Durante la crisis sanitaria, en casa y sin posibilidad de salir a trabajar a terreno, el ingeniero comercial y relacionador público Nicolás Cortés (39) aprovechó de buscar talleres, capacitaciones y asesorías. Todo lo que le sirviera para potenciar All In, su empresa de marketing táctico que diseña e instala stands para distintas marcas, además de ofrecer servicios de branding para oficinas y salas de reuniones, gráficas para automóviles, señaléticas, pendones, stickers, gigantografías y lienzos publicitarios.

Fundada en 2014, en sus primeros cuatro años de funcionamiento All In trabajó subcontratando los servicios de distintas áreas relacionadas con la ejecución de sus productos, mientras que Nicolás Cortés estaba a cargo de la idea y la logística de cada proyecto. En 2018, junto a su entonces socia Daniela Jiménez invirtieron en infraestructura, insumos y maquinaria, contrataron a sus propios trabajadores y consiguieron su completa autonomía. Hoy tienen un taller en Rancagua en el que se realiza todo el proceso, desde la confección de las estructuras de los stands con los detalles que cada cliente pide, hasta el control de los más mínimos detalles de cada evento: si habrá recursos audiovisuales, lugar para catering o para anfitrionas; si el módulo estará ubicado en una esquina del recinto o en medio, junto a otros stands. Desde ese centro neurálgico se mueven a las distintas regiones del país. Su servicio, además, incluye los permisos para los montajes y las certificaciones eléctricas.

“Nosotros vendemos expectativas. Levantamos toda la información del cliente en cuanto a colores, ubicaciones, si necesita un stand para presentar un producto o si es corporativo, y hacemos un diseño 3D en el que se muestra conceptualmente cómo se verá. Finalmente es eso, porque quien contrata va a verlo montado solo dos días antes que empiece la feria”, explica Nicolás Cortés sobre la naturaleza de su empresa, que luego sumó también el servicio de imprenta. Entre sus clientes está Expomin –industria minera–, AquaSur –la feria de acuicultura más importante del hemisferio sur– o Fidae, de exposición aeroespacial.

Creciendo. Así los pilló la pandemia. El rubro de las ferias y exposiciones se paralizó por completo, pero All In encontró una forma de subsistir. Algunos clientes les escribían: “Sabemos que no hacen separadores acrílicos, pero ¿podrían fabricar unos para nosotros?”. Así, el mismo coronavirus sirvió para seguir expandiendo la oferta de la empresa. “Por suerte hubo un superávit de trabajo, porque otros colegas desgraciadamente tuvieron que cerrar”, reflexiona Cortés.

Sin embargo, All In tenía un área que no había desarrollado del todo, pese a lo necesario que se hacía debido a la naturaleza del trabajo: la digitalización de sus procesos.

Uno de los programas que le llamó la atención a Nicolás Cortés mientras buscaba cursos de capacitación en pandemia incluía herramientas de transformación digital: Fortalece Pyme, de Corfo. Sobre todo porque era una arista que todavía no había explotado en su negocio y que, además, veía con curiosidad para un pequeño empresario como él. FPyme ofrece asesorías, herramientas tecnológicas y servicios para que aquellos pequeños emprendimientos que cumplen con algunos requisitos digitales mejoren su productividad y aumenten sus ingresos.

Nicolás Cortés reconoce que no fue tan convencido de que podría aprender algo, pero tras cuatro reuniones abrió los ojos. Aprendió cómo mejorar los flujos de trabajo y, sobre todo, de información. “Yo, como dueño, tenía los procesos de trabajo muy claros, pero ¿cómo podía definirlos de tal forma que el resto de la empresa, por muy pequeña que sea, los tuviera internalizados también?”, recuerda.

Hasta ese entonces, el modelo de trabajo que ocupaba era básico: hacía una cotización, la entregaba y le informaba a su equipo cuando estaba confirmada para que fuera ejecutada; muchas veces, algunas áreas repetían el mismo proceso sin saber si el encargo estaba listo o no y se generaba un desorden. Como toda la información crítica pasaba por Cortés, se generaba un “cuello de botella” de información que había que eliminar para mejorar la productividad.

“Cada ciclo es: vendemos un proyecto, se factura, se paga y no hay tiempo para más. Antes de cambiar el sistema de trabajo había un montón de información que se diluía y perdía”, explica Cortés sobre su antiguo flujo de tareas.

Con la transformación digital de su negocio, lo que Nicolás Cortés logró fue que más personas de su equipo estuvieran involucradas en el acceso a la información de la empresa a través de una plataforma: hoy pueden ver cuántas cotizaciones hay, hacer seguimientos a los trabajos y comunicarse directamente, entre otras cosas. Dentro de All In, específicamente, hay cuatro procesos principales en las producciones, desde la recepción del pedido hasta la entrega, entonces cuatro personas distintas se encargan de recibir y transmitir esa información.

