En cuarentena, pero conectados: La nueva (y difícil) experiencia de trabajar desde casa

A muchos nos tocó de golpe y en algunos casos era la única opción, pero no todos estábamos preparados. Así, de improviso y a causa de la pandemia de coronavirus, varios chilenos tuvimos que probar por primera vez la experiencia del teletrabajo (también llamado trabajo remoto o home office), modalidad que en EE.UU. y Europa tiene años de uso, pero que en Chile aún se encuentra en pañales.

Pero hay interés por esta modalidad. De acuerdo a Google Trends, herramienta que refleja el grado de búsquedas en Google, los usuarios chilenos comenzaron a tomar conciencia de la nueva situación recién este fin de semana, siendo las regiones Metropolitana, Valparaíso, Magallanes, O’Higgins y el Maule quienes más buscaron los términos relacionados. Las consultas más recurrentes en este caso tienen que ver con su implementación, el proyecto de ley, y “slack”, una de las herramientas más utilizadas en el entorno empresarial.

Lo mismo apunta un estudio de 2018 en donde de 33 países, Chile era el segundo en el que las personas esperaban realizar sus labores desde el hogar, con un 74% de las preferencias.

Otro escenario es el de las aplicaciones para celulares. Tanto en las descargas para iOS de Apple como para Android se pueden observar apps relacionadas con comunicación, reuniones y trabajo colaborativo, con plataformas como Zoom Cloud Meetings, Microsoft Teams y hangouts Meet de Google como los más requeridos por los usuarios.

Ante la expansión del virus, esta modalidad de trabajo se transformó en la medida más efectiva para proteger la salud de los trabajadores, aunque quienes quieran implementarlo aún están a tiempo.

“El teletrabajo, es trabajo”, señala Cristian Salazar, Doctor en Sociedad de la Información y el Conocimiento y académico de la Universidad Austral de Chile.

Para el experto, "se democratiza el acceso al trabajo, implica un cambio cultural en la relación laboral y en cómo éste se ejerce. La escasa difusión de estas experiencias en Chile ha generado distintos mitos, como por ejemplo que precariza los derechos de los trabajadores, que implica trabajar menos y que la productividad de los trabajadores bajará si no tienen una supervisión directa”.

“No es una profesión, sino una forma de desarrollar una tarea y requiere una reorganización cultural para su eficiente aplicación. Culturalmente ha sido difícil cambiar el concepto arraigado de trabajo, el cual es asociado con una acción de desplazamiento. Hoy nos enfrentamos a un cambio de paradigma de ‘ir al trabajo’ vs ‘realizarlo’ en cualquier momento y lugar”, añade.

“Por lo cual, tanto en los colegios y centros de educación superior debemos educar a las nuevas generaciones que gracias a las nuevas tecnologías puedes trabajar desde tu propio hogar acabando con el concepto tradicional: para trabajar es necesario estar físicamente en la empresa. Tanto los teletrabajadores como las organizaciones deben convencerse que un teletrabajador puede ser tan o más eficiente y productivo trabajando en su hogar”, indica.

Al respecto, Salazar comenta que “uno de los grandes obstáculos que han reportado las empresas es que en el actual ordenamiento jurídico no existen disposiciones que regulen de manera especial el contrato de teletrabajo. En 2017 gracias a la Reforma Laboral se modificó el art.22 quedando excluidos de limitación de jornada laboral quienes trabajan sin fiscalización directa, pudiendo prestar sus servicios en su propio hogar, fuera del lugar o sitio de funcionamiento de la empresa, utilizando medios informáticos o de telecomunicaciones. Así también, con esta Reforma, aquellas empresas que tengan una afiliación sindical igual o superior al 30% del total de sus trabajadores, sus sindicatos podrán acordar con el empleador pactos sobre condiciones especiales de trabajo, entre las cuales puede ser teletrabajo”.

“La no existencia de una Ley -como sí la tienen otros países de Latinoamérica- que otorgue un marco normativo que regule los aspectos del contrato de trabajo, derechos, obligaciones y garantías tanto para los trabajadores como las organizaciones que adoptan esta modalidad, genera un temor en adoptar legalmente la modalidad”, dice.

