Antes de invertir, evalúe su proyecto
Curso: Herramientas para la Preparación de un Proyecto

La Gestión Integral de Proyectos o Project Management es una disciplina técnica, pero también es un arte. El arte de dirigir los recursos humanos, materiales, físicos y económicos durante la ejecución del proyecto. Y el desafío es lograr los objetivos prefijados de integración, alcance, costo, plazo y calidad, considerando tanto el riesgo como la protección del medio ambiente, así como la satisfacción de los afectados/interesados (stakeholders).

Para lograr el éxito de un proyecto, la preparación es clave. Por ello, realizar adecuados estudios pre-inversionales es una parte fundamental del ciclo de vida del proyecto.

Frecuentemente, los formuladores y evaluadores de proyectos solicitan el apoyo de los Project Managers (PMs) para establecer los supuestos en los que basan sus cálculos. Por lo tanto, los PMs deben saber lo suficiente de preparación y evaluación de proyectos como para poder interactuar con el equipo de estudios.

Analizando un Flujo de Caja Pro-Forma

Para comenzar a calcular el costo del proyecto, debemos separar los montos según su destino.

1. El Plan de Inversión del Proyecto (donde se gasta el Capital Expenses - Capex): Para establecer el monto del Capex surge la necesidad de conciliar los planes técnicos y el calendario de la construcción con el plan financiero, el módulo de la demanda y la disponibilidad de mano de obra.
2. El Plan de Operación del Proyecto (donde se gastan los Operational Expenses - Opex): Posteriormente, hay que establecer el monto del Opex, para lo cual se necesita conciliar el módulo de marketing, con el módulo de mano de obra y los requerimientos mínimos de capital de trabajo para la adecuada operación del proyecto.

Luego, tanto el Capex como el Opex se combinan para construir el perfil del flujo de caja pro-forma de un proyecto.

Como se puede observar en la infografía, la etapa inicial de un proyecto –que puede durar varios años– es de inversión, es decir sólo hay egresos de caja, normalmente no existen ingresos. Es en este período donde los PMs deben hacer su labor, construyendo el proyecto dentro del presupuesto y plazo estipulado, cumpliendo los estándares de calidad requeridos.

Posteriormente, llega la etapa de operación que es responsabilidad de la plana gerencial y, finalmente, viene una etapa de cierre o liquidación del proyecto.

Dos grandes categorías de proyectos

Por un lado, están aquellos proyectos que parten desde cero, es decir, que antes del proyecto no existía ninguna actividad operando, estos se denominan, en inglés, greenfield projects. Ejemplo de ello es una nueva represa hidroeléctrica.

Por el otro lado, están aquellos proyectos incrementales que le agregan o aumentan algo a una situación o actividad ya existente u operando. Es decir, que antes de implementar el proyecto, ya existía una situación base o "sin proyecto" que estaba operativa. A estos proyectos se les denomina, en inglés, brownfield projects. Ejemplo de proyectos brownfield son: una mejoría, ampliación, reemplazo, etc.

Costos y beneficios incrementales

Los costos y beneficios incrementales son conceptos importantes, sobre todo para evaluar los brownfield projects. El cálculo del flujo de caja de un brownfield project debe hacerse siempre de manera incremental (es decir que los costos y los beneficios se deben calcular por sobre una situación base optimizada). Esto, ya que se deben identificar cuidadosamente aquellos beneficios y costos que son exclusivamente imputables al proyecto. Y no incluirle ningún otro beneficio o costo que podría producirse sin la necesidad del proyecto. Nótese que para una situación “base o sin proyecto" es normal que sus beneficios y costos sean dinámicos, es decir que cambien a lo largo del tiempo.

Por tanto, todo escenario "sin proyecto" es dinámico y debe ser adecuadamente definido antes de poder ser usado como el "caso base", desde donde se medirán los beneficios y costos incrementales del escenario "con proyecto". Y, para mayor abundamiento, el escenario contra el cual debe compararse el proyecto brownfield es uno "sin proyecto, pero además optimizado".

En la práctica, se calcula primero el flujo de caja de la situación con proyecto y luego se le resta el flujo de caja de la situación base optimizada. De esta forma, se obtendrán tanto los beneficios como los costos incrementales del proyecto brownfield.

Otra perspectiva usada por algunos project managers, que es errónea y debe evitarse, es la perspectiva de comparar los escenarios: “antes del proyecto" contra “después del proyecto". El criterio: “Antes versus Después" nunca constituye un caso base apropiado para medir beneficios y costos incrementales.

¿Por qué la evaluación de proyectos que se realiza durante la pre-inversión resulta ser tan importante?

La evaluación de un proyecto de inversión tiene por objeto calcular su rentabilidad financiera y económica, de manera que logre resolver una necesidad humana en forma eficaz y eficiente pero también de manera segura, asignando a la mejor alternativa los recursos económicos con los que se cuenta. En la actualidad, una inversión inteligente requiere de un proyecto bien estructurado y que su evaluación concluya que es rentable. Luego hay que decidir el ordenamiento de la cartera o portafolio de proyectos en función de su rentabilidad y objetivos estratégicos para así poder tomar las decisiones de aceptación o rechazo.

La evaluación de proyectos se ha transformado en un instrumento prioritario entre los agentes económicos que participan en la asignación de recursos, para implementar iniciativas de inversión. Esta técnica, debe ser tomada como una posibilidad de proporcionar más información relevante a quienes deben decidir, de esa manera les será posible discriminar, rechazando un proyecto no rentable y aceptando otro que sí sea rentable.

En la realización de proyectos de inversión es importante el trabajo multidisciplinario de administradores, contadores, economistas, ingenieros, psicólogos, etc., cada uno aportando su conocimiento y experiencia a la nueva iniciativa de inversión, y de esa manera lograr elevar las probabilidades de éxito.

La evaluación integrada es un punto clave en el desarrollo de cualquier proyecto, y tiene repercusiones directas en el trabajo y en la evolución del proyecto. Es por ello que, durante la etapa de pre-inversión cuando se efectúa la evaluación del proyecto es importante la temprana participación de los Project Managers, siempre y cuando estos estén familiarizados con los componentes de un Análisis de Flujo de Caja Pro-Forma, para así poder interactuar con los evaluadores de proyectos.