Las habilidades tecnológicas que todo empleado debe tener hoy en día

En el mundo laboral actual, ya no basta con saber lo básico de Word y Excel.

Una explosión de tecnologías analíticas, organizativas y de comunicación está transformando todos los aspectos del trabajo de oficina. Ya sea en ventas, marketing, gestión de proyectos, diseño u otros muchos campos, los empresarios esperan de ellos que manipulen y analicen datos y los integren en presentaciones ingeniosas. Y como el trabajo a distancia se ha convertido en la norma, la gente debe conocer las funciones avanzadas de la colaboración en línea.

“No hay debate sobre si la tecnología no es sólo un facilitador, sino realmente un motor de disrupción, de cambio, de valor, dentro de las organizaciones”, dice el decano de la Columbia Business School, Costis Maglaras. “Y como resultado, tiene que haber unos conocimientos básicos que la gente debe llevar consigo, aunque no vayan a ser tecnólogos”.

La Encuesta sobre el Trabajador Digital 2022 de la empresa de investigación y asesoramiento tecnológico Gartner reveló que el oficinista promedio utiliza 11 aplicaciones en el trabajo, y el 17%, 16 o más.

Algunas de estas habilidades pueden aprenderse en el trabajo. Pero muchos empleadores esperan que los trabajadores sean competentes al incorporarse, a menudo con aplicaciones específicas de gran renombre, dice Julia Pollak, economista jefe del mercado de empleo online ZipRecruiter.

Entonces, ¿cuáles son las habilidades tecnológicas que necesitan hoy los oficinistas y qué aplicaciones deben conocer para hacer su trabajo? Hemos preguntado a empresarios, agencias de empleo, consultores, educadores y otros profesionales para averiguarlo.

Las empresas generan cada vez más datos sobre ventas, productividad y otros aspectos del negocio. Y esperan que los trabajadores se pongan al día con el software que da sentido a todos esos números.

Power BI, de Microsoft Corp., y Tableau, propiedad de Salesforce, se han convertido en los principales programas de visualización de datos, según Joe Mariano, analista de Gartner. El curso Power BI Essential Training, por ejemplo, fue el decimotercero más popular en LinkedIn Learning en 2022.

Con apuntar y hacer clic, y algunas sugerencias automatizadas de IA, los trabajadores pueden combinar múltiples fuentes de datos -como hojas de cálculo, bases de datos o software de gestión de relaciones con los clientes- y convertirlas en tablas y otros gráficos. Los directivos pueden ver cómo se desglosan las ventas por región, mes, año o vendedor. Los urbanistas pueden construir mapas que muestren el flujo de personas por una ciudad a lo largo del día.

Pero sigue siendo fundamental estar familiarizado con el software tradicional como Microsoft Excel y Google Sheets de Alphabet Inc. de Google, dice la experta residente de LinkedIn, Catherine Fisher. Además de las tareas habituales, dice Pollak, de ZipRecruiter, los trabajadores necesitan conocer funciones avanzadas como las tablas dinámicas que permiten a las hojas de cálculo tradicionales hacer algunas de las cosas que hacen Power BI o Tableau, como producir automáticamente informes o gráficos comparando subconjuntos de datos extraídos de hojas de cálculo.

De hecho, la segunda clase de LinkedIn Learning se impartió en Excel, y este programa ocupa seis de los diez primeros puestos en conocimientos de ofimática que se aprenden en la plataforma de aprendizaje en línea Udemy. Los programas de hojas de cálculo, ya sean de Microsoft o de Google, fueron una de las principales habilidades que los miembros de LinkedIn añadieron a sus perfiles el año pasado, dice Fisher.

Además de Excel u hojas de cálculo, es esencial que los trabajadores conozcan otros programas de oficina tradicionales, como Word o Google Docs, por ejemplo, y PowerPoint o Google Slides, dice Art Markman, vicerrector de formación continua y profesional de la Universidad de Texas en Austin. Pero, de nuevo, los empleadores no sólo quieren que la gente sepa lo básico de cómo configurar un documento o una presentación de diapositivas, sino que esperan que los trabajadores conozcan las características avanzadas de los programas.

“La gente tiene ahora mayores expectativas cuando recibe un documento o una presentación”, dice Pollak. “Quieren que cuente una historia convincente. Quieren que tenga un aspecto profesional”. En una presentación, eso puede significar añadir animaciones para ilustrar un punto en lugar de imágenes estáticas. En el tratamiento de textos, los empleadores podrían querer un formato avanzado, como el enlace entre secciones de documentos, dice Pollak, así como familiaridad con las funciones de colaboración, como compartir y comentar.

Una de las cosas más importantes que sabía que tenía que reforzar era mi capacidad de presentación”, dice Melissa Barron, licenciada en Administración de Empresas por la Universidad de Texas en Austin en 2022, que trabaja en estrategia para el gigante de la alimentación H-E-B. “Eso implica crear muchas presentaciones sofisticadas en Microsoft PowerPoint, con funciones avanzadas como videos y colores personalizados. Eso implica crear muchas presentaciones sofisticadas en Microsoft PowerPoint, con funciones avanzadas como videos y colores personalizados. A veces recurre al programa de diseño online Canva para crear gráficos”.

Las herramientas para organizar reuniones a distancia -como Zoom, Google Meet, Microsoft Teams y Slack, de Salesforce Inc.- han despegado desde la pandemia. Pero muchos oficinistas sólo conocen los rudimentos de estos programas.

“En el caso concreto de Microsoft Teams, la gente utiliza el chat y las reuniones sin problemas”, afirma Mariano. “Lo que no están haciendo es utilizar los servicios más avanzados”, como los canales para discutir temas o proyectos específicos dentro de un equipo. Los empleados también deben saber cómo vincular otras apps a estos programas de reuniones, dice, para poder compartir archivos y gestionar proyectos.