Para el experto de la Universidad Austral, dada las características geográficas de Chile, el teletrabajo podría ayudar a descongestionar las grandes ciudades y permitir que las personas trabajen en el lugar que elijan para vivir y formar una familia: “Trabajar allá, vivir acá y gastar acá”, dice.

“El teletrabajo permitiría descentralizar las grandes urbes, y las regiones dejarían de perder talentos que migran a grandes ciudades donde hay más oportunidades laborales y de desarrollo”.

“Chile es un país altamente sísmico y contar con planes de teletrabajo pueden garantizar la sustentabilidad económica de las familias y la continuidad operacional de las empresas que tributan a la economía y a la sociedad. El cambio cultural puede transformarnos en un país que se apropie de las nuevas tecnologías mejorando la calidad de vida de sus habitantes. Potenciar el teletrabajo creará nuevas fuentes de empleos y nuevos servicios que apoyen la vida de los teletrabajadores”, asevera.

De acuerdo a Randstad Chile, tras el anuncio del primer caso de coronavirus en el país, sólo el 22% de las empresas adoptaron políticas de seguridad de salud frente al COVID-19, siendo la más usada la difusión de información sobre síntomas y buenas prácticas, seguida por la ejecución de protocolos de sanidad, y restricción de viajes de negocio. El trabajo remoto estuvo en los últimos lugares, siendo en realidad una de las soluciones más efectivas; en todo el mundo se están buscando formas de implementarlas rápida y estratégicamente, con especial foco en las empresas que no están preparadas.

Ricardo Quezada Botto, Gerente Comercial de Unnio Seguros Generales, señala que “pensando en el beneficio de todos, lo primero que sucede en estos casos es que las compañías activen sus planes de contingencia asociados a amenazas de enfermedades o pandemia, enfocados en prevenir contagios, dar apoyo a quienes se contagien y garantizar la continuidad de negocios. La forma más segura de hacerlo es a través de la tecnología, utilizando canales de auto-atención de clientes y trabajando de manera remota ante el alto riesgo de contagio”.

Como todo nuevo proceso, esto implica diferentes desafíos o inseguridades frente a la transición. “La clave está en que la empresa se prepare tecnológicamente para que cada uno de sus colaboradores sea capaz de entregar la misma propuesta de valor a los clientes sin que la calidad se vea afectada. Una clave es realizar la transición de a poco, probando a través de una calendarización de días en los que se trabaje de fuera de la oficina”, indica.

Quezada asegura que cuando el soporte del trabajo pasa a ser la tecnología, se debe estar preparado en cuanto a seguridad, considerando que quienes trabajen de forma remota estarán utilizando conexiones de internet domiciliaria, que son más vulnerables a ataques cibernéticos. En Unnio dicen utilizar Cyberboxx, plataforma tecnológica que se usa en estos casos para monitorear y responder cualquier ataque cibernético.

“Esta forma de trabajo se contrapone ante una fuerza laboral del país acostumbrada a los horarios de oficina. Un estudio realizado por Adecco reveló que sólo el 28% de los trabajadores tuvo facilidades para trabajar desde su casa, mientras que un 72% dijo no haber contado con este beneficio durante los días de mayor conflicto asociados al despertar social del país”, cuenta Mario Zúñiga, CEO de Zenta Group.

“Chile, el quinto país con más horas de trabajo y menor productividad conforme a las cifras de la Organización para la Cooperación y el Desarrollo Económico (OCDE), tiene una muy baja flexibilidad laboral. El concepto de ‘home office’ aparece sólo en unas pocas empresas, aunque el camino va hacia allá: en la mayoría de los casos, sólo es necesario un computador, una buena conexión a internet y un celular para realizar el trabajo”.

De acuerdo a Guillermo Beuchat, socio fundador de Transforme, para esta adopción también existen factores generacionales. “Las preocupaciones de cada generación son diversas. conviven en un mismo contexto empresarial, compartiendo responsabilidades y tareas, pero movidos por distintas motivaciones, deseos y actitudes frente a los desafíos laborales y de vida”.

