A estas alturas todos los que hemos podido trasladar nuestros trabajos al espacio doméstico nos hemos enfrentado a las video conferencias y reuniones virtuales. Para eso, hemos tenido que escoger el mejor lugar de la casa y hemos intentado marcar la diferencia entre lo personal y lo laboral. Pero en este contexto inédito, en el que el teletrabajo parece ser la nueva norma, aun no hay reglas establecidas. Y lo que podría haber parecido un alivio en un comienzo –estar desde la comodidad de la casa sin siquiera tener que sacarse el pijama– se ha vuelto una zona gris en la que es muy fácil desviarse del foco.
Elaine Quinn, emprendedora estadounidense y fundadora del blog Solopreneur, que busca ser una guía de apoyo para pequeños negocios y trabajadores freelance, explica que si bien trabajar desde la casa se ha vuelto más común en esta última década, pasar de un lugar de trabajo comunitario a la mesa del comedor puede parecer una tarea inabordable. Y es que no estábamos preparados para esta transición y ciertamente la oportunidad de indagar, quizás más de la cuenta, en la intimidad de nuestros colegas –así como ellos también han accedido a la nuestra– nos toma por sorpresa. ¿Qué se hace cuando aparece la mascota? ¿Cómo mantenemos la concentración si se escuchan llantos de guaguas a lo lejos? ¿Cómo lo hacemos para dejar fuera la vida personal si es que no hay un espacio que lo delimite?
El psicólogo organizacional y director de Smart Coach, Isaías Sharon, explica que es importante entender que el teletrabajo no es llevarse el trabajo a la casa: en este formato se vuelve relevante trabajar por resultado y por objetivos más que por horarios, porque en un contexto doméstico los horarios cambian. "Para esto, hay que pactar reglas entre el equipo de trabajo y esto significa que los líderes tengan la capacidad de fijar buenos objetivos y entender que el seguimiento va ser con horarios distintos a los que acostumbraban. Este es un cambio de mentalidad que por lo general no está instalado en las organizaciones y si no se logra los trabajadores terminan más estresados y no se cumplen las funciones que pudiese tener el teletrabajo para optimizar la productividad", explica.
A su vez, en su libro There´s No Place Like Working From Home (2011), Elaine Quinn da cuenta de que el teletrabajo requiere de grandes ajustes que siguen siendo en gran parte un enigma para los que no han sido expuestos a estas dinámicas. Tanto así, que a ratos nos olvidamos de cosas tan básicas -y claves- que podrían mejorar la experiencia, como por ejemplo mirar hacia atrás antes de atender una videollamada para ver qué es exactamente lo que verán nuestros colegas. "Además de los problemas técnicos, está la incomodidad que genera esta situación", relata.
Es por eso que en una época en la que inevitablemente nuestras casas y lugares de trabajo se han fusionado en un solo espacio –por un tiempo aun indefinido–, es importante contar con algunos consejos para poder optimizar y hacer que las reuniones laborales virtuales sean más efectivas.
- La planificación previa: Isaías Sharon explica que la reunión no puede ser improvisada, incluso si se trata de una reunión de emergencia. "Es importante darse unos minutos para la planificación y mandar un punteo de los temas que se van a abordar -es recomendable que no sean más de tres o cuatro- para que no se desvirtúe el foco. En ese sentido, es importante que tanto quien convoca como los participantes tengan claro cuáles son los objetivos de la reunión".
- La importancia del moderador: Las video conferencias laborales no pueden terminar siendo un debate o conversaciones cruzadas y para eso debe existir un moderador que oriente la conversación. Esto, como explica Sharon, mantiene el orden y permite que podamos conversar, sin que haya alguien que trate de imponerse.
- Probar el sonido: Elaine Quinn se pregunta en su libro cuál es el punto de una video llamada si es que no se puede transmitir o recibir el mensaje. Por eso, de las primeras cosas que hay que hacer antes de dar inicio a la video conferencia es revisar que el sonido funcione bien y que hayan audífonos a la mano, porque a ratos el micrófono propio del computador no es suficiente para escuchar con claridad. La forma más efectiva de realizar una prueba de sonido es llamando a un amigo para asegurarnos de que todo funcione bien.
- Chequear la conexión a Internet: Si no contamos con una conexión rápida, es importante instalarse en el lugar más cercano al router para evitar cualquier tipo de interrupción en la conexión. De lo contrario, estas interrupciones podrían prolongar innecesariamente y entorpecer el flujo de la video conferencia. En su columna Tech Headaches of Working From Home, el columnista del New York Times especializado en tecnología, Brian X Chem, explica que todos hemos experimentado una señal más lenta en estos días dado que estamos trabajando desde la casa al mismo tiempo, en horarios similares, y por ende es bueno contar con un plan b. Una solución puede ser conectarse al internet del celular.
- La opción del mute: Para aquellos que viven con sus familias o simplemente en entornos ruidosos, puede ser aconsejable recurrir a audífonos que aíslen el sonido del entorno. Si no contamos con esa facilidad, existe la opción de silenciar nuestros micrófonos. En Zoom y Hangouts -dos de las aplicaciones más usadas para hacer video conferencias grupales- se puede apretar "mute" justo antes de ingresar a la reunión y "unmute" cuando se quiera hablar. De esta forma no interrumpimos a los demás, guardamos la señal de internet y respetamos los turnos para hablar.
- Usar la cámara: Como explica Sharon, obligarnos a usar la cámara incide en que tengamos una mejor comunicación, dado que podemos vernos. Esto permite un feedback instantáneo. A su vez, también obliga a los participantes a prepararse para la reunión y a elegir un lugar. Eso permite mayor foco y ayuda a que cada uno se regule.
- La importancia del espacio: Para priorizar la concentración y respetar la finalidad de la video conferencia, es necesario elegir un lugar en el que podamos estar tranquilos y sin mayores distracciones. Ojalá un espacio cerrado al que no tengan acceso –al menos durante la duración del llamado– nuestros convivientes. Como explica Quinn en su libro, en las reuniones virtuales establecer una agenda y delimitar tiempos y espacios es crucial: "Estamos en nuestro lugar más íntimo y es fácil dejarse llevar por otras cosas. Por eso es aconsejable establecer una pauta de ítems a abordar en la reunión antes de que se realice, y así poder aprovechar al máximo el tiempo".
- Respetar los tiempos: La recomendación de Sharon es que la reunión no dure más de 45 minutos. Y más que la duración, lo que hay que respetar son los horarios de inicio y de término de la reunión.
- Resumen de acuerdos: Al finalizar la reunión tiene que haber un resumen de acuerdos para asignar tareas. "De esa forma la reunión no queda solo en una conversación si no que permite tener a responsables designados por cada acción a seguir", explica Sharon.
