Cómo calcular cuándo necesitamos sumar un nuevo trabajador al equipo

“¿Cuál es el criterio empleado para determinar que es necesario contratar a alguien más aparte del equipo inicial? Lo consulto ya que aún no entiendo cómo razonar la necesidad de ese costo operativo; algunos me han indicado que el sueldo de una persona adicional debe ser el 30% de las ganancias que se obtendrán con él. Quisiera saber tu opinión”, es la pregunta que nos llegó hace unos días a Diario de un Emprendedor.

Sin duda, una de las partes más difíciles de ser independiente y tener un negocio propio es comenzar a formar equipo, sobre todo si no contamos con mucho conocimiento formal sobre las leyes laborales, ya que sumar una persona extra a nosotros, con contrato, representa una gran responsabilidad como emprendedores y, desde ahora, empleadores.

Al comienzo está el constante miedo de cometer un error y sentir que integrar a alguien más, en lugar de ser provechoso para nuestro negocio, se puede convertir en un problema. Por eso, mi primera recomendación es: antes de contratar a este nuevo colaborador, investiga e infórmate sobre todo el aspecto legal que esto implica.

Otro motivo que nos puede causar temor antes de contratar a alguien es cumplir cada mes con su sueldo; por eso es importante que estemos seguros de que nuestro negocio se encuentra preparado para enfrentar esta responsabilidad.

Además, en la parte práctica, es donde creo que se encuentra lo más difícil: aprender a delegar y entregar las funciones adecuadas a la persona para que el trabajo que haga sea realmente un aporte dentro de nuestro negocio. Desde el comienzo debemos tener bien claro qué labores le designaremos y en qué contribuirán a partir de nuestros propios objetivos.

En esta situación es cuando aparece el mal del emprendedor: creemos ser indispensables en nuestro negocio y que nadie hará las cosas mejor que nosotros, lo que nos lleva a muchas veces no querer delegar ciertas tareas y continuar haciéndolas, a pesar de tener un colaborador. Sentimos que nadie le pondrá el mismo amor y las mismas ganas que nosotros, pero es muy importante que aprendamos a transmitir nuestra visión, nuestros objetivos y entregar las herramientas necesarias para que el colaborador realice las labores de la manera en que estimemos conveniente.

Algo que también nos puede pasar es que nos invada la desconfianza. Seamos sinceros: es muy normal que en un comienzo no confiemos completamente en alguien que recién estamos conociendo, especialmente si tendrá que manejar dinero.

Son muchos los miedos que se pueden presentar a la hora de tomar la decisión de contratar una persona nueva, pero formar un buen equipo es un paso fundamental por el que un negocio debe pasar a medida que va creciendo.

Al igual que en todo, es lógico que en un comienzo no sepamos muy bien cómo llevar a cabo este proceso y cometamos algunos errores. A mí me pasó: cuando recién contraté al primer colaborador de mi almacén, no supe cómo asignarle bien las funciones o cómo delegarle tareas que inicialmente hacía yo. Como el negocio solo lo manejaba yo, a ratos con ayuda de mi madre y mi esposo, lo que más me costó fue efectivamente entregarle mis labores a alguien más.

Cuando di el paso, debo asumir que no analicé mucho los números, sino que solamente lo hice pensando en la situación por la que estaba pasando en ese momento: necesitaba ayuda, ya que estaba casi 24/7 en mi local y el tiempo ya no me estaba dando para compensar el negocio con la familia. Además, no daba abasto sola con la atención de los clientes, que cada vez eran más, por lo que perdía muchas ventas.

Entonces intenté hacer algo muy simple: analicé el punto de equilibrio de mi negocio. Esto significa, básicamente, sumar todos los gastos fijos y variables que tenía durante el mes, agregando en esta suma el sueldo de la persona a contratar. Con esto, ya podía determinar cuánto necesitaba vender y ganar durante el día para que a fin de mes me alcanzara para cubrir todos los gastos.

En el caso de que, al analizar esto, se obtuviese un resultado insuficiente para incluir un colaborador, mi consejo es que en ese momento se planteen el objetivo a seguir para lograr las utilidades necesarias.

Esta es la metodología que yo he utilizado y que me ha dado resultado, por lo que no puedo contestarles si el sueldo de la persona tendría que ser específicamente el 30% de las ganancias que se obtengan con ella. Desde mi experiencia, puedo confirmarles que mi método funciona: hoy en día mi almacén me permite tener a cuatro personas contratadas usando este procedimiento.

Si bien estos son los consejos que les puedo entregar para cuando recién están iniciando este proceso, el tema irá variando a medida que nuestro negocio vaya creciendo, ya que mientras más trabajadores necesites contratar, más serán los temas que deberás saber manejar. En este caso es cuando les recomiendo contratar un servicio profesional y asesorarse.

En mi caso contraté un servicio contable que, además de manejar las finanzas de mi negocio, también se hace cargo de todo lo relacionado a recursos humanos, es decir, liquidaciones, pagos de imposiciones, finiquitos, etc. Recordemos que no es necesario que seamos expertos en todo lo que implica nuestro negocio y que para las cosas que no conozcamos bien, es importante buscar asesoría.

Cada una de las personas que sumemos a nuestro equipo siempre aportará al crecimiento de nuestro emprendimiento, pero para que efectivamente sea así es muy importante que, desde un inicio, tengamos bien claro qué labores cumplirá cada uno y cuál será la meta que logrará.

Los invitamos a dejar todas sus dudas e inquietudes respecto de sus emprendimientos, que serán respondidas semanalmente por Verónica Oliva en esta sección.