“Los ‘baby boomers’, nacidos entre 1946 y 1964, y que representan algo más de un 25% de la fuerza de trabajo, muestran altos niveles de dedicación y lealtad a la empresa, pero les incomoda la tecnología, y contradecir ‘al sistema’. Por su parte, la Generación X, los nacidos entre 1965 y 1980 que suman un 35% de la fuerza laboral, tienen buenas aptitudes para el trabajo en equipo, se focalizan en desarrollar su expertise, priorizando siempre el equilibrio familia-trabajo, y muestran apertura a adoptar tecnologías. Los llamados Millenials, nacidos entre los 80s y el 2000, han dado mucho que hablar. Se caracteriza este grupo como uno desapegado a las normas y altamente inconformista, pero con fuertes habilidades digitales y autonomía que los hacen deseables en las empresa. Por último, la generación Z, nacidos después del 2000, tienen una actitud mucho más optimista y están abocados a la acción colectiva. Sus capacidades multitarea y cuasi adicción a la tecnología, aportan mucho al contexto empresarial, pero requieren que las otras generaciones les den supervisión adecuada y guía en el trabajo. Estas dos últimas generaciones ya representan un 41% de la fuerza laboral”.

Pero el teletrabajo no es sólo tomar el computador y trabajar desde casa. Claudio Torres, Regional Manager de D-Link, afirma que “la adopción del trabajo a distancia requiere que las empresas consideren aspectos técnicos básicos, como la calidad de la conexión a internet que disponen los colaboradores en sus hogares".

“Es importante que las organizaciones acepten que no se puede hacer desde las casas lo mismo que se hace en la oficina. Existirán tareas que se pueden remotizar y otras que tendrán que ser redefinidas o ajustadas de acuerdo a las nuevas condiciones”, explica.

A la hora de trabajar desde el hogar, la recomendación principal es habilitar un espacio dedicado a esta actividad, similar a lo que se aconseja en el caso de los estudiantes, con el fin de limitar las distracciones. El experto de D-Link además destaca la relevancia de contar con una conectividad wi-fi estable y de calidad.

“Es relevante comprender que en nuestras casas la conexión es compartida, esto significa que el tráfico normal de datos se verá afectado por el uso simultáneo entre los miembros del hogar. Por ejemplo, las videoconferencias relacionadas al trabajo se pueden ver impactadas por el uso de plataformas de streaming, o bien por las clases virtuales de los estudiantes”, explica Torres.

Finalmente el experto advierte sobre la importancia de mantener estándares de seguridad digital en las casas de los colaboradores. “Las empresas deben comprender que no solo basta con que los trabajadores tengan un computador portátil que puedan llevar a sus hogares, también deben asegurarse que las personas tengan las herramientas necesarias para establecer conexiones seguras a los recursos de la compañía”, precisa.

En este sentido, desde ESET Latinoamérica, compañía de ciberseguridad, comparten recomendaciones para que la organización pueda mantenerse productiva y a la vez segura. “Es importante destacar que las empresas y organizaciones también deben prepararse a sí mismas y también a sus empleados para enfrentar los riesgos vinculados a la ciberseguridad con el trabajo remoto“, destaca Camilo Gutiérrez, Jefe del Laboratorio de Investigación de ESET Latinoamérica.

- Seguridad física de los dispositivos de la empresa: Siempre que los colaboradores no tengan presente las medidas de seguridad, estarán exponiendo a un mayor riesgo los dispositivos de la empresa. Los dispositivos deben protegerse contra pérdidas y robos.

- Entorno tecnológico del hogar: Lo ideal sería auditar las vulnerabilidades del entorno doméstico antes de conectar los dispositivos de trabajo, este es un excelente momento para tomar medidas para asegurarlos con contraseñas seguras y actualizando tanto el firmware como el software a las últimas versiones disponibles.

- Acceso a la red y sistemas de la compañía: Tanto al correo electrónico basado en la nube como a información interna, los trabajadores necesitan acceso a la red de la organización, pero con todas las medidas de seguridad disponibles.

- Herramientas colaborativas y procesos de autorización: Utilizar herramientas colaborativas para protegerse contra instrucciones o transacciones no autorizadas. Es probable que los ciberdelincuentes aprovechen la oportunidad para lanzar ataques al correo electrónico a través de un mensaje falso, catalogado como urgente, solicitando la transferencia inmediata de fondos, sin la posibilidad de validar la solicitud en persona.