Además, los empleadores quieren que la gente conozca las funciones avanzadas de una de las aplicaciones de comunicación más venerables de todas: el correo electrónico. La gestión del correo -como la elaboración de listas, el envío de correos masivos y la redacción de líneas de asunto eficaces- es otra de las habilidades más destacadas en los perfiles de LinkedIn. La comunicación es la principal habilidad en el Índice de Habilidades de ZipRecruiter, y Microsoft Outlook ocupa el puesto 20.

Los programas de organización y planificación facilitan la coordinación del trabajo gracias a funciones como la gestión de tareas, el control del tiempo y el uso compartido de archivos.

Por ejemplo, una empresa de marketing puede automatizar los flujos de trabajo para que, cuando una persona complete una tarea, se avise automáticamente a la siguiente. Estos programas enlazan con otras apps y servicios, como Google Drive, para que los trabajadores puedan acceder a los documentos pertinentes directamente desde el software de gestión. Y pueden hacer un seguimiento del tiempo dedicado a cada tarea para evaluar la productividad o determinar la facturación a los clientes.

Barron, por ejemplo, utiliza el software de gestión de proyectos Asana; el conocimiento del programa fue una de las habilidades tecnológicas más frecuentemente añadidas a los perfiles de LinkedIn en 2022. El software de planificación Trello, propiedad de Atlassian, también estaba en la lista. Otras aplicaciones destacadas, según Mariano, son ClickUp y Smartsheet. La gestión de proyectos es la quinta certificación tecnológica más popular, según Credly, un servicio de Pearson PLC que los proveedores de educación en línea utilizan para gestionar sus programas de credenciales digitales.

Por muy potente que sea un programa informático, su uso sigue requiriendo apuntar y hacer clic, a menudo en los mismos botones e iconos una y otra vez. La automatización robótica de procesos permite crear pequeños scripts, llamados robots, que se encargan de realizar tareas informáticas repetitivas. Por ejemplo, se puede programar un robot para que reproduzca los pasos que normalmente darían los humanos para encaminar documentos o leer formularios e introducir la información en una base de datos.

“En estos momentos, la clave está en la eficiencia”, afirma Mike Steinitz, director ejecutivo de la consultora Robert Half. “¿Qué tenemos que hacer para ser más eficientes? Lo que significa la automatización de muchas cosas diferentes”.

Los conocimientos necesarios para crear robots no son necesariamente complejos. Muchos utilizan un método denominado “sin código”: basta con apuntar y hacer clic para seleccionar las fuentes de datos, las aplicaciones y los tipos de acciones que se van a vincular. La herramienta Power Automate de Microsoft, que no necesita código, fue el curso de ofimática que más creció en Udemy en 2022.

Aún así, a veces es útil que los empleados aprendan algo de programación, dice el profesor de la Columbia Business School Ciamac Moallemi. Por ejemplo, Excel admite muchos tipos de análisis, pero a un cierto nivel de complejidad, o cuando la cantidad de datos crece demasiado, es más fácil hacer los cálculos en un lenguaje de programación como Python, explicó Moallemi.

Y los trabajadores no tienen que ser expertos en programación, porque pueden descargar módulos de código abierto llamados paquetes, diseñados para realizar los análisis que necesitan. Python es el noveno curso más popular de LinkedIn Learning, dice Fisher, y la Columbia Business School informa de que más de la mitad de sus alumnos actuales utilizan Python en sus clases.

Moallemi, por su parte, también recomienda SQL, un lenguaje para consultar bases de datos, que ocupa el puesto 15 en LinkedIn Learning. Con SQL, por ejemplo, puedes recuperar un subconjunto de datos que desees, como el número de clientes de determinadas edades que compran determinados productos en determinadas regiones.

Hay otro beneficio de aprender a programar, dijo Maglaras: una mejor colaboración. Los conocimientos básicos de programación ayudan a los empresarios a trabajar con programadores, científicos de datos y diseñadores de experiencia de usuario en sus equipos.

Con la explosión de herramientas como ChatGPT para generar texto y código, y Stable Diffusion y Midjourney para crear imágenes, cierto nivel de IA está al alcance de todos.

Por ejemplo, Microsoft acaba de anunciar un servicio llamado Copilot que infunde modelos de IA, incluido el GPT-4 de OpenAI -la tecnología subyacente a ChatGPT- en todas sus aplicaciones para el lugar de trabajo. Word y Outlook, por ejemplo, podrán generar texto automáticamente, basándose en la información de otros documentos, o PowerPoint podría crear presentaciones basándose en las instrucciones en lenguaje natural de un usuario y en el material de otros documentos. Por su parte, Slack, de Salesforce, utilizará la tecnología de OpenAI para resumir conversaciones y ayudar a redactar mensajes.

Desde que se presentó ChatGPT el 30 de noviembre, los instructores de Udemy han lanzado más de 300 cursos sobre la herramienta, incluido su uso para resumir documentos y depurar código.

Allie K. Miller, inversora y asesora en IA que dirigió negocios de IA en IBM y Amazon Web Services, dice que la mayoría de la gente debería aprender los principios de alto nivel de la IA en una clase como AI for Everyone, del cofundador de Coursera Andrew Ng, y probar cualquier herramienta nueva que prometa ahorrar trabajo.

“Piensa en cosas que haces a menudo y aplica la IA a esa tarea para ver si puedes encontrar un 80% de aumento de la eficiencia en algo en lo que no quieres ser un experto”, dijo Miller. “Por ejemplo, no quiero ser una experta redactora de correos electrónicos”.