Paso a paso para usar el celular como una oficina virtual

Contestar correos, editar textos, conectarse a reuniones, tomar fotografías, ejecutar planillas de cálculo, archivar documentos, vender por redes sociales, hacer seguimiento a distintos temas vía mensajería instantánea, formar comunidad: hoy, los teléfonos móviles se han convertido en una oficina que cabe en la palma de la mano y que hace mucho rato dejó de ser solo una herramienta para realizar llamadas de voz. Una excelente alternativa, por ejemplo, para los emprendedores, quienes pueden monitorear sus acciones de negocio y hacerlo crecer si saben usarla bien.

Lo primero es pensar qué celular es el que necesitas para trabajar. Matías González, Gerente de Claro Negocios, dice que los smartphones tecnológicamente han evolucionado tanto que compiten y han sustituido computadores, cámaras fotográficas, calendarios y otros. ¿Algunas características clave a considerar? El ejecutivo enumera: “Un procesador robusto para que la navegación sea fluida y rápida, con los que cuentan, por ejemplo, las últimas versiones de Apple y Android. Lo mismo pasa con la memoria RAM. Es clave tener desde unos 16GB, y una memoria interna de alrededor de 500 GB (a menos que contrates espacio en la nube)”.

González dice que también es importante contar con una cámara con buena resolución, “pero esta dependerá mucho del objetivo de las fotografías. Si se necesitan fotos de muy buena calidad para redes o web, entonces se puede pensar en un celular con una cámara de más de 50 megapíxeles y grabación de video en 4K u 8K. Pero, en general, un smartphone con una cámara de 12MP con estabilización óptica está bien para la mayoría de los trabajos”.

La pantalla también es un ítem relevante, dice González: “Ésta debe contar con buena resolución, tener un tamaño adecuado para trabajar y buena visibilidad. Hoy hay disponibles pantallas grandes de 6,5 pulgadas. La capacidad de la batería es relevante, y mejor aún si el teléfono la usa eficientemente a través de inteligencia artificial. Como accesorios independientes de nuestro celular hay varias opciones que pueden ser útiles, como contar con un lápiz digital para quienes les acomoda esta herramienta. Hoy también existen teclados con conexión bluetooth para celulares”.

Una vez que has definido el celular que necesitas para trabajar, puedes considerar cómo sacarle partido. Aquí, María Paula Izquierdo, marketing manager de CleverIt y Ariel Jeria, director de la Asociación Chilena de Publicidad (Achap) y gerente general de la agencia Rompecabeza, plataforma que entrega servicios de desarrollo de e-commerce y publicidad a negocios, enumeran las principales posibilidades y cómo aprovecharlas al máximo.

Gestión con clientes: WhatsApp Business

Esta popular aplicación, que sirve como canal de comunicación para diferentes aspectos -personal, laboral, familiar-, se convierte en una herramienta exclusiva de ventas para un negocio a través de su modalidad WhatsApp Business, con la cual se agiliza el proceso de comunicación con los clientes e incluso automatizarlo.

A través de WhatsApp Business se puede, por ejemplo, “mejorar la imagen de un negocio, generar confianza, personalizar mensajes y usar el branding para proteger la marca. Además, permite ahorrar tiempo al usar mensajes automatizados, etiquetas y grupos para clientes”, precisa María Paula Izquierdo.

Tomar y editar fotografías y videos: cámara de al menos 12 megapíxeles

Actualmente, los smartphones cada vez presentan una mejor calidad para sus fotografías y clips: basta la cámara del propio celular para hacer buenas fotos, por ejemplo, de los productos de un emprendimiento.

“Cualquier smartphone de gama media podría funcionar para tomar fotos y videos de productos; solo es muy importante complementar con una buena iluminación”, dice María Paula Izquierdo. Hoy, además, existen muchas apps que permiten mejorar la apariencia, ajustar colores, recortar imágenes, eliminar fondos y llevar las fotografías y películas a otro nivel.

Para editar fotografías, Photoshop Express es una app sin costo que ayuda a ajustar los niveles de exposición, contraste e iluminación de la imagen; también se pueden recortar fotos, mejorarles la perspectiva, ponerles atractivos filtros y corregir imperfecciones.

También está PicsArt, programa gratuito que suma a las funciones básicas la posibilidad de cambiar y eliminar el fondo de una imagen, como también borrar objetos dentro de una foto.

Para editar videos, CapCut, de descarga gratuita, permite editar, musicalizar, agregar transiciones e introducir textos en un clip, además de cambiar el fondo de las imágenes.

Con una gran cantidad de herramientas, como efectos, música, pantalla verde, etc, CapCut es actualmente uno de los editores más usados y un furor en Tik Tok. Además, para un emprendedor es un gran aporte, ya que “permite generar contenido igual de atractivo y con mejor alcance que publicaciones de posts estáticos”, precisa Ariel Jeria.

Digitalizar documentos

Aún existen los documentos en papel y, por ende, se corre el riesgo de extravío o la dificultad para encontrarlos y agruparlos. Ahora se pueden digitalizar a través del móvil, por ejemplo, a través de una app llamada CamScanner, que permite escanear cualquier tipo de documento y guardarlo.

