Ordenar el escritorio, pero del computador

Estos días en casa sirven para muchas cosas. Mucho se ha dicho del orden: ordenar la bodega, el clóset o la cocina, sin embargo, con el trabajo remoto la pantalla del computador se puede transformar en nuestra principal compañera en el día. Por lo mismo, este puede ser un buen momento para clasificar nuestro material digital, recuperando fotografías y organizando ese escritorio que tiene cientos de archivos y carpetas.

"Hoy tenemos una gran cantidad de archivos: los que creamos, los que nos envían y últimamente los que nos comparten. Esto nos obliga a organizarnos para no colapsar con documentos que crecen exponencialmente, cuando les cambiamos nombre o vamos avanzando en versiones (mi documento 1, mi documento 2, mi documento final, mi documento final final, etc.). Antes el almacenamiento era un factor, lo que hacía que por defecto ordenáramos y dejáramos almacenado lo estrictamente necesario", dice Mario Zapata, docente de la Escuela de informática y Telecomunicaciones Duoc UC.

1. Nombres fáciles y lógicos: Puede sonar de Perogrullo, pero tener carpetas y archivos organizados según un nombre fácil de recordar y con cierta lógica es un gran paso, con títulos descriptivos y de no más de 25 caracteres. Así, por ejemplo, tener una carpeta madre que se llame "fotos", luego otras con el año y otras con eventos específicos será de gran ayuda para encontrar recuerdos e imágenes importantes. Para evitar tener archivos IMG1234 hay aplicaciones que permiten renombrar los archivos en bloque. Siren o Advanced Renamer son herramientas gratuitas de fácil uso para lograr este objetivo.

Para la cantidad de archivos que uno a veces maneja también una buena opción es utilizar programas que ayuden a buscar dentro de tu computador o incluso de unidades de red remotas. 'Everything' o 'DocFetcher' son dos aplicaciones que recomienda Zapata y que sirven para hacer búsquedas detalladas, ya sea por nombres, extensiones, fecha o tamaño de archivo.

3. Escritorio ordenado: En las mesas de trabajo físicas siempre tenemos a la mano las cosas que más utilizamos, lo otro a los cajones. Para tu organización digital esta máxima también funciona. Deja a la vista tus carpetas y aplicaciones principales ordenándolas por fecha y jerárquicamente, así alivianarás tu página de inicio ahorrando tiempo importante para comenzar tu día.

4. Usa la nube: A veces es bueno invertir en tu bodega de bits. Sitios como Box, iCloud o One Drive ofrecen buenas alternativas para almacenar tu memoria digital; usar la nube te permitirá disponibilidad en todas partes a tus archivos, además de protegerlos ante averías técnicas o cambios de equipo. Mauricio Torres, experto en seguridad informática y gerente comercial de Hard Machine, respalda su documentación en Dropbox Business, que por planes desde US$ 12,50 mensual ofrece 5 TB de espacio de almacenamiento.

5. Sé metódico: Un año sin ordenar tu biblioteca puede ser un problema, al igual que un mes sin ordenar tus archivos digitales. La cantidad de información que utilizamos día a día obliga a ser metódico para no generar un desorden en tu computador. Intenta organizar la información inmediatamente, cada vez que recibas archivos nuevos, para no acumular sin orden. Y siempre respalda. "Uno de los principales errores es no respaldar fotos y archivos importantes", sentencia Torres.

• Nunca guardes un 'Documento Sin Título', no podrás encontrarlo.
• No confíes solo en un pendrive horas y meses de trabajo.
• No tengas el Escritorio colapsado de archivos; encontrarse con la pantalla de inicio ordenada te ayudará en el desafío de teletrabajar.
• PD: no olvides limpiar tu mail.