- Capacitación: Hay numerosas estafas circulando que utilizan el tema sobre COVID-19 de distintas maneras. Las capacitaciones de concientización sobre seguridad informática suelen ser un requisito anual en las oficinas y sería prudente hacer un repaso para ayudar a evitar el error humano que los ciberdelincuentes buscan.

- Soporte y gestión de crisis: En el apuro por proporcionar acceso remoto, no sacrificar la ciberseguridad o la capacidad de administrar sistemas y dispositivos.

¿Qué están haciendo las grandes empresas tecnológicas para adaptarse al teletrabajo?

Ana Karina Ulloa, Directora de Personas de Movistar Chile, menciona que su empresa tiene más de dos años de experiencia en la adopción progresiva del trabajo remoto. “En 2019, el 60% de los colaboradores adoptaba esta modalidad, mientras que hoy más de un 80% de nuestros colaboradores trabaja desde sus hogares al menos un día a la semana”, afirma.

"Ante la actual coyuntura por el Covid-19, quisimos dar un paso adicional en esta nueva forma de trabajar, anteponiendo la salud e integridad de nuestros colaboradores. De forma progresiva, iniciamos nuestro plan de acción, priorizando a grupos de riesgo (personas mayores de 60 años, embarazadas, con enfermedades crónicas o inmunodeprimidas), quienes fueron los primeros en iniciar el trabajo remoto en este contexto. Posteriormente, a partir del día lunes, se sumaron muchos padres y madres al cuidado de sus hijos -cuyas clases han sido suspendidas-, favoreciendo no solo el resguardo de su salud, sino también la corresponsabilidad parental y la conciliación laboral y personal".

“A partir del martes martes, hemos privilegiado el trabajo remoto para todos nuestros colaboradores, cuyas funciones así lo permitan, favoreciendo el aislamiento social recomendado por las autoridades sanitarias, tomando así todos los cuidados y precauciones para evitar la propagación del coronavirus”, añade, asegurando que en relación a las herramientas, utilizan Office 365, Teams y Workplace.

Algo similar ocurre en Samsung Chile, desde donde afirman que una de sus herramientas propias, Knox Mobile, es muy útil pensando en empresas y trabajadores. El sistema separa en un mismo dispositivo móvil las áreas laborales y personales del usuario, con el objetivo de acceder a la red corporativa desde fuera de su oficina, pero manteniendo toda información sensible segura.

De acuerdo a la empresa, básicamente se trata del mismo principio de seguridad que se aplica en todos los smartphones Samsung, pero llevado a nivel corporativo. Por ejemplo, hoy un Galaxy S20 o cualquier dispositivo de la misma línea ya está protegido con Knox, vale decir que ya cuenta con una plataforma móvil de seguridad a nivel de procesador y software. Sin embargo, con Knox Mobile para empresas, las compañías pueden instalar y administrar todos los dispositivos corporativos Android a su sistema a la vez, definir diferentes criterios de acceso a la información para cada colaborador basados en geolocalización, tipo de información y rol.

“Aunque la compañía utiliza este servicio de forma permanente para quienes lo necesitan, en el contexto actual se está utilizando en mayor forma debido a políticas de flexibilización laboral para la prevención de salud. Además de implementar todas las medidas preventivas posibles en sus oficinas, los grupos de alto riesgo (personas con más de 60 años, con enfermedades crónicas, mujeres embarazadas) y personas que vivan con este grupo, madres o padres con hijos en clases suspendidas, entre otros, pueden acceder a trabajar de forma remota gracias a una conexión VPN y Knox Mobile”, señala Bernardita Orellana, Gerente de Comunicaciones de Samsung Electronics Chile.

Desde Claro Chile afirman que se están tomando todas las medidas técnicas necesarias para mantener los servicios de red operativos y que los usuarios puedan continuar conectados en todo momento. Alfonso Emperanza, director de Claro, explicó que a partir del jueves sólo abrirán algunas sucursales para responder a las necesidades más urgentes de los clientes. “Se aplicarán sistemas de turnos para disminuir la cantidad de ejecutivos y se ha fomentado el teletrabajo para un porcentaje importante de la compañía. Sólo trabajarán presencialmente aquellas personas que son clave para mantener la conectividad de millones de chilenos. Estas medidas apuntan a prevenir y proteger a colaboradores y sus familias, con el fin de contribuir a evitar la propagación de la pandemia”, señala.