“Antes, por ejemplo, un trabajo de imprenta estaba listo y quedaba ahí, sin que nadie lo llevara al siguiente nivel. El cliente me preguntaba cuándo iba a estar listo y yo, como no sabía que ya estaba ok, no podía responderle. Si hubiera manejado toda la información a tiempo podría haber facturado y cobrado una semana antes. Ahora, a través del nuevo sistema, hay una persona encargada en cada proceso de entregar la información a tiempo y eso nos hacer ser más eficientes”, detalla Cortés.

El fundador de All In explica, además, que esta plataforma digital también les ha permitido mejorar la forma de facturación: “Hoy lo hacemos a través del SII y después lo llevamos a un registro de Excel que decidimos seguir ocupando, aunque con este nuevo sistema que utilizamos todo se puede mantener en línea, con acceso a información en tiempo real y confiable. Excel es bueno, pero se te escapa una fórmula o una celda y cambia todo”.

El programa Fortalece Pyme, que impulsó a Nicolás Cortés a iniciar la transformación digital de su negocio, es una iniciativa impulsada por Corfo a fines de octubre de 2021 con el fin de colaborar con que las pymes adopten y utilicen las distintas tecnologías digitales en sus procesos de negocio, ya sea de producción, gestión o comerciales, y así puedan mejorar sus niveles de producción y sus ingresos. ¿Cómo? Diagnosticando e identificando las brechas que tiene la pyme, entregando asistencia técnica en términos productivos, capacitación y formación en el uso de las distintas tecnologías. El objetivo es llegar a 14.300 pymes en un lapso de cuatro años.

Esta Red de Asistencia Digital Fortalece Pyme se ejecuta en 15 regiones del país a través de distintos operadores. En el caso de la Región de O’Higgins –donde está All In– lo ejecuta la Asociación de Emprendedores de Chile (ASECH) a través del programa MiPyme Lab, desarrollado junto con BID Lab (Laboratorio de Innovación del Banco Interamericano de Desarrollo).

El objetivo de MiPyme Lab, disponible en todo el país, es impulsar la transformación digital de las pymes, actuando como un centro de datos. Las pymes pueden ingresar a la página web y contestar las preguntas que ayudarán a diagnosticar su estado. Luego, les llegará una recomendación para que sepan cómo aprovechar las oportunidades que existen para su transformación, buscar la mejor alternativa de formación y capacitación que les permita mejorar sus ventas y su productividad según su realidad particular.

“Vender más y mejor, básicamente. La pyme nos dice quién es, si la lidera un hombre o una mujer, pues hay muchas brechas de género, y nosotros ordenamos la oferta que hay con sus datos. Apuntamos a las alternativas formativas para digitalizarse que existen en este ecosistema que está lleno, y vemos cuál es la más apta según la caracterización de la pyme”, puntualiza Vicente Astorquiza, director del Laboratorio de Transformación Digital de Pymes - MiPymeLab, de ASECH. Los datos que entregan las pymes sirven para hacer esa investigación que ayudará a la toma de decisiones y así conectar con la empresa o actor que ejecute esa transformación.

“El problema central de la economía es cómo hago más y mejor, y la transformación digital lo permite digitalizando los procesos. Hoy en día es la mejor alternativa para alcanzar la eficiencia. Con este orden de ofertas que hacemos, queremos que las pymes encuentren lo más rápido posible su match perfecto de transformación digital sin vueltas tan largas”, agrega Astorquiza, del equipo ejecutivo de ASECH.

El director de MiPyme Lab subraya que han alcanzado a apoyar a mil micro, pequeñas y medianas empresas a lo largo del país, de las que ya han sido formadas 409, con socios como Compite, Mujeres Emprendedoras y UDD Venture. Además, adelanta que la ASECH dará otro paso creando una academia con tal de formar pymes por su cuenta, junto con desarrollar una red de mentores.

Solo en la Región de O’Higgins, donde la Asech opera el programa FPyme con MiPyme Lab, han sido diagnosticadas 300 pymes, han formado masivamente a 200 y asistido técnicamente a 100. Una de ellas fue precisamente All In, que se integró rápidamente a este programa y ha reorganizado su modelo interno de funcionamiento.

Aunque es un proceso que les ha tomado cerca de tres meses y que pusieron en marcha al 100% ahora en abril, Nicolás Cortés ya tiene claras las virtudes de este proceso de transformación: “Nos permite tener un conocimiento más acabado de cómo es nuestra gestión y resultados, y así tomar decisiones con mejores fundamentos. Esta transformación digital es como pasar de ser un almacén que lleva las cuentas en un cuaderno a un minimarket”.