Disponible en Android y iOS, la aplicación es de gran utilidad, ya que según Izquierdo, “facilita la organización y gestión de la información, puede ser mucho más seguro a través de protección y contraseñas, además de protegerlos de inconvenientes físicos como pérdidas, robos o deterioro. La información en formato digital también nos facilita compartirla con el equipo, actualizarla y el trabajo colaborativo”.

Planificación del día: agenda y alarmas

Todos los smartphones cuentan con una agenda que puede variar en su nombre, dependiendo de la marca, pero que tienen la misma funcionalidad: generar una planificación de los eventos o actividades más relevantes a gestionar, incluso activando alarmas y notificaciones que las recordarán en el horario preciso.

Además, hay muchas apps que cumplen también el rol de la herramienta agenda y que traen más opciones para agilizar procesos, como opciones para compartir calendario y disponibilidad con otras personas, lo que hace el proceso de agendamiento mucho más práctico, destaca María Paula Izquierdo.

Así, en un mismo espacio se pueden agendar las reuniones sociales o actividades deportivas, “y así combinamos muy bien el trabajo con nuestro descanso”.

Trello, por ejemplo, es una aplicación que permite planificar tareas diarias. Con una interfaz muy intuitiva, la app entrega la posibilidad de incluir las labores a realizar durante el día y las separa entre las que quedan por hacer, las que se están llevando a cabo en tiempo real y las que ya están listas, mostrando el nombre de los encargados de cada una.

Reuniones a distancia desde cualquier lugar

Existen distintas plataformas que hoy en día permiten reuniones virtuales con los equipos de trabajo: Teams, Zoom, Meet, entre otras, tienen la opción de utilizarse y generar videollamadas directamente desde el celular.

“Muchas veces la vida, especialmente en esta nueva normalidad, hace que las reuniones puedan pillarnos a una hora en la que no estemos en casa o en la oficina. Con estas apps podemos participar en reuniones desde el auto (estacionado, por favor), un café, u otro espacio en el que lo necesitamos”, expresa María Paula Izquierdo.

Tener acceso y editar documentos en la nube

Así como las plataformas de reuniones, las nubes también entregan la posibilidad de acceder a ellas desde el propio celular. Ya sea una nube gratuita o contratada desde algún servicio proveedor, por lo general estas plataformas permiten controlar todos los datos, programas o recursos que tenga un negocio desde la palma de la mano. Según Ariel Jeria, “la nube funciona muy bien sin importar el dispositivo. Incluso con poca capacidad, si vamos borrando correos y archivos con 15 gigas es suficiente para tenerla en el smartphone”.

“Es bueno contar con ella en el celular, especialmente si estamos generando mucho contenido con fotos a través de este o tenemos catálogos que enviar a través de WhatsApp, redes sociales o tantos otros casos en los que necesitamos compartir información de forma remota”, recomienda María Paula Izquierdo.

Sacarle el jugo a las redes sociales

Sin duda una de las redes sociales más grandes de la actualidad es Instagram, ya que sirve como una vitrina muy importante para mostrar distintos trabajos y emprendimientos. Con un gran alcance y diferentes herramientas que permiten contactar a los emprendedores con sus potenciales clientes, es necesario que la cuenta sea muy activa y, por sobre todo, que tenga un feed atractivo, ya que “cuando un nuevo usuario llega a nuestro perfil a través de un post, anuncio, hashtag u otro método de búsqueda en Instagram, lo primero que verán en nuestro perfil es el feed. En esos primeros segundos el usuario decidirá si nuestro perfil les resulta atractivo o no y, en este caso, el orden visual, coherencia de colores y variedad de contenido se vuelven muy importantes para ganar o perder el nuevo follower”, explica María Paula Izquierdo.

Una aplicación móvil con más de 7 millones de usuarios en Instagram, que sirve para planificar el feed en la red social, es decir, para apreciar con anterioridad cómo se verán las fotos que se irán subiendo, es Preview. Solamente es necesario compartir con la app las fotos que se piensan subir a Instagram, y esta las mostrará tal cual como aparecerán en el feed. Además, permite moverlas y ordenarlas, por si al verlo completo es necesario hacer algunos cambios.

Según Izquierdo, tener esta aplicación en su celular para un emprendedor representa una importante utilidad, ya que “nos da luces sobre cómo diseñar nuestros posts futuros y dar continuidad al look and feel que escojamos para nuestro perfil de negocio”.

La aplicación es gratuita y se puede descargar tanto para dispositivos Android como iOS.

Monitorear las finanzas de un negocio

En el plano de las finanzas, una app ideal es Expensify. Disponible en Play Store y App Store, esta aplicación permite llevar registros de los ingresos, los gastos, además de una planificación con las obligaciones tributarias a efectuar.

La app también permite generar informes financieros y dar seguimiento de las tarjetas y cuentas bancarias asociadas al negocio. Además, entrega la posibilidad de que todos estos documentos puedan ser escaneados y guardados en la nube de la empresa.

“El manejo de las finanzas puede ser una de las actividades más complicadas para un emprendedor, tanto las personales como las del negocio. Por eso, organizarlas en un formato sencillo y que está al alcance de su mano le puede facilitar el día a día”, explica María Paula Izquierdo.