La modernización de los negocios y de la tecnología han avanzado a una velocidad considerable en el último tiempo. Un fenómeno que se acentuó con la pandemia y que ha supuesto un desafío en el crecimiento de los emprendedores. Avanzar en la forma de comunicarse con colaboradores y/o clientes, o gestionar datos e información de una forma más eficiente son solo algunos de los aspectos que han dado un paso adelante y que requieren perfeccionarse.

Hay consenso: los emprendedores y emprendedoras deben abrazar la digitalización para no quedarse atrás. “Es fundamental para cualquier persona que quiera aventurarse en este momento. La migración hacia todo proceso de digitalización tiene una relevancia grandísima, ya que situaciones como la que hemos vivido desde hace dos años deja manifiesta la importancia de estar en un espacio como es el mundo digital. El mundo fuera de la red es cada vez menor, entonces un emprendedor va a tener un público que se va a ir reduciendo progresivamente”, explica Jorge Milanés, director académico del E-Camp de Edutecno, organismo que capacita a emprendedores en esta área.

Una buena gestión de información, por ejemplo, va a permitir que haya más orden, más eficiencia y una mejor toma de decisiones. Utilizar herramientas para comunicarse con colaboradores o con clientes permitirá resolver asuntos de forma más rápida, lo que se traduce en más satisfacción. Todo estos son elementos que marcan la diferencia en un período donde la competencia se hace cada vez más grande.

Milanés explica que hay varios tipos de herramientas que permitirán potenciar a un emprendimiento:

Decir que tener un buen computador o notebook es un elemento esencial, ya que permitirá manejar casi todas las aristas de un negocio, es algo sabido por todos. Sin embargo, no da lo mismo qué equipo elegir, ya que no todos tienen las mismas prestaciones. “Si el uso que se le va a dar es básico, como solo visualizar las redes sociales, redactar y producir pocas cosas, un notebook está perfecto, pero si va a servir para hacerse cargo de otras tareas, como producción de diseño gráfico para las redes sociales, se recomienda un equipo de escritorio, ya que debe soportar esos programas de edición”, plantea Jorge Milanés. Un ordenador con al menos Pentium Core 5, 8 GB de RAM, 500 GB de disco duro y conexión a internet es lo que recomienda como básico para ejecutar esas funciones.

Ahora, si el emprendimiento tiene un contexto digital y tiene que ver directamente con el desarrollo de programación, debe tener más potencia. Un procesador i5 y 16 GB de RAM son requisitos básicos para esa área.

También es importante adquirir un buen smartphone que permita complementar dichas tareas. Además, pueden considerarse otros equipos, como cámaras fotográficas o de video, en caso de querer hacerse cargo de los procesos visuales del emprendimiento.

A estas alturas, es una obligación tener un servicio o espacio virtual que permita almacenar y ejecutar programas, documentos e imágenes de forma remota, al que se pueda acceder desde cualquier dispositivo con internet. “El emprendedor necesita un espacio donde pueda ir colocando ese material y poder ocuparlo en cualquier momento. Opciones hay varias, por ejemplo, las cuentas de Gmail cuentan con Drive; Office, con OneDrive, que son inicialmente sin costo”, remarca Milanés. También existe Dropbox o iCloud. Todas son alternativas que permiten guardar información de forma gratuita hasta una cantidad limitada de espacio, y que ofrecen planes pagados en caso de necesitar mucho más espacio virtual.

“Durante los últimos dos años, con la llegada de la pandemia, las pymes se vieron obligadas a revisar sus procesos administrativos y los mecanismos con los cuales realizaban la gestión comercial de su emprendimiento. Debieron actualizarse, porque el contexto así lo exigió, digitalizando de forma integral los procesos de su empresa”, describe Matías González, gerente de Claro Negocios, cuyos planes para emprendedores incluyen una buena cuota de almacenamiento en Google Workspace, Office 365 e incluso su propia cloud, Claro Drive, como también servicio de respaldo de información y herramientas de ciberseguridad.

“Las principales herramientas tecnológicas, en utilidad y accesibilidad, son las siguientes: sistemas de almacenamiento de datos y documentos, como los que proporciona Google, Microsoft o Claro Drive, los cuales ofrecen licencias para diferentes perfiles de usuario y son fáciles de implementar”, detalla Matías González, quien además destaca las herramientas de contabilidad, fundamentales para todo negocio independiente el rubro y tamaño. “Hoy en el mercado existe una amplia oferta de soluciones digitales que apoyan la gestión contable, que pueden ser utilizadas desde un dispositivo móvil y así acceder a la información de un negocio desde cualquier lugar con acceso a internet”.

Estos paquetes, además, permiten acceder a planes profesionales para el uso de canales de comunicación a distancia como Meet o Teams, vitales para la coordinación interna y externa del trabajo, como detalla Jorge Milanés en el siguiente punto.

Un aspecto muy importante que se debe considerar es de la comunicación. Un buen computador y teléfono simplifican el asunto, pero no hacen el trabajo por sí solos. Por un lado, hay que definir la manera en que se dará la comunicación en el núcleo interno del negocio como también con los clientes o potenciales clientes. WhatsApp es el primer instrumento que aparece, ya que en su función Business permite abrir el canal de forma rápida y efectiva a los compradores.

También hay que evaluar cómo debe ser la comunicación interna con las y los colaboradores. “Puede ser Meet, de Google, que permite reuniones sin mucha dificultad, o Zoom, aunque aquí hay que definir si se necesitará por tiempos prolongados ya que permite 40 minutos de forma gratuita, y podría ser necesario invertir en una cuenta corporativa. Hay más complejas, pero que brindan muchas más funciones, como Teams, que además de comunicación incluyen gestión y almacenamiento”, detalla Milanés.

Una opción que recomienda Jorge Milanés es Trello. “Nos ayuda a organizar las tareas, independiente del tamaño de la empresa”, dice. Este software de gestión en línea permite organizar y coordinar labores, y utiliza tarjetas de trabajo en un tablero que las muestra con su respectivo estatus. Otra alternativa que recomienda es Jira, que también es una herramienta en línea con la que se pueden administrar las tareas internas.

Hay otros instrumentos que también pueden ser de ayuda y que son gratuitos. Por ejemplo, el marketing a través de la automatización del correo electrónico. Allí puede ser útil MailChimp, que es un proveedor de servicios que permite crear campañas publicitarias de forma sencilla y poder masificarla entre los clientes.

También es crucial considerar el uso de herramientas como Google Docs o Sheets, o también Mindnode, que potencian la creación colectiva dentro del emprendimiento. A través de esas plataformas virtuales es posible agregar información de manera simultánea y remota, y trabajar en un mismo documento desde cualquier lugar o dispositivo que tenga conexión a internet.