Por qué no debes contestar correos electrónicos pasivo-agresivos, según una experta

Los avances de la tecnología han facilitado que hoy en día todo esté a un click de distancia. Subir una fotografía del viaje que estás haciendo, comprar eso que tanto anhelabas, conversar con un ser querido que está a varios kilómetros de distancia, todo eso y más es posible hacerlo en cuestión de segundos.

Sin embargo, eso también conlleva que a diario estemos expuestos a situaciones que no son del todo de nuestro agrado. Hablamos de esos correos electrónicos de un jefe o compañero de trabajo que busca comunicarse rápidamente con nosotros, y aunque pareciera ser amigable a simple vista, la realidad es que tiene un tono pasivo-agresivo.

Cuando leemos el contenido que hay en ese correo podríamos sentir incertidumbre sobre cómo hay que reaccionar. ¿Hay que contestar de la misma manera? ¿Es mejor demostrar que no soy igual y escribirle en un tono cortés? ¿Lo ignoro? Son algunas de las interrogantes que nos podrían invadir en esos minutos.

Para la coach ejecutivo y experta en comunicación, Susan Room, la decisión más acertada que podrías tomar en esos momentos es no mandar ninguna respuesta. Así lo explicó al medio estadounidense CNBC.

Aunque es cierto que el correo electrónico es una forma rápida de poder comunicarse con otros por motivos laborales u otras situaciones, podría no ser la mejor opción entre todas las que existen. Aún más, si se considera que ese mensaje posee “sentimientos negativos hacia el destinatario”, dice la especialista al citado medio.

Después de leer frases como “hay que prestar atención a”, “un recordatorio amistoso”, “por favor avisar”, “como he dicho antes” o “según el mail que envié antes”, una reacción natural es querer responder inmediatamente y así defendernos.

Room menciona que más hay que comprender que más que “ganar una discusión”, se debe velar por mantener una atmósfera laboral sana y positiva.

En lugar de responder ese correo electrónico, la experta en comunicación plantea las siguientes alternativas: abordar el tema en una conversación frente a frente o por medio de una llamada telefónica.

Según explicó la coach a la compañía Tollfree Forwarding, que en 2022 hizo un informe de las frases más pasivo-agresivas que pueden haber en mails, las razones para optar por hablar directamente con nuestro colega o jefe son variadas.

En primer lugar, cuando realizamos una conversación telefónica o en persona, podemos ir acomodando nuestra voz según la intención de lo que queremos comunicar. En cambio, un mensaje podría malinterpretarse o no redactarse de la forma más adecuada.

Segundo, esta alternativa podrá ahorrarte tiempo porque hay ocasiones en que las respuestas de los correos electrónicos tardan un poco en llegar. Por último, Room explica que cuando se ha conversado con el otro y las cosas han quedado más claras, la probabilidad de adquirir una conducta pasivo-agresiva es menor.

Pero, ¿de qué forma es mejor abordar esa charla tras haber recibido un mensaje lleno de negatividad? Room dice que lo primero es estar tranquilo y usar “un tono de voz cálido y directo” con quien está escuchándonos.

“Pregúntales si ven tu punto de vista. Si no es así, explique más y sienta empatía. Todos tenemos puntos ciegos. Pregúntales cuáles son los tuyos y toma en cuenta lo que dicen. Estos son los ingredientes de una conversación en la que todos ganan”, dijo la especialista a Tollfree Forwarding.

Si aún no te convence del todo esa alternativa y aún así quieres responder de mala forma a quien te escribió de mala manera, Room sugiere que algo que podría ayudar es expresar todas esas emociones negativas “de forma privada”. Un ejemplo es grabarte expresando todo lo que sientes y luego escucharlo. “Nueve de cada diez veces te alegrarás de no haber presionado enviar”, asegura.

“En última instancia, si siente que hay un conflicto, deje de enviar correos electrónicos y mejor hable con la gente. Y antes de hacerlo, además de preparar lo que vas a decir, planifica cómo usarás el superpoder que es tu voz para decirlo”, sentenció Room.