Consejos para elaborar y ejecutar el presupuesto de una pyme

Hay algo que siempre debe estar muy claro: por muy pequeña que sea, una empresa nunca debe dejar de desarrollar un presupuesto anual. Básicamente, porque es una herramienta clave de administración que permite ver la capacidad de crecimiento del negocio, asignar los recursos de la mejor manera y saber si el capital con el que se cuenta será suficiente.

En palabras simples: esta planificación será la principal herramienta de control de gestión de la empresa, y muy importante a la hora comparar mes a mes la proyección que se hizo con el desempeño real; es decir, cuánto he ocupado de ese presupuesto respecto de lo que preví, ajustar si es que hay que hacerlo o ver qué decisiones se deben tomar.

Cabe decir, eso sí, que este no es un documento perfecto, ya que está basado en estimaciones. Pero es un punto de partida, que puede estar fundamentado en el comportamiento de años anteriores de la empresa, en estudios o en costos estándar.

Respecto de los plazos, el presupuesto del año que viene, dicen los expertos, debe estar listo, a más tardar, en diciembre. No en enero, febrero y mucho menos en marzo.

Ahora, ¿qué tiene que considerar un presupuesto? Los ingresos —tener claro cuál es el promedio de ingresos que la empresa obtiene en un período concreto—, costos operativos, costos administrativos —que no tienen que ver con la operación directa del negocio, sino con gastos fijos, como arriendo de oficina, activos de la empresa, etc.— y costos de recursos humanos.

En tanto, es elemental que, a la hora de establecer un presupuesto anual, la contabilidad de la empresa esté actualizada y en orden. La razón: permitirá que conozcas completamente tus activos —bienes y otros recursos de los que es propietaria una empresa— y pasivos —deudas y obligaciones pendientes de pago—, y así la asignación de recursos será eficiente y realista.

“Para cualquier negocio, independiente del sector o industria, la planificación del presupuesto es una tarea fundamental, siendo el primer paso para identificar gastos e inversiones que fomenten el crecimiento y generación de mayores ingresos”, plantea Matías González, gerente de Claro Negocios.

Para lograrlo, señala González, hay una serie de pasos y recomendaciones para planificarlo y muchas herramientas digitales que facilitan este trabajo: “Las más comunes son planillas o libros de cálculos, tales como Excel, Google Drive y otras aplicaciones. En la compañía, desde hace algunos meses, hemos incorporado a nuestra oferta de servicios este tipo de herramientas, en un modelo de renta mensual, permitiendo a las Mipymes ocuparlas sin tener que realizar grandes inversiones, minimizando el riesgo y facilitando el acceso a este tipo de tecnologías”.

Benjamín Jordán, licenciado en Ciencias Jurídicas y Sociales de la Universidad Diego Portales, diplomado en Derecho y Negocio de la Universidad Católica de Chile, magíster en Derecho de Negocios de la Universidad Adolfo Ibáñez y coordinador de la Red de Expertosendeudas.cl, entrega tres claves concretas para que las pymes elaboren su presupuesto anual.

Conocer su punto de equilibro o umbral de rentabilidad: En términos sencillos, explica, que el dueño (o encargado de realizar el documento) sepa a partir de qué cifra de ventas se comienza a ganar dinero o a obtener utilidades. “Supongamos que una pyme fabrica productos, entonces debería saber sus ventas, costos variables de fabricación, costos variables no relacionados a la fabricación, margen de contribución, costos fijos de fabricación, gastos de administración y ventas. Y luego, cuando determine su resultado operacional, debe obtener utilidades por sobre todos los costos fijos o variables que tenga, de manera que estaría ganando dinero con su industria”, detalla.

Conocer los números actuales de su negocio: Muchas pymes, dice Jordán, no pueden tener certeza de cuánto ganarán en el futuro porque sus ingresos son inciertos. En ese caso, indica, deben tener un control de las entradas que registran actualmente, también un control de los costos que generalmente tienen que cubrir y cuentas por cobrar a quienes les deben dinero, para así proyectar cuáles serán los flujo de caja futuros.

Provisionar: Prever las situaciones futuras que puedan alterar el presupuesto. Así, es importante provisionar gastos que puedan ocurrir que no están previstos como, por ejemplo, despidos u otras contingencias.