Después de las cuarentenas por el covid, hay una nueva búsqueda para hacer que las oficinas sean menos horribles

Las oficinas están nuevamente abiertas. El nuevo desafío es convencer a más personas para que las utilicen.

Las empresas que reabrieron espacios de forma voluntaria en los últimos meses dicen que a menudo han encontrado que las experiencias en persona son decepcionantes. Algunos jefes observaron que los empleados pasaban gran parte de sus días encorvados sobre sus laptops usando audífonos en las videollamadas. Otros trabajadores llegaron solo para descubrir que la mayoría de sus colegas todavía seguían en sus casas o en alternantes horarios híbridos. La colaboración espontánea que antes ofrecían regularmente las oficinas ya no se producía, dicen los ejecutivos, y algunos trabajadores que intentaron regresar a las oficinas se rindieron rápidamente y volvieron a la rutina de trabajar en casa.

Los empleadores dicen que las oficinas deben ser mejores —y más efectivas— en la era de la pandemia para atraer constantemente personal. Para ayudar, las empresas están implementando un nuevo softwares para permitir que los empleados coordinen mejor sus visitas con sus colegas, mientras que otras están renovando espacios, mejorando las opciones de catering en la oficina o nombrando personal para monitorear la experiencia en la oficina. Varias empresas también están experimentando con la programación de fechas, con algunas estableciendo “días de interacción” en los que todos los empleados deben asistir.

El objetivo es hacer que las oficinas se parezcan más a un destino, dijo Leena Nair, directora de recursos humanos de Unilever PLC, que espera que sus empleados, eventualmente, terminen trabajando alrededor del 40% del tiempo en la oficina. En los últimos meses, al reabrir oficinas, Unilever ha creado días específicos en los que varios equipos pueden reunirse en la oficina al mismo tiempo, afirmó Nair.

“Estamos aprendiendo nuevas formas”, afirmó, y agregó que la empresa quiere evitar que los colegas trabajen de forma aislada, donde, “llegues a tu piso, y te des cuenta que eres la única persona en el lugar, que nadie más ha venido ese día”.

Los espacios físicos también se están transformando, a menudo para brindar un mejor apoyo a los grupos de empleados. El gigante tecnológico Salesforce.com Inc. convirtió las oficinas ejecutivas en su sede de San Francisco en salas de conferencias para grupos pequeños abiertas a todos los empleados. También está triplicando el tamaño de algunas áreas de comedor, moviendo los escritorios y agregando más sofás, televisores y pizarras para que los equipos se reúnan. La mayoría de las oficinas tendrán alrededor del 60% del espacio dedicado a la colaboración, en comparación con el 40% antes de la pandemia, dijo Brent Hyder, presidente y director de personal en Salesforce.

“Estamos creando espacios para que, cuando nuestros equipos vengan en conjunto, tengan un lugar que les inspire”, afirmó. “Lo que verás es que estos edificios se utilizarán principalmente para que las personas se reúnan”.

Otras empresas esperan que los edificios nuevos atraigan a la gente. El gigante de consultoría Accenture PLC abrió, esta primavera, una nueva oficina en la parte superior de la torre One Manhattan West de New York, cerca del proyecto (de desarrollo urbanístico) Hudson Yards. La oficina está abierta a los empleados de forma voluntaria. Las comodidades incluyen acceso a una terraza al aire libre, vistas panorámicas del río Hudson y de la ciudad de New York, junto con una sala de oración interreligiosa, “zonas de reflexión” sin tecnología, áreas de yoga y bienestar y docenas de salas de conferencias, dijo Jack Azagury, líder de la unidad de mercado de Accenture para el noreste de Estados Unidos. Para aquellos que opten por participar, un nuevo sistema, accesible a través de una aplicación interna que está en desarrollo, podrá ayudar a los empleados de Accenture a encontrar a sus colegas que quizás estén sentados en otros pisos, afirmó Azagury.

Para atraer a la gente, en los últimos meses Accenture también ha ofrecido a los empleados cupones de almuerzo gratis los lunes y viernes, cuando la oficina tiende a estar menos ocupada. La empresa también ha organizado eventos de voluntariado, happy hours y otras actividades grupales en la oficina.

“Tiene que haber un propósito para venir”, afirmó Azagury, y agregó que algunos quizás usen el espacio también para trabajar muy concentrados. “Queremos crear una atracción, no algo que los aleje. Y para crear esa atracción, y para que la gente quiera entrar, creo que el espacio de la oficina debe diseñarse teniendo eso en cuenta “.

Cuando la compañía farmacéutica francesa Sanofi SA abra una nueva sede en París el próximo año, la compañía planea mejorar su servicio de catering, agregando opciones para el desayuno y una cena más temprano, sabiendo que muchos empleados probablemente viajarán menos días a la oficina, pero es posible que quieran aprovechar de estar en más reuniones y de pasar más tiempo en el lugar con sus compañeros cuando asistan.

“Si las personas solo vienen dos días a la oficina, queremos que puedan aprovecharlo al máximo”, afirmó Paul Hudson, director ejecutivo de la empresa.

Otros empleadores dicen que establecer expectativas claras puede ser útil. En la firma de gestión patrimonial Hightower, la compañía ha dicho a los empleados que se espera que estén en la oficina seis días al mes cuando se abra una nueva y renovada sede en Chicago el próximo año. A todos los empleados se les pedirá que programen un día fijo en la oficina por semana y que también asistan a dos “días de interacción” obligatorios cada mes, fechas en las que la empresa planea tener reuniones de toda la compañía, dijo Bob Oros, presidente y director ejecutivo. La compañía también permitirá que los empleados no vayan a la oficina un mes al año para que puedan trabajar donde quieran, afirmó.

La compañía destruyó su sede en la pandemia, eliminando maderas oscuras y cubículos mientras elevaba el techo, agregando más luz natural y creando una apariencia más cohesiva, dijo Oros. “Queremos que nuestro espacio de trabajo sea un lugar donde la gente quiera estar; cuando entren, se alegren de estar allí”, afirmó.

Recientemente, la compañía ascendió a un ex asistente ejecutivo a un nuevo rol como especialista en experiencia de los empleados, enfocado, en parte, en hacer de la oficina un lugar deseable para trabajar. Oros dijo que ya podía ver que iban a traer baristas, oradores motivacionales, comediantes u otros para inyectar algo de diversión en la oficina. Cerca de 150 personas trabajan en su sede.

Hightower también establecerá un calendario anual para los días de interacción, para que los colegas puedan planificarse y asistir. La idea, dijo Oros, es que esos días se puedan reservar para que los colegas conozcan a nuevos compañeros o conversen con personas con las que normalmente no interactúan. De lo contrario, afirmó Oros, le preocupa que los empleados rara vez estén en el mismo lugar a la vez.

“Cuando realmente lo piensas, guau, podríamos estar en un mundo en el que nunca tendríamos a toda nuestra gente junta. De verdad que me da mucha pena”, afirmó Oros. “Es muy, muy importante tener a la gente junta”.

—Emily Glazer contribuyó a este artículo.