorio compartido, que no son completamente nuevos, pero se han vuelto mucho más populares como parte de los planes posteriores a la pandemia para el trabajo híbrido.

Pero los escritorios compartidos también significan más tiempo dedicado a administrar reservas, coordinar con los equipos y ayudar a los empleados a sentir un sentido de pertenencia sin un lugar dedicado para ellos en la oficina. Los expertos y los trabajadores dicen que hay formas de optimizar estos espacios, incluida la asignación de escritorios a grupos en lugar de a individuos, la planificación de horarios, la designación de áreas para socializar y la atención especial a los trabajadores con necesidades especiales o discapacidades.

Una de las principales razones por las que las reservas en el escritorio son una parte importante del regreso al trabajo de muchas empresas es que la mayoría de los trabajadores aún no han recibido la orden de venir cinco días a la semana, por lo que sus horarios siguen siendo variables. Y muchas oficinas están reabriendo con una capacidad inferior a la máxima. El director ejecutivo de JPMorgan Chase, Jamie Dimon, escribió en su carta anual a los accionistas en abril que el banco podría necesitar solo 60 puestos por cada 100 empleados después de la pandemia.

“Es necesario que la mayoría de los empleados vengan casi todos los días para justificar la asignación de un escritorio”, dice Amy Yin, fundadora de OfficeTogether, una compañía de software de reserva y programación de oficinas con sede en San Francisco.

Algunas empresas también quieren evitar asignar escritorios para poder limpiarlos con más frecuencia como parte de los protocolos de higiene mejorados de la era de la pandemia.

El concepto clave que surge en torno a los sistemas de reserva de escritorios es el de “vecindarios”, donde ciertos equipos pueden reunirse algunos días a la semana, en lugar de trabajadores individuales que reservan sus propios escritorios y entran a voluntad.

MyHeritage, que se abrió para el trabajo en persona en abril, designó uno o dos días de la semana específicos para cada equipo, como investigación y desarrollo o producto, dice la gerente de instalaciones de la compañía, Katerina Breitman.

El día más popular para el trabajo en persona en este momento es el jueves, según datos compilados en mayo de unas 10.000 oficinas en todo el mundo por Robin, una plataforma de gestión del lugar de trabajo. (El menos popular es el viernes).

Es probable que los arreglos laborales flexibles se queden aquí: en una encuesta de 2020 de 77 empresas en todo el mundo realizada por CBRE Research, el 56% de los encuestados anticipó un mayor uso del espacio de oficina flexible.

La interacción social puede ser una de las partes más complicadas de estos arreglos a largo plazo, ya que los trabajadores ya no pueden pasar por el escritorio permanente de un colega para una charla no planificada. Una encuesta de 2018 realizada por Workthere, una empresa de espacios de trabajo conjunto, encontró que solo el 46% de los trabajadores encuestados sentían que eran más productivos en un entorno de escritorio compartido en comparación con tener su propio escritorio.

Una solución alternativa es designar áreas solo para socializar. La oficina de Austin, Texas, de la consultora Bain & Co., que reabrió en mayo en WeWork, tiene un área de bullpen, un espacio abierto con mesas más grandes con capacidad para unas 25 personas, para facilitar los momentos más frescos, dice Peter Bowen, socio allí.

Las transmisiones en vivo también pueden ayudar a los trabajadores a mantenerse al tanto unos de otros, dice Zach Dunn, cofundador de Robin con sede en Boston. “A principios de año, [nuestro software] básicamente mostraba escritorios y asignaciones de asientos, pero ahora es un mapa actualizado en tiempo real a medida que las personas se mueven por la oficina”.

Con el tiempo, las empresas han mejorado en la capa adicional de planificación necesaria para trabajar en una oficina que tiene capacidad para menos personas en más lugares. En Austin, Bain les pide a los empleados que indiquen en una aplicación móvil qué días planean venir la semana siguiente. Si muchas personas planean venir en un día en particular, podrían asignar la mañana a un determinado equipo y la tarde a otro diferente.

OfficeTogether permite reservar con hasta 30 días de anticipación, pero Yin dice que la mayoría de las empresas tienden a reservar con dos semanas de anticipación.

Los trabajadores con discapacidades, así como los trabajadores que están acostumbrados a tener adaptaciones específicas en sus estaciones de trabajo, pueden tener más dificultades para adaptarse a los escritorios compartidos.

Es importante diseñar estas oficinas para que sean accesibles desde el principio, dice Deborah Foster, profesora de Cardiff Business School en Gales que estudia la diversidad en el lugar de trabajo. “Asegurar que el diseño sea accesible para sillas de ruedas y colocar marcadores sensoriales en los pisos para guiar a las personas con discapacidades visuales son dos consideraciones”, dice ella. También es importante: iluminación adecuada y garantizar que haya espacios silenciosos para los trabajadores que necesitan utilizar tecnologías de asistencia como software de reconocimiento de voz.

Para los trabajadores que no pueden ser acomodados a corto plazo, los empleadores deberían ser más flexibles al permitirles continuar trabajando desde casa, dice el Dr. Foster.

Una última cosa que los trabajadores pueden perderse con los escritorios compartidos es la oportunidad de arreglar sus espacios de trabajo con recuerdos personales.

El Sr. Bowen, en Bain, solía tener todo tipo de tchotchkes en su antiguo escritorio en Chicago: fotos, una carpeta con presentaciones de la empresa de 20 años, un trofeo del torneo de golf de su empresa. Eventualmente regresará allí para recuperar sus recuerdos, pero ya no siente que necesita tenerlos en su escritorio para que sus colegas los vean. En cambio, simplemente los guardará en su nuevo hogar en Texas.

“El auge de la oficina en casa ha creado un segundo lugar para todas esas cosas”, dice.