Con la acelerada transformación digital que vivimos, una de las herramientas más indispensables por estos días es la nube, capaz de guardar cualquier tipo de información que se necesite mantener digitalizada, con las ventajas que eso implica: procesos más eficaces, mayor acceso desde distintos lugares y menor riesgo de pérdida de datos.

Muchos son los servicios de nubes que se ofrecen actualmente en el mercado. Están las gratis, que cuentan con un máximo de cuota liberada -hasta alrededor 15 GB- y las de pago, que ofrecen un espectro más amplio de almacenamiento y otros beneficios. ¿Qué criterios se deben tener en cuenta para contratar los servicios de una nube?

“Mucho se ha hablado de los beneficios que tiene contratar servicios en la Nube o Cloud. Entre ellos está el bajo costo de adquisición (modelos de cobro por uso), flexibilidad (contratos sin costos de terminación) y disponibilidad inmediata de recursos. Sin embargo, para poder aprovechar todos los alcances de este tipo de servicios es necesario evaluar qué tipo de conexión se requiere para que la performance sea óptima”, dice Matías González, Gerente de Claro Negocios, compañía que cuenta con Claro Cloud. Del mismo modo, añade el ejecutivo, “hay que tener claridad respecto a qué información del negocio estará en la nube y cómo se asegura el respaldo y entorno seguro y, por último, cuál es el soporte y qué tiempos de respuesta ofrecen”.

Hoy, el mercado de proveedores es muy amplio y además maduro, con alternativas locales e internacionales, por lo que es muy probable encontrar servicios, modelos de atención y soporte que se adecúen a las exigencias de mi negocio.

Las nubes gratuitas, si bien es cierto entregan una buena cantidad de espacio, hoy están siendo insuficientes hasta para quienes les dan un uso personal. “Una empresa necesita una cantidad más amplia para poder entrar y usar todos los recursos que necesita alojar allí. Incluso yo diría que a nivel individual son absolutamente insuficientes”, explica el director de la Alianza Chilena de Ciberseguridad, Ubaldo Taladriz, quien en conjunto con Jaime Caiceo, socio de Consultoría en Data Analytics de EY, detallan aquí qué tipo de espacio en la nube se necesita de acuerdo con las labores para las que se necesita.

Situación 1: ¿El promedio de archivos que se subirán es más bien grande? ¿Habrá muchos trabajadores almacenando archivos al mismo tiempo?

Recomendación: una nube sobre los 250 GB.

El primer paso para saber cuántos GB se necesitan es calcular la dimensión promedio de los archivos que allí se guardarán: “Hay que considerar la cantidad de documentos con su tamaño promedio y las transacciones mensuales con su respectivo tamaño, todo esto dependiendo de la cantidad de trabajadores con los que cuente el negocio”, precisa el director de la Alianza Chilena de Ciberseguridad.

Situación 2: ¿Se subirán a la nube principalmente archivos en formatos Excel y Word? ¿Se ocupará solo un sistema para reuniones virtuales?

Recomendación: una nube de 100 GB.

Para quienes tengan un negocio que solo maneje documentos en formato Word o Excel -como una oficina tributaria, por ejemplo- y ocupen una sola aplicación que permita reuniones virtuales o ciertas interacciones, el espacio en la nube requerido será mucho menor a las empresas que deben almacenar muchos archivos gráficos o audiovisuales, por ejemplo. Ubaldo Taladriz precisa: “Si la empresa maneja muchos documentos visuales, claramente debe fijarse en elegir una nube con mayor capacidad de almacenamiento, además de un servicio de internet con un mayor ancho de banda”.

Situación 3: ¿Se alojará en la nube un programa que deberá ser usado por varias personas al mismo tiempo?

Recomendación: una nube de entre 500 GB- 1 TB.

Las empresas que trabajan esencialmente en equipo y necesitan de un programa de colaboración simultánea que se aloje en la nube deben elegir mayor capacidad en esta y un ancho de banda más alto para la conexión. “Todas las aplicaciones que tienen que ver con temas de streaming visuales, audio, videos en general y una demanda mayor de ancho de banda, también demandarán un mayor almacenamiento en la nube, porque hay un tema de trabajo compartido y mayor usabilidad de recursos en este sentido”, describe Taladriz.

“Por ejemplo, si estás haciendo una transmisión en vivo y eso está compartido a través de diversas aplicaciones en la nube, con interacciones de muchos usuarios, se hace necesario un ancho de banda mucho más alto, sobre todo en la velocidad de upload; pero, en general, las interacciones de aplicaciones en la nube, como son aplicaciones web, en su gran mayoría requieren el mismo ancho de banda que requiere una página web común y corriente”.

Para los siguientes aumentos de capacidad que se realicen a la nube, las distintas empresas que ofrecen el servicio cuentan con algo llamado escalabilidad: si aumentan los requerimientos de almacenamiento por parte de la empresa, el proveedor aumentará la capacidad. Taladriz destaca esto entre las principales ventajas que los proveedores de nube entregan a sus clientes.

La mejor manera de distinguir exactamente el momento en que se necesite aumentar la capacidad de la nube, según Jaime Caiceo, es “conociendo las capacidades de escalabilidad del servicio; también es muy relevante analizar los niveles de usabilidad en la empresa”. Gracias a esta característica, explica el especialista, la capacidad que puede llegar a tener la nube contratada es ilimitada.

También es posible hacer el ejercicio inverso: elegir un servicio cloud que trabaje bajo la modalidad SAAS (Software As A Service, por sus siglas en inglés); es decir, que disponga de una nube que dé acceso a diversas herramientas y programas en un solo lugar. En el mercado existen alternativas que ofrecen, por ejemplo, un determinado espacio en la nube y además acceso a las funcionalidades de Office 365 y Google Workspace, entre otras.

Para quienes deseen solamente traspasar sus documentos o recursos digitales, sin contratar servicios extra, Taladriz recomienda seguir una estrategia de ‘rehosting’ (traspaso de toda la información a la nube) “recomendada para las organizaciones que están iniciando su camino hacia la nube”.

Luego de elegir la nube, es necesario saber cómo mantenerla y que funcione bien para la organización. Jaime Caiceo advierte: “En la mayoría de los casos son los usuarios los que no gestionan correctamente los mecanismos de control y protección de los datos de la organización. En un estudio, Gartner (empresa consultora de las tecnologías de la información) predijo que para el año 2025 el 90% de las organizaciones o negocios que no controlen el uso de la nube pública compartirán datos sensibles de forma inapropiada”. De ahí que sea tan importante informarse, en paralelo a las opciones de almacenamiento, sobre las alternativas de ciberseguridad para proteger la información.