Ariela Mendel, Marketing Manager de ASUS Chile, cuenta que desde este martes todos los trabajadores están en casa 100% de forma remota, e incluso la empresa se preparó antes instalando sistemas compatibles para tal efecto. “Para continuar trabajando de manera remota, resulta fundamental sacarle el máximo partido a las herramientas que nos brinda la tecnología. De esta forma, contribuimos a evitar posibles contagios, cuidando nuestra salud y la de los que nos rodean”, afirma.

“En estas circunstancias de aislamiento, la comunicación con otros compañeros de trabajo y las reuniones con clientes siguen siendo muy necesarias. Para llevar a cabo reuniones de manera remota, existen diversas herramientas que facilitan el contacto como Skype, Hangouts, Zoom Meeting y Microsoft Teams. Aplicaciones como MyAsus también potencian el rendimiento y permiten conectar el computador con otros dispositivos electrónicos como el teléfono móvil, por lo que de esta forma, se podrán controlar sin necesidad de tenerlos delante”, dice.

Desde Google en tanto, destacan su herramientas colaborativa G Suite, que permite desarrollar el trabajo gracias a productos como Gmail, Calendar, Drive, Classroom, Hangouts Meets, Hangouts Chat y G Suite for Education, ademas de implementar acceso gratuito a capacidades avanzadas de videoconferencia de Hangouts Meet para todos los clientes de G Suite y G Suite for Education a nivel mundial hasta el 1 de julio de 2020. También se están agregando recursos para poder apoyar una mayor demanda de transmisión pública en vivo en YouTube, y revelan que han visto un mayor interés en las regiones afectadas a medida que las personas buscan conectarse virtualmente con sus comunidades cuando no pueden hacerlo en persona.

“En la medida que COVID-19 evoluciona en América Latina, buscando precaución y con el fin de priorizar la salud y la seguridad, estamos ofreciendo a nuestros empleados de la región la opción de trabajar desde sus casas”, señala Alejandra Bonati, Gerenta de Comunicaciones de Google Chile.

Una de las aplicaciones más utilizadas en estos días es Microsoft Teams, centro para el trabajo en equipo en Microsoft 365 donde los equipos pueden chatear, reunirse, hacer llamadas, y colaborar en un lugar seguro. De acuerdo a la empresa, desde fines de enero se ha visto un incremento del 500 por ciento en su uso, así como un aumento de un 200% en el uso de la plataforma desde dispositivos móviles. Será gratuito durante el brote de COVID-19.

¿Cómo se usa?

Individuos: Cualquiera puede registrarse para obtener la versión freemium de Teams desde este link, o si tienen una cuenta de e-mail laboral o escolar, pueden registrarse desde este enlace.

Si trabajan en el sector educativo y quieren que profesores, estudiantes y administradores estén listos para utilizar Teams, usen Office 365 A1, una versión gratuita de Office 365 disponible para todas las instituciones educativas. Pueden registrarse desde este link.

Webex: Solución que ofrece un conjunto de herramientas de software y video que brindan una experiencia de colaboración segura, confiable y por demanda en la web. Disponible para iOS y Android.

GoToMeeting: Paquete de software de reunión en línea, uso compartido de escritorio y videoconferencia que permite al usuario reunirse con otros usuarios de computadoras, clientes, clientes o colegas a través de Internet en tiempo real. Disponible para iOS y Android.

Skype: Llamadas online gratis, mensajes, llamadas internacionales, etc. Máximo 10 personas en videollamadas al mismo tiempo, y 25 por voz. Es una de las aplicaciones más utilizadas, con alrededor de 40 millones de personas. En las últimas semanas registró un crecimiento del 70% mensual, mientras que los minutos de llamadas se incrementaron en un 220%. Su última novedad es “Meet Now”, una nueva funcionalidad que permite crear reuniones en video de manera gratuita, sin registrarse ni descargar la aplicación y en apenas tres clicks.

Houseparty: Sólo permite 8 usuarios, pero añade juegos para disfrutar en grupo.

WhatsApp: Permite videollamadas, pero sólo desde el teléfono y hasta cuatro personas como máximo.

