Cómo enfrentar la primera reunión con un potencial cliente

Uno de los puntos más importantes para el éxito de un negocio son, justamente,  las técnicas de negociación. Si bien esto está bastante profesionalizado en las grandes empresas, en la pyme surge más que nada por el “talento” de sus mismos dueños. A pesar de que en muchos casos éstos tienen estudios al respecto.

En general, los especialistas concuerdan de que la forma de enfrentar a un posible cliente no se basa tanto en un momento determinado, sino más bien en un “proceso”, especialmente en la primera reunión. Es diferente cuando el cliente es parte de una gran organización o si es otro emprendedor. Incluso, las diversas culturas locales también son clave, especialmente para una pyme exportadora. Por lo general, un anglosajón quiere ir de inmediato al grano, mientras que con las culturas del lejano oriente, se requiere más tiempo y formalidad.

En Chile, lo más común es comenzar con una breve conversación para distender el ambiente, donde el clima, la economía o algún hecho noticioso reciente son siempre una buena carta.

Prepararse y escuchar

Se estima que cuando una reunión de negocios fracasa, en el 97% de los casos tiene que ver con la improvisación y falta de planificación. Sólo el 3% es por  temas de relacionamiento personal. O sea, informarse previamente sobre la temática a tratar y el cliente. Tener un set de respuestas a preguntas frecuentes es algo fundamental.

Y ya una vez en la reunión, un principio rector es escuchar a la contraparte. “Es recomendable que el primer acercamiento sea más de escucha que de venta dura. La empatía es la herramienta más poderosa para cualquier vínculo con el cliente”, comenta Emilio Filippi, director comercial de Marketing Power, agencia de marketing para emprendimientos y pymes.

Además, Filippi entrega algunos tips prácticos a la hora de enfrentar la primera reunión:

1. Puntualidad. Es un muy buen hábito llegar cinco minutos antes, tranquilo y estar listo para enfrentar la reunión.

2. Si hay que proyectar algo en el notebook, aprovechar el tiempo antes para dejar todo listo para hacer la presentación.

3. Al hacer una presentación, procurar llevar el propio notebook y no un pendrive para colocar en el computador del cliente.

4. Es muy importante tener un relato o un discurso muy breve, simple pero efectivo de quiénes somos, en qué nos diferenciamos y qué podemos hacer por el cliente.

5. Si producto de una reunión, se generó un compromiso de mandar una propuesta, es recomendable el mismo día hacer una minuta y dejar establecido el tipo de propuesta que se hará, así com sus términos concretos.

6. Nunca referirse en malos términos a nadie, ni empresa, ni persona, ni competidores del cliente. Esa discreción da poder.

7. No interrumpir jamás. Es más, es muy importante tener una alta capacidad de comprensión de lo que está diciendo y buscando por parte del cliente.

8. No exagerar ningún dato ni magnificar resultados, ni nada que no se pueda demostrar.

9. Es ideal tener una batería de casos de éxito.

10. Es preferible decir que chequearemos la respuesta antes de contestar apresuradamente.

11. Es muy recomendable anotar los aspectos relevantes de la reunión, hechos importantes, puntos clave para el cliente, acuerdos y compromisos.

12. Al ir terminando la reunión, se aconseja hacer una recapitulación de ideas, un resumen dejando claros los compromisos y pendientes de cada parte.