Los trámites tributarios que necesitas al iniciar una empresa

Estoy comenzando mi pyme de servicios de ingeniería, gestión y transformación digital, pero tengo problemas para encontrar información sobre todos los aspectos tributarios que debo cumplir y tengo miedo de dejar de pagar o hacer algo solo por desconocimiento. Es la inquietud que compartió Carlos Briceño a Diario de un emprendedor el 6 de diciembre. Aquí, la respuesta.

Primero que todo, me gustaría decir que no soy experta en información tributaria ni legal, pero puedo responder desde mi experiencia, y desde lo aprendido a partir de los errores que he cometido en todos estos años emprendiendo.

Las obligaciones tributarias y legales son las más importantes en la gestión de un emprendedor; sin embargo, es uno de los aspectos que la gente más descuida. Muchos dedican sus esfuerzos a elegir en qué área emprender o cómo abastecerán su negocio, pero no se informan con detalle de los trámites que deben cumplir frente al Servicio de Impuestos Internos (SII).

Saber de qué hablamos cuando hablamos de Pagos Provisionales Mensuales (PPM), del balance anual de una empresa o de tantos otros compromisos tributarios es obligatorio. Siempre recomiendo que, no importa el tamaño de nuestro negocio, nos hagamos asesorar por un profesional que sepa del tema. Existe la creencia de que porque el Servicio de Impuestos Internos ha automatizado algunos procesos no requerimos de ninguna ayuda externa, pero la administración de un negocio no consiste solo en el pago de un tributo mensual, sino que también tiene que ver con el análisis de los números de nuestra empresa, ganancias, pérdidas y expectativas de crecimiento.

No contar con asesoría, a la larga, puede salirnos mucho más caro si cometemos un error por desconocimiento. Además, la declaración de renta de una empresa sí o sí siempre va a necesitar la firma de un contador autorizado.

El principal error que cometen las y los emprendedores es preguntar a distintas personas y no saber a qué fuente recurrir a la hora de resolver sus dudas tributarias. Probablemente, un amigo les dirá una cosa; otro, que el trámite no es así y que deben hacerlo de otra manera. A continuación, quiero compartirles los pasos fundamentales para iniciar una empresa y los errores más habituales que se cometen (y que también cometí yo).

El primer punto es realizar la formalización de un emprendimiento. Hoy, el trámite de constitución de un negocio puede realizarse cien por ciento vía digital en el sitio Tu empresa en un día, desde donde además se puede seguir directamente a la inscripción de actividades en el Servicio de Impuestos Internos (aquí es ideal, por ejemplo, si un contador puede asesorarlos sobre qué tipo de empresa es el que más les conviene iniciar).

El segundo paso es la obtención de la patente comercial, que debe realizarse en el municipio donde está la dirección comercial de nuestro emprendimiento. ¿Qué quiere decir esto? Que si yo vivo en Peñalolén, pero mi negocio está en Maipú, debo sacar patente en la Municipalidad de Maipú.

Aquí es donde probablemente comienzan los dolores de cabeza para los emprendedores. TODO NEGOCIO debe obtener patente. Una de las principales equivocaciones es creer que porque uno entrega un servicio y no vende un producto, o porque uno trabaja desde el dormitorio de su casa, no es necesario este permiso.

Craso error que cuesta muy caro. Hace unos años, cuando formalicé mi emprendimiento RedAlmacén, que no tenía ninguna oficina física y que manejaba desde el mismo lugar donde tengo mi almacén, hice iniciación de actividades y pensé: ¿para qué pagar patente si ya tengo la de El Vichito?

Un día, mucho tiempo después, fui a la Municipalidad de Peñalolén por otro tema y cuando di mi rut, la persona que me atendió me dijo: “Usted tiene iniciación de actividades por tal negocio que no ha pagado patente”. Tuve que hacer el pago retroactivo. Hace poco hablé con un emprendedor que debió pagar 8 millones. O sea, un descalabro económico, porque si uno no paga se arriesga a que cierren su negocio, sin contar con los problemas posteriores para cambiar o cerrar el giro.

Otro “error” habitual es abrir un negocio en diciembre. Las patentes se pagan semestralmente, por lo que si ustedes deciden formalizar un emprendimiento al término de un semestre tendrán que pagar por obligación los derechos de todo ese lapso, aun cuando durante los cinco meses anteriores no hayan funcionado.

Ahora, hablemos de buenas noticias. Cuando uno inicia una empresa sin tener una dirección física puede recurrir al servicio de oficinas virtuales, que por un pago anual proveen al emprendedor de una dirección comercial para obtener su patente; además, tienen un espacio físico que uno puede ocupar para hacer reuniones y como domicilio para correspondencia.

Otra novedad es que en el sitio de Tu empresa en un día ya está el listado de municipalidades que permiten realizar el trámite de obtención de patente en línea.

Qué tipo de patente necesitamos depende del rubro que queramos explotar. Por ejemplo, si quieren poner una botillería, deben saber de antemano que hay varias municipalidades que tienen congelados los permisos de venta de alcoholes; lo mismo si quieren abrir una discoteque: la patente será denegada si están en un barrio residencial.

Una vez que ya están formalizados, los hitos más importantes son el pago del IVA (mensual), de patentes (semestral), el balance anual, que se realiza durante la Operación Renta (abril); también, para realizar cualquier trámite en SII.cl que deba llevar nuestra autenticación, es necesario una firma electrónica que debe pagarse y renovarse cada cierto tiempo. Sin ella, no se pueden emitir documentos electrónicos ni en la página del Servicio de Impuestos Internos ni en ninguna plataforma de mercado.

Si tenemos trabajadores a nuestro cargo, un tema crucial es el pago a tiempo del seguro de salud y fondos previsionales. Acá, recomiendo asesorarse por un contador, ya que las leyes en torno al tema siempre están cambiando (por ejemplo, el año pasado se incorporó un nuevo seguro obligatorio para cubrir gastos derivados del Covid 19 en trabajadores con funciones presenciales).

Por último, tener un profesional que nos asesore es muy útil, pero no es la panacea. Nunca debemos olvidar que los aspectos tributarios y legales son nuestra responsabilidad. En mi trabajo con almaceneros he escuchado historias de personas que le confiaron ciertos pagos a terceros y que hoy tienen una tremenda deuda porque el profesional no los realizó. Es nuestro deber que nos muestren que el trámite fue hecho; es nuestra obligación saber cómo funciona la página del SII y corroborar que tenemos nuestra situación tributaria al día.

No es necesario estar encima de toda la administración, porque nuestras fuerzas deben estar concentradas en la dirección del negocio, pero sí hay dejar en buenas manos la ejecución de estas tareas.