Los pasos que debes dar para formalizar una empresa

Abogados, legalización de documentos, avisos en el Diario Oficial, tiempo, energía y paciencia. Sobre todo, mucha paciencia. Hasta hace no muchos años –2013– formalizar un emprendimiento, es decir, convertirlo ante la ley en una entidad propia que cumpla con las normativas tributarias, sanitarias, laborales y municipales, era un dolor de cabeza. Una serie de trámites que podían durar varias semanas, que significaban eternas carreras entre la notaría y el Servicio de Impuestos Internos y que además no estaban siempre al alcance económico de un micro o pequeño emprendedor o emprendedora.

Afortunadamente, el panorama cambió con la habilitación de la plataforma digital Tu empresa en un día, que permite realizar de forma gratuita todos los pasos para la formalización en un solo lugar: https://www.registrodeempresasysociedades.cl/, un sitio web desarrollado por el Ministerio de Economía, Fomento y Turismo.

El sistema está desplegado de tal forma que resulta muy intuitivo de seguir: solo basta ir al botón “Constituir”, disponible en la página principal, y elegir el tipo de empresa que se quiere crear. Para comenzar el proceso, lo primero es escoger si se emprende como persona natural o jurídica, o bien si se quiere formar una sociedad (empresa individual de responsabilidad limitada, sociedad por acciones, sociedad colectiva comercial, por nombrar algunos ejemplos).

Para saber más sobre qué tipo de empresa constituir según rubro o capital, por ejemplo, el sitio https://quieroemprender.cl/ –también dependiente del Ministerio de Economía– entrega un detalle paso a paso de todas las consideraciones a tener a la hora de querer iniciar un negocio. Antes de comenzar con cualquier trámite, es muy útil revisar sus contenidos, ya que no solo explica el abc de la formalización de una mipyme, sino que también está constantemente actualizando contenidos sobre digitalización, beneficios y ayudas para los micro, pequeños y medianos emprendedores.

Pero ahora volvamos a Tu empresa en un día. Para ingresar, se necesita tener vigente la Clave Única, la misma que se requiere para realizar la mayoría de los trámites relacionados con la Administración Pública que se pueden hacer vía internet (como los del Registro Civil, por ejemplo).

En simple, en Tu empresa en un día se puede obtener rápidamente la incorporación de un emprendimiento en el Registro de Empresas y Sociedades, y también el Rol Único Tributario (RUT). Tan exprés es, que incluso desde ese mismo momento se puede utilizar el RUT para comenzar a hacer compras para la empresa. Eso sí, hay que tener en cuenta un punto: para validar el proceso, el sitio requiere que el o los socios registren una firma electrónica avanzada (revisa cómo realizar este paso aquí). Si no tienen esta herramienta, deberán ir a una notaría con un “número de atención” generado por Tu empresa en un día, que permitirá al notario firmar los documentos con su propia firma electrónica avanzada.

Formalización “a la antigua”

¿Por qué hacerlo difícil, si se puede hacer fácil? Porque hay empresas con varios socios, por ejemplo, que requieren una formalización algo más exhaustiva y detallada entre ellos que lo que se puede hacer en Tu empresa en un día; es decir, ante notario, quienes conforman una sociedad pueden dejar por escrito una serie de cláusulas específicas para el negocio, por lo general bajo la asesoría de un abogado. Realizar la formalización tradicional requiere, primero que todo, realizar una escritura pública ante notario; publicación de la constitución de la empresa en el Diario Oficial (con un plazo máximo de 60 días desde la firma de la escritura); inscribir el emprendimiento en el Registro de Comercio (esto puede hacerse en línea en www.conservadores.cl) y por último, obtener el rut en Servicio de Impuestos Internos (trámite que también puede realizarse en www.sii.cl)

Esto es solo el comienzo

¿Hay más trámites que hacer? Pues sí. La formalización es solo el inicio; lo que viene después dependerá del rubro de la empresa y en qué lugar se desenvuelva (un tema que da para una segunda parte de esta nota). Por ahora, lo más importante es saber que lo primero es realizar la iniciación de actividades, de forma presencial u online, en el Servicio de Impuestos Internos (para realizar el trámite en línea es necesario tener una clave especial para el sitio).

Allí se necesita ingresar el rut de la empresa, elegir un código de actividad y verificar si está o no exenta de IVA; registrar la dirección comercial y su rol municipal y, por último, teléfono y correo electrónico de contacto. Si se realiza el trámite de forma presencial, se debe llenar el Formulario 4415.

Finalmente, si el negocio necesita funcionar en un local físico, es necesario gestionar una patente municipal, mientras que si pertenece al rubro gastronómico, requiere contar con los permisos sanitarios correspondientes. En este documento generado por el Registro de Empresas y Sociedades puedes consultar cuáles son las autorizaciones más frecuentes que deben conseguir los negocios.

¿Por qué es importante formalizar un emprendimiento?

No solo es está el tema de emprender bajo la normativa vigente o de convertirse en un negocio “serio”. Tener un emprendimiento en orden abre las puertas a muchas ventanas para crecer y expandirse en el tiempo.

*Permite acceder a subsidios, créditos, fondos concursables y capacitaciones, tanto de entidades públicas como privadas.

*Facilita participar en todas las instancias gubernamentales de promoción de emprendimientos, tanto a nivel nacional e internacional.

*Contribuye a tener una planilla de trabajadores con sus contratos regulados y con mayor estabilidad.

*Se puede separar el patrimonio personal del de la empresa.