Ojo con el uso de WhatsApp como herramienta de trabajo

Entre muchos cambios que llegaron para quedarse, la pandemia transformó una aplicación para celulares en una herramienta clave para organizar el trabajo: WhatsApp. En un principio, se usaba en el ámbito personal, manteniendo conversaciones con amigos o familiares. Pero el teletrabajo potenció el uso de WhatsApp como una herramienta eficaz para organizar equipo. A través de sus “Grupos”, jefes imparten instrucciones, coordinan reuniones y un largo etcétera que se ha vuelto un problema si estos mensajes se envían fuera del horario laboral o en los días libres de las personas.

En el sector público, el tema fue zanjado por la Contraloría en 2016, con un dictamen que estableció que WhatsApp “no es un medio oficial para impartir instrucciones laborales”. Además, instruyó que para ese tipo de mensajes, las jefaturas deben usar el correo electrónico de la institución.

¿Qué pasa con el mundo privado, que se rige por el Código del Trabajo? La Ley 21.220, dictada al principio de la pandemia y que modifica este Código para incluir normas relativas al trabajo a distancia, no se refiere explícitamente a WhatsApp, pero establece que “el empleador deberá respetar su derecho (del trabajador) a desconexión, garantizando el tiempo en el cual ellos no estarán obligados a responder sus comunicaciones, órdenes u otros requisitos. El tiempo de desconexión deberá ser de, al menos, 12 horas continuas en un período de 24 horas. Y en ningún caso el empleador podrá establecer comunicaciones ni formular órdenes u otros requerimientos en días de descanso, permisos o feriado anual de los trabajadores”.

Dada la nueva realidad, se hace necesario preguntarse: ¿Cómo delimitar el espacio personal del trabajo al usar WhatsApp?

Aquí, seis claves para ayudar a lograr esa tan necesaria separación:

1. Establecer horarios claros: “Al momento de trabajar, es importante hacer una diferencia simbólica entre lo doméstico y lo laboral, generando símbolos que nos muestren el inicio y el término de la jornada, para conciliar de manera adecuada nuestra vida doméstica con la laboral”, dice Daniela Campos, jefa técnica de Riesgos Psicosociales de la Asociación Chilena de Seguridad (ACHS), quien destaca algo que ya contiene la Ley que regula el teletrabajo: “Es importante que, tanto el colaborador como la empresa para la que trabaja, establezcan horarios de trabajo”.

2. Privilegiar el uso del correo electrónico: Una medida recomendada es privilegiar el uso del mail para dar instrucciones, en los horarios establecidos. “La transgresión de los horarios puede ser vivida por los colaboradores como una jornada laboral que no termina, en donde la conexión digital no tiene un cierre diario y se mezcla con la vida cotidiana, adueñándose de ella, generando estrés en los colaboradores”, dice Daniela Campos. Por ejemplo, cita una investigación que se publicará en noviembre de este año en la revista “Organizational Behavior and Human Decision Processes”, que muestra que lo correos electrónicos de trabajo no urgentes fuera del horario laboral se sienten más urgentes por quienes lo reciben que por quienes los envían, generando estrés en los trabajadores que reciben los mensajes fuera de horario laboral”, concluye Campos.

3. Establecer un solo medio para comunicarse laboralmente: Por ejemplo, no enviar un WhatsApp para avisar que se envió un correo, establecer de manera clara lo que será urgente o establecer que los mails fuera de horario serán respondidos al día laboral siguiente, algo especialmente importante en los fines de semana o días libres.

4. El jefe debe poner orden: “Se requiere un trabajo en la cultura de la organización, es decir, si el colaborador envía un WhatsApp de trabajo a las 23:00 horas, son los líderes quienes deben detener esos comportamientos”, afirma la experta de la ACHS.

5. ¿Tener dos teléfonos? Algunas personas han optado por dos aparatos: uno para la vida personal y otro para el trabajo. Sin embargo, Campos no lo ve tan relevante como el acuerdo de límites horarios: “El uso de diversos medios de comunicación (teléfono, mail, WhatsApp, Teams, Zoom, entre otros) implica un manejo razonable de la hiperconectividad por parte de las organizaciones, especialmente para no sobrecargar las exigencias cuantitativas de los colaboradores, así como para resguardar la conciliación vida trabajo/familia”.

6. Aprovechar las nuevas funciones de WhatsApp: La compañía detrás de la app, Facebook, ha ido presentando nuevas funciones que muchas veces pasan inadvertidas. Por ejemplo, sumó la opción de enviar fotos por un tiempo limitado o de escuchar mensajes de audio a una velocidad mayor. Para enfrentar la disyuntiva de trabajo y vida personal, la compañía había anunciado un “Modo Vacaciones”. Si bien aún no se activa como tal, su principal función ya está disponible: la opción “Archivados”, que permite trasladar chats individuales o grupales a esta pestaña, simplemente posándose sobre el chat elegido y escogiendo la alternativa “Archivar chat”. Así, se pueden “ignorar” algunos contactos o grupos por el tiempo que el usuario determine. Si el contacto está silenciado, además de archivado, los nuevos mensajes no son notificados.