Trabajar desde la casa tiene ventajas, como el tiempo ahorrado el traslado o elegir el lugar donde trabajamos. Además, no tenemos que respetar ningún dress code de oficina. Pero también hay algunas trampas que pueden afectar nuestra productividad y la efectividad de nuestro trabajo: no hay horarios establecidos para iniciar la jornada y nadie nos va a llamar la atención si extendemos el break del café indefinidamente.

De acuerdo con un estudio realizado por el Instituto de Políticas Económicas de la Universidad de Stanford, los trabajadores pueden ser hasta un 13% más productivos cuando realizan sus labores desde la casa. Pero para que la falta de un horario estructurado no sea un impedimento para mantener –o incluso mejorar– la productividad, existen estrategias que se pueden aplicar al momento de organizar la jornada laboral desde el home office.

  1. TMI, la tarea más importante

La premisa de esta estrategia es priorizar. Y aquellos objetivos más importantes del día deben ser los primeros en la lista. Por eso, la sugerencia es identificar entre una a tres actividades primordiales para cada día y concentrarse en ellas durante la primera parte del día, que es cuando tenemos la mayor cantidad de energía disponible para completarlas. De esta forma, sin importar lo que ocurra después, al menos se logra completar entre una y tres cosas importantes, lo que se considera una jornada productiva. La app Todoist es ideal para organizarse de esta forma, ya que permite crear un horario en base a actividades que se pueden ir chequeando como completadas a medida que se avanza en la jornada.

  1. Bloques de tiempo

Este método consiste en designar períodos de tiempo para cada actividad y literalmente bloquearlos en el calendario. Durante el tiempo asignado hay que trabajar exclusivamente en esa actividad o proyecto. Es necesario considerar bloques de tiempo proactivos; designados para actividades de producción en las que se genera contenido y se avanza en proyectos, y tiempos reactivos; bloques en los que se puede dar tiempo para interrupciones y para interactuar con otros ya sea contestando llamadas, respondiendo correos o participando en reuniones. Una aplicación que permite organizar el día en bloques de tiempo es Google Calendar.

  1. Método pomodoro

Este método de trabajo consiste en lapsos cortos de máxima concentración en los que se dedica a una sola tarea y luego un pequeño descanso. La idea es enfocarse en un objetivo por 25 minutos y luego descansar 5 para volver a repetir el proceso con la siguiente actividad de tu lista de tareas. Una de las ventajas del método pomodoro es que permite separar proyectos grandes en porciones más pequeñas y manejables. También ayuda a cambiar de actividad porque nos da un deadline claro de tiempo para completar la tarea. El truco para sacarle el máximo provecho a esta estrategia es trabajar de forma concentrada durante los 25 minutos sin interrupciones y sin hacer trampa. Cualquier interrupción debe ser cordialmente declinada, incluso si se trata de esas que parecen inofensivas, como una notificación de Instagram o Facebook. Para implementar el método pomodoro existen aplicaciones especialmente diseñadas como Pomo Done, que hacen la tarea mucho más sencilla.

  1. 52 – 17

Este mecanismo fue elaborado a partir de un estudio realizado a los usuarios de la aplicación DeskTime. Los resultados mostraron que los usuarios más productivos trabajaban en sprints o períodos cortos pero enfocados de 52 minutos y que luego les tomaba un promedio de 17 minutos recuperarse de esa carrera mental para volver a concentrarse y dar su siguiente esfuerzo.

"No sobrecarguemos el horario"

Nelly Sciaraffia, psicóloga y coach dedicada a dictar cursos para la administración efectiva del tiempo en Icare, explica que, si bien estas mecánicas de organización son útiles, no existen soluciones mágicas para administrar nuestro tiempo. "Ningún método es más efectivo que otro. Depende de cada persona encontrar la dinámica que mejor le funciona porque la administración que hacemos no es del tiempo, sino que de nuestra propia conducta", explica.

La especialista aclara que el tiempo es solo una de las dimensiones en las que operamos las personas y que por eso es necesario analizar caso a caso los costos y los beneficios que nos reporta invertir este recurso en una determinada actividad. "El tiempo transcurre de la misma manera si hago mi trabajo o si no lo hago", explica. "Por eso finalmente lo único que puedo administrar es mi propia conducta y no el tiempo en sí. Si queremos ser efectivos tenemos que analizar qué cosas en mi forma de ser son más efectivas para conseguir los objetivos que tengo".

Para ello, Nelly Sciaraffia recomienda conocer cuáles son nuestros puntos débiles. "El mejor consejo es aprender a conocer nuestros propios obstáculos y diseñar estrategias específicas para superarlos. "Si vivo solo probablemente tengo más obstáculos internos que externos, como desconcentrarme fácil", comenta. "Si vivo con más personas puede que enfrente también desafíos externos como interrupciones de los hijos o de la familia".

Uno de los principales errores que la especialista ha observado en sus alumnos cuando se trata de administrar de forma efectiva el tiempo, o lo que hacemos con él, es sobrecargar el horario de actividades. "Tendemos a planificar nuestras actividades en tiempos ideales cuando en la realidad nada funciona de manera ideal", explica. La especialista es enfática en aclarar que, en la vida real, siempre hay contratiempos e imprevistos que nos sacan de esa programación, por lo que su recomendación es ser más realistas. "Preguntarnos realmente cuánto me voy a demorar en hacer lo que me estoy proponiendo, considerando todas las variables".

Por último, aclara que las soluciones mágicas no existen y que, como todo en la vida, para ver cambios es necesario hacer un esfuerzo. "Cualquier cambio en función de mejorar nuestra autoadministración no es fácil. Tenemos que hacer un trabajo y un esfuerzo por cambiar nuestros hábitos para ser más efectivos", comenta. "Lo que tiene que haber detrás es una voluntad personal y un cambio de actitud".