Flujo de caja: la importancia de llevar el registro de los ingresos y egresos

Una persona que comienza un negocio no necesariamente es especialista en números. De hecho, puede pasar que, incluso, los temas financieros sean un dolor de cabeza para él o ella. Sin embargo, debe buscar una manera de tener en orden elementos fundamentales para su empresa, como lo es el flujo de caja.

El flujo de caja son los movimientos de efectivo del emprendimiento. Es decir, los ingresos y egresos de caja que, en general, es el activo más líquido —capacidad de un bien de convertirse en dinero en el corto plazo— de un negocio.

Según explica Harold López, académico del Departamento de Control de Gestión y Sistemas de Información de la Facultad de Economía de la Universidad de Chile, tener un desorden en este registro suele tener impacto negativo en las posibilidades de subsistir de la pyme.

Primero, dice López, porque “el administrador no tiene conciencia de las necesidades de efectivo emergente, lo que imposibilita una adecuada planificación, teniendo que recurrir a un financiamiento mucho más costoso y con mayor tiempo desperdiciado en la negociación, o deshacerse de activos importantes para el crecimiento de la empresa. Eso es en el mejor de los casos. En el peor de los casos es que no pueda refinanciarse y deba liquidar el emprendimiento”.

Por otro lado, explica, “el efectivo es un activo extremadamente sensible y tentador, por lo que se debe llevar un estricto control de quienes tienen acceso al mismo, así como a los sistemas de registro. De no ser así, los problemas tienden a ser advertidos cuando ya es demasiado tarde”.

Por lo anterior, dice, es importante que, “por ejemplo, no se puedan hacer cambios sin que quede registrado quién los hizo y por qué. En este sentido, una planilla Excel es una herramienta no recomendada. Además, hay que verificar que lo que diga el sistema es lo que realmente existe, pues el papel aguanta todo, y también, dependiendo del tamaño de la empresa, separar funciones de forma tal de evitar fugas de efectivo no autorizadas”.

Con todo, es importante enfatizar en que la contabilidad de caja no solo consiste en llevar un registro de los ingresos y egresos de efectivo que se generan, sino también en identificar los futuros para planificar de manera adecuada y dejar espacio para situaciones que suelen suceder, como, por ejemplo, que un cliente no pague a tiempo. “Siempre hay que tener un plan B”, dice el contador auditor.

Concretamente, para armar el flujo de caja hay que contar con toda la información contable de la empresa y definir el período a analizar. Tras esto, hay que considerar las entradas, que son generalmente las ventas, y descontar los egresos, que son los gastos que se deben pagar con ese efectivo disponible. De esta forma, el emprendedor o la emprendedora sabrá con cuánto dinero líquido cuenta por mes (o el lapso de tiempo que esté proyectando).

Para ser más claros todavía: ¿qué no es caja? Los depósitos a plazo, las cuentas por cobrar, etcétera.

Como última cosa, el académico comenta que muchas veces los emprendimientos no quiebran por estar endeudados, “sino porque no generan la suficiente caja para hacer frente a las obligaciones de corto plazo. Es decir, no por no tener la liquidez suficiente”. Además, indica, “tener demasiado efectivo puede significar una pérdida desde el punto de vista de la oportunidad, pues no se está invirtiendo en el negocio”.