Pymes: cómo, cuánto y en qué invertir en tecnología informática

Las razones para hacerlo: Invertir en tecnología informática es sinónimo de eficiencia. La incorporación de distintas herramientas informáticas permite facilitar los procesos internos y así mejorar la productividad y el rendimiento de una organización. Esa es la piedra angular.

“La razón principal es ser más eficiente con el tiempo, el recurso más importante. Tiene que ver con cómo hacer el trabajo más fácil; sobre todo porque los emprendedores son personas que están a cargo de la parte administrativa y estratégica, y muchas veces también de las operativa, entonces al incorporar tecnología informática pueden hacer mejor esta multifuncionalidad dentro de su organización”, expone Dayana Aravena, docente del diplomado de Emprendimiento y Creación de Empresas en Unegocios FEN U. de Chile.

Las herramientas informáticas permiten reducir el tiempo de ejecución de un proceso; el uso de un software de colaboración en equipo, por ejemplo, permite conectar a los distintos actores de un negocio a través de una plataforma y así tener una comunicación más efectiva. Un servicio de respaldo de información que permita proteger, recuperar y acceder a datos importantes del negocio desde cualquier dispositivo electrónico, también ayuda a que el flujo de trabajo sea más expedito.

Sin embargo, el mercado y las distintas tecnologías avanzan cada vez a paso más acelerado, por lo que quedarse abajo supone un riesgo importante para la sobrevivencia de un negocio.

“No basta tener redes sociales. Una pyme que no tiene procesos digitales no existe, básicamente porque el cliente es muy exigente y necesita un producto o un servicio que sea de fácil acceso, fácil contacto y rápida respuesta. Por eso es una inversión y no un gasto”, alerta la académica.

Además, subraya que, si bien en el inicio de un emprendimiento o una pyme probablemente su prioridad no está en invertir en tecnología informática, hacerlo permite una proyección más grande de crecimiento en los primeros años. “Tiene menor probabilidad de cierre en ese primer ciclo, que es entre el cuarto y quinto año. Si invierte desde temprano, aumenta sus probabilidades de que su negocio sea sostenible en el tiempo”, acota.

Cuánto invertir: La académica Dayana Aravena expone que no hay una cifra exacta para invertir, pues todo dependerá del rubro en el que está cada pyme, pues muchas veces tienen desafíos específicos. Sobre todo, asegura, porque hay áreas que necesitan incorporar sí o sí tecnologías informáticas específicas o su desarrollo se verá comprometido en el corto plazo, mientras otras pueden apostar a incorporarlas para potenciar sus procesos internos y marcar la diferencia.

Sin embargo, sí es posible establecer un rango en el que cada empresa puede apuntar. “Cada una tiene su realidad financiera en particular, y aunque no hay algo oficial sí se ha conversado en términos de proyectos. se habla de un 5% del presupuesto de una empresa. Eso es un piso. Aunque no todos están preocupados, en un principio, de destinar sus finanzas a tecnología, sabemos que hacerlo puede hacer la diferencia entre crecer o no. Por eso, un óptimo sería destinar un 20% del presupuesto, o de las utilidades que se generen”, detalla Aravena.

Aun así, es posible tener algunas referencias aterrizadas en dinero. Por ejemplo, un plan básico, que incluye un plan de Banda Ancha Móvil de 60 GB, un plan móvil de 200 GB y una licencia de BackUp, o respaldo, puede partir desde los $12.299.

Qué es lo imprescindible: Para comenzar, es esencial identificar las áreas en las que se quiere invertir informáticamente. Esto puede distinguirse en distintos niveles según la complejidad, pero también hay que saber que hay herramientas que deben ser parte de cualquier pyme.

• Nivel básico: En este nivel, lo esencial es el acceso a internet, ya sea a través de un plan de banda ancha móvil o de un plan móvil para smartphone. Además, es necesario contar con un servicio de nube, pues es una de las formas más efectivas y sencillas para dar el puntapié inicial de la transformación digital. “Son demasiado importantes, porque a partir de ahí se pueden procesar datos, gestionar información, además que son accesibles desde un nivel básico que entregan las mayorías de las cuentas de correo”, acota la académica de la Universidad de Chile. En la misma línea, aparece la opción de BackUp mencionado anteriormente, que permite proteger la información esencial de la pyme, y de otro que sirva para asegurar la seguridad digital, como antivirus, firewall y herramientas de autentificación.
• Nivel medio: Acá se suman otras herramientas informáticas que facilitan el trabajo de cada negocio, como Office. Aunque para Aravena debe ser considerada como una de las imprescindibles, es posible acceder a la versión Business, que tiene mayor capacidad de almacenamiento, dirección de dominio de correo personalizado, centro de trabajo a través de Teams y soporte constante. La académica del diplomado de Emprendimiento y Creación de Empresas en Unegocios FEN agrega algún software de gestión de clientes tipo CRM.
• Nivel avanzado: En esta capa ya se pueden agregar herramientas que ayuden a organizar el trabajo colaborativo dentro de la pyme. Ahí aparece Colabora Cloud, de Claro Empresas, que es un servicio que ofrece múltiples herramientas para hacer más efectiva la comunicación entre los equipos de trabajo. Aravena agrega la opción de Trello, que permite colaborar en proyectos, gestionar las tareas diarias y hacer seguimiento del progreso. Además, subraya la implementación de softwares orientados a la gestión de postventa, procesamiento de datos, de inventario, de la cadena logística, e incluso de reclutamiento de personal a través de herramientas de inteligencia artificial.