Hace un año, el método de la japonesa Marie Kondo se imponía en buena parte del mundo. Entre sus consejos recomendaba sacarle fotos a los desórdenes de la casa para incentivarnos a recoger lo que llevaba tirado semanas en el piso, colgar los cúmulos de ropa que se amontonaban sobre sillas y mesas, y vaciar esos clóset para por fin deshacernos de todo lo que realmente no usamos. Una lista de tareas que posponemos continuamente, porque solemos aplazar las tareas mientras procastinamos. 

El psicólogo norteamericano Piers Steel publicó en su libro Procrastinación (2017) una encuesta en que el 95% admitía procrastinar a diario, y una cuarta parte de ese número lo hacía de forma crónica. Procastinar es diferir de algo o aplazarlo y en lo laboral se traduce en un incumplimiento de compromisos de trabajo. "Cuando no se cumplen las responsabilidades, la persona se siente fracasada al recibir una alerta o reto por parte de otro que tenía expectativas", explica la psicóloga del centro CETEP de Salud Mental, Densky Retamal.

Adicción a lo inmediato

"Ser desordenado no es hereditario ni tampoco tiene que ver con falta de tiempo", dice Marie Kondo en su libro La Magia del Orden, sobre postergar tareas y acumularlas, como ordenar la torre de ropa sobre la silla. Esta analogía puede traspasarse al ámbito laboral, porque el origen de la procrastinación, según los especialistas, es el mismo independiente de la tarea que estemos postergando: ordenar la ropa en el clóset no nos dará una recompensa inmediata muy satisfactoria. Tampoco nos compensará de manera inmediata terminar ese informe que nos encargó nuestro jefe o enviar ese correo que tenemos pendiente o preparar la presentación de la próxima semana.  Todas son tareas que nos benefician, pero en el mediano o largo plazo, y por ende no producen el mismo nivel de satisfacción que procrastinarlas con un rápido chequeo de nuestras redes sociales.
"Las recompensas inmediatas son adictivas, porque provocan una pequeña inyección de dopamina en el cerebro", dice Densky Retamal."El procrastinador sabe que si no realiza una tarea en el tiempo determinado va a fracasar, pero como no logra enfrentar emociones negativas como la inseguridad o el miedo,  evade y busca algo que le de una retribución inmediata". 
Un like en redes sociales, un cigarro o una conversación divertida, generan satisfacción inmediata. Y en un horario de oficina pueden convertirse en recompensas rutinarias. Son buenas excusas para aplazar otras tareas de más largo aliento con una retribución que también tarda más. "Ahí viene la culpa y el círculo vicioso: me reconforto al reemplazar una tarea por otra, pero luego siento culpa y fracaso en nuestro sistema y relaciones", dice Densky.

No cumplir, a propósito

Procrastinar, en algunos casos, también puede ser síntoma de que no estamos felices con lo que estamos haciendo o de que hay una necesidad de descanso. Felipe Lagos, director de la consultora Randstad, asegura que el dilema de la falta de tiempo para concretar tareas producido por la procrastinación tiene que ver con nuestra capacidad innata de mantenernos concentrados. "Es un mito que las horas que perdemos los trabajadores se esfuman en comprar el café. Porque está comprobado que una persona no puede mantener la atención al 100% por más de 20 minutos. Las horas se pierden frente al mismo computador, haciendo cosas que no agregan valor al trabajo, que no entendemos e, incluso, entrando en discusiones que no llevan a ninguna parte". 

Según Felipe Lagos, gastamos al menos dos o tres horas en procrastinar durante un día laboral, lo que en promedio nos deja con un 80% de eficiencia."Creemos que trabajamos 45 horas, pero rendimos 38". Estas cifras coinciden con lo que expresan los marcadores internacionales: Chile es el sexto de la lista de 36 países de la OCDE que más horas trabaja. Pero también somos el quinto en la lista con menor productividad por hora trabajada.

BREVE GUÍA PARA DEJAR DE PROCASTINAR

  • El primer impulso
Siempre es lo más difícil. El espacio que hay entre tener toda la intención de cumplir con una tarea y llevarla a cabo es más grande de lo que pensamos, pero si buscamos ayuda, todo puede ser más fácil. Densky Retamal cuenta que ese primer salto es fundamental para luego poder formar una rutina. "El procrastinador muchas veces es muy optimista, piensa que en algún momento concretará la tarea casi que por orden del destino o magia, pero finalmente termina no lográndolo. Entonces la falta de ese primer impulso propicia que busquemos una tranquilidad en el "no hacer", pero si uno logra superarlo, nos podemos acostumbrar a hacer cosas en dos o tres semanas".

¿Cómo enfrentarl0?

Conectarse con personas cercanas y expresar que necesitas motivación para cumplir metas es útil, pero lo mejor es dividir las tareas simples y las difíciles por horarios. En la mañana normalmente hay más energía para hacer las cosas. La resiliencia también es importante. Como tendemos a evadir las emociones negativas, puede que muchas veces después de una frustración sea difícil volver a levantarse. Para esto, es bueno renovar los objetivos.

  • Recompensas  

Una vez que nos damos cuenta de que entramos en el bucle castigador de la procrastinación, podemos llegar a enfrentarnos a situaciones complejas en cuanto a nuestra salud mental. Por eso es bueno prevenir y cultivar el auto-cuidado constantemente.  Las satisfacciones inmediatas nos impiden ver una recompensa futura. "Contamos con dos áreas en el cerebro: la intuitiva emocional y la racional. Los procrastinadores normalmente tienen exacerbado el lado emocional, que quiere todo aquí y ahora, sin pensar en el futuro. Mientras que el racional es el que analiza, piensa más lento y en el mañana", explica Densky Retamal. Según la especialista, la parte racional de los procrastinadores se encarga de presentar las culpas, de mostrarles que fracasaron en algo que podría haberse hecho mejor o antes. Por eso cuidar el amor propio es importante para no dañarnos con la culpa constante. 

¿Cómo hacerlo?

En su libro Procrastinación (2017), Piers Steel da buenos tips que pueden ayudar a una solución sistemática. Adam Grant tiene una charla TED llamada "The surprising habits of original thinkers" ("Los sorprendentes hábitos de los pensadores creativos y originales") que también replica buenos consejos. La auto-recompensa sirve. Si cada vez que se cumple una tarea importante hay una recompensa, se fomenta la motivación.

  • Qué, cómo y cuándo

Aplazar las tareas supone una falta de comunicación e interacción con los demás. Felipe Lagos dice que el hecho de responder a las preguntas del "Qué", el "Cómo" y el "Cuándo" en la oficina, podría ahorrar mucho tiempo laboral. "Hay muchas instancias de procrastinación que nacen de situaciones en las que te dejaron claro lo que tenías que hacer, pero no sabes cómo hacerlo. Si falta claridad, la eficiencia se rompe inmediatamente".

¿Cómo solucionarlo?

Muchas empresas han implementado indicadores de medición de productividad concretos y que se realizan seguido. Hay más opciones que el sólo hecho de calcular cuánto dinero se produce por hora trabajada, también tiene que ver con las necesidades individuales de cada trabajadora o trabajador. El cuándo es el eje fundamental del estrés. Distribuir el tiempo de forma adecuada ayuda, lo mismo que planifica con tiempo extra.