Google Hangouts: Permite 10 personas conectadas por videollamada, aunque en su versión empresarial aumenta a 25 personas.

Discord: No tiene versión web, lo que nos obliga a instalar la aplicación. Sin embargo, es gratuita y alberga hasta 50 usuarios de manera simultánea.

Zoom: Es gratuita y permite reuniones grupales de hasta 100 usuarios con una duración máxima de 40 minutos.

FaceTime: Una de las aplicaciones populares para realizar videollamadas. Podrás invitar hasta 32 personas a unirse a una llamada grupal. Cuando se recibe una invitación, las personas pueden optar por unirse usando audio o video desde iPhone, iPad y Mac. Todas las conversaciones de FaceTime están encriptadas de extremo a extremo, por lo que permanecen privadas y visibles solo para los participantes.

Como balancear la vida laboral desde el hogar con niños presentes todo el día no es sencillo, Microsoft a través de Jared Spataro, Vicepresidente Corporativo de Microsoft 365, elaboró una guía de cinco consejos con prácticas y tips para sobrellevar esta “nueva normalidad” de la mejor manera.

- Aceptar que no hay nada normal en “la nueva normalidad”

Las vidas de todos se han visto afectadas por la incertidumbre: No se sabe cuánto tiempo los niños no podrán asistir a clases, cuándo volverá el trabajo presencial o incluso, cómo se verá la vida "normal" cuando esto termine. Intentar que todo siga igual que antes, trabajar las mismas horas y seguir el mismo ritmo de siempre, no es posible.

Hay que aceptar que no se puede comparar la situación actual con la que todos vivían hace un par de meses y dejar de actuar como si nada hubiese cambiado. Ya no hay que tratar de ser los “mejores” padres y los “mejores” empleados, sino que hay que tratar de hacer lo mejor que se pueda dadas las circunstancias.

- Un plan flexible

Los niños tienen mucha energía, mucha más de la que tienen sus padres. Así que armar un plan de juego es crucial, dividir el día en turnos para que mientras uno trabaja, el otro cuide de los niños. Y aunque ayuda bastante tener un plan -tener una rutina siempre es bueno-, hay que aprender a no ser demasiado estricto.

Todos los días surgen cosas en el trabajo que nadie puede planificar con anticipación, la rutina diaria necesita ser lo suficientemente flexible para acomodarse tanto a las necesidades de los niños -que tampoco se pueden planificar- como a la carga laboral impredecible.

- Repensar el trabajo

Tener que cuidar a los niños en la casa, sobre todo cuando son pequeños, implica que no se puede trabajar como se haría normalmente. Es necesario repensar tanto las horas de trabajo como las prioridades laborales. Algunos deciden trabajar más en las mañanas o en las noches, cuando los niños duermen, mientras que definen las tareas esenciales de su trabajo.

Es importante conversar con jefes y equipos de RRHH tanto para entender las opciones que su empresa podría ofrecer para apoyar a los padres durante este tiempo, como los cambios en la rutina cotidiana del trabajo que necesitan cambiar.

- Comunicarse a tiempo y seguido

Tras tomar la decisión de cambiar las horas en las que trabajas, es importarte comunicárselo a las personas con quienes realiza tus labores diarias. Es crucial que tu cambio de rutina no afecte el trabajo de otros y para lograr eso, hay que estar constantemente comunicando en qué estamos, cuando estaremos disponible y, sobre todo, cuando estamos pendientes de otros temas.

- Aproveche al máximo el tiempo de reunión

Para muchas personas, el tiempo de trabajo en casa significa tener varias reuniones virtuales al día. Lo cual no implica que necesariamente debamos estar sentados frene al computador para cada reunión, algunas nos permiten ocupar ese tiempo para realizar otras actividades.

Las reuniones se pueden tomar desde el celular, lo que permite moverse por la casa, vigilar a los niños mientras juegan o disfrutar un momento de sol en el jardín mientras participas de la llamada.

Aceptar las limitaciones de la situación, crear un horario familiar, repensar cómo nos acercamos al trabajo, comunicarnos temprano y a menudo, y probar nuevos enfoques a las reuniones nos ayudan a realizar el trabajo sin perder el cuidado de los hijos.