Kit inicial: lo que necesitas para empezar a digitalizar tu negocio

La digitalización de las pymes y emprendimientos, que se vio acelerada por las necesidades surgidas de la pandemia de Covid-19, es importante, entre otras cosas, para optimizar los procesos del negocio, reducir costos, hacer un uso eficiente de los recursos, tanto del dinero como del tiempo, y también para lograr que sea más competitivo en el mercado. Por otro lado, aporta al trabajo remoto, que se volvió una tendencia debido a la crisis sanitaria y que muchos han optado por mantener o, al menos, el modo híbrido.

Para un emprendedor o emprendedora que esté empezando (o en proceso de) digitalizar su negocio, ¿qué es lo básico que debe tener en cuenta?

Sitio web: un emprendedor o emprendedora lo primero que debe hacer es crear un sitio web, que será el lugar donde presentará su negocio, ya sea de productos y servicios, y donde los clientes y potenciales clientes lo encontrarán. En el caso de una pyme que vende productos, se ha vuelto fundamental tener una tienda virtual o e-commerce, porque podrá llegar a muchos más clientes y no limita así sus ventas a una tienda física.

Redes sociales: la decisión de abrir cuentas en redes sociales no es aleatoria, primero hay que hacer un análisis del negocio, sus necesidades y el target para entender cuál (o cuáles) será la mejor opción: ¿Facebook? ¿Instagram? ¿Twitter? ¿TikTok? Una vez que ya se definió qué redes se utilizarán para dar a conocer el emprendimiento y capturar así potenciales nuevos clientes, se deben aprovechar otras alternativas que estas entregan, como las campañas publicitarias o ads.

Almacenamiento en la nube: para no invertir en hardware de almacenamiento, tener todo en el mismo lugar y poder compartir fácilmente documentos, es importante que en tu emprendimiento integres el uso de sistemas de almacenamiento, donde existen varias opciones. Empresas como Claro cuentan con un Smart Working Negocios, que es muy útil como pack de herramientas, entre ellas Cloud, que que permiten a los usuarios guardar y sincronizar archivos en línea y entre ordenadores y también compartir archivos y carpetas con otras personas y con tablets y móviles.

Organización de tareas en la nube: este tipo de softwares ayuda a organizar el trabajo del día a día como también a gestionar los proyectos, a los cuales se les puede hacer seguimiento, y distribuir las tareas si es que trabajas en equipo. Al utilizar este tipo de sistema en la nube, además, puedes disponer de toda esta información a través de cualquier dispositivo, en todo momento.

Reuniones virtuales: en tiempos de trabajo remoto, las reuniones virtuales se volvieron una necesidad. Para eso es importante contar con herramientas de comunicación como Zoom, Meet o Microsoft Teams.

Digitalización de trámites: la documentación digital permite ahorrar tiempo, pero también costos asociados a trámites que emprendedores y emprendedoras deben realizar debido a que sus datos están respaldados en línea y, por lo tanto, no hay necesidad de utilizar papeles o tener registro físico.

Internet veloz y que vaya contigo. Puede parecer algo básico, pero hay muchos negocios que necesitan de una banda de ancha veloz y debes tenerlo como parte del presupuesto, si quieres estar en conexión con tus clientes. No basta con tener y confiar en tu smartphone. Hay planes BAM, pensado en que puedes ocuparlo en cualquier momento y lugar, de manera rápida y segura, bajo la idea de llevar tu empresa a donde quieras.

El Servicio de Impuestos Internos (SII) dio un paso importante y ayudó significativamente a la digitalización de las empresas con la posibilidad de emitir boletas, facturas y guías de despacho digitales.

Además de lo anterior, existe la firma electrónica, un carnet de identidad virtual que es intransferible y cuenta con los más altos estándares de seguridad para realizar todo tipo de transacciones electrónicas. Para que el también llamado certificado digital sea reconocido, debe ser entregado por una entidad acreditada por organismos ministeriales como e-certchile. Esta filial de la Cámara de Comercio de Santiago ofrece seis tipos de firmas electrónicas, de las cuales cada dueño o dueña de una pyme elegirá la que más se acomode a sus necesidades: Firma Electrónica Simple (desde $14.160 con IVA incluido); Firma Electrónica Avanzada con E-token (desde $23.680 con IVA incluido); Firma Electrónica Avanzada con Despacho (desde $23.680 con IVA incluido); Firma Avanzada Online (desde $23.680 con IVA incluido); Firma Avanzada Online Un Solo Uso (desde 3.990 con IVA incluido), y Firma Electrónica Notario (desde $35.600 con IVA incluido).

Un dato: la digitalización de las pymes se volvió tan relevante en el país que, en 2019, el Ministerio de Economía, Fomento y Turismo lanzó el programa Digitaliza tu Pyme, en alianza con instituciones públicas y privadas, ante la necesidad de las empresas de menor tamaño de comenzar un proceso de transformación digital. A través de este ofrecen eventos, talleres, capacitaciones y herramientas a las que puedes acceder aquí.

También existen organizaciones como la Asociación de Emprendedores de Chile, que realizan diversos talleres de apoyo para la digitalización de las pymes. Lo ideal, dicen expertos, es informarte sobre qué tipo de digitalización necesitas, porque todo dependerá de las necesidades de tu negocio.