Más trámites y menos oficinas disponibles: la ecuación que colapsó a las notarías

Algo no cuadró en la ecuación que involucraba el trabajo de las notarías en tiempos de coronavirus. Por un lado, el decreto de cuarentena total para ciertas comunas las obligó a cerrar por turnos varias de sus oficinas. Luego, la ley de protección de empleo y el cierre de comercios trajo consigo miles de términos de relaciones contractuales.

Había más necesidad de trámites, pero muchas menos notarías donde hacerlos. Y ahí comenzó el colapso que el viernes pasado obligó a la Corte de Apelaciones de Santiago a dejar sin efecto los turnos especiales y autorizó la apertura de todas ellas desde este lunes, aunque con un funcionamiento restringido.

Hasta antes de eso, la dinámica de funcionamiento desde que se desató la pandemia del Covid-19 era básicamente la misma en todos lados: caos, aglomeraciones, solicitudes por turnos acotados, funcionamiento limitado y largas esperas. Así se desarrollaba el día a día. Desde el pasado lunes, eso sí, el panorama comenzó a mejorar, aunque paulatinamente.

“Hoy (lunes) pasé por la calle Amunátegui y vi la fila de dos cuadras en una de las notarías”, relata Francisco, quien lleva dos semanas concurriendo a diversas notarías de Santiago para realizar trámites para la empresa en la que trabaja.

Él ha hecho trámites en las notarías Mauricio Bertolino en Huechuraba, Cuadra Gazmuri, y vive a un paso de la de Francisco Leiva, ambas en Santiago. “Tuve que ir toda la semana por diversos trámites de finiquito y faltaba información”, cuenta.

Añade que vio de todo: desde el cierre de los módulos de atención con nylon, hasta funcionarios de las mismas notarías que tenían que coordinar la entrega de números, salir a buscar a viva voz a los clientes y proveerles alcohol gel.

Esta imagen se repetía en todos lados: largas filas de gente esperando en la calle, a veces a todo sol, con tal de evitar las aglomeraciones al interior de las notarías. El problema es que lo que no se producía adentro, muchas veces ocurría afuera, algo que se graficó en muchas notarías de Chile.

Desde la Asociación de Notarios, Conservadores y Archiveros Judiciales de Chile cuentan que la atención por trámites de finiquitos se disparó en las últimas semanas y aumentó en un 300%: "Desde que estalló todo tuvimos un funcionamiento bastante irregular, a media máquina, con horarios restringidos en algunos lugares y en zonas de cuarentena dejamos de funcionar. Atender en un día a clientes que antes lo hacías en cinco generó atochamientos, colapso y crisis”, dicen desde la agrupación.

Otros trámites que han aumentado, aunque en menor medida, son los de la AFC, de poderes para retiro de pensiones y las escrituras de rebaja de tasas de dividendos.

Fernanda es otra usuaria que tuvo que asistir a una notaría estos últimos días. Su relato es similar al de Francisco. Ella estuvo en dos: Eduardo Diez y Humberto Santelices, ambas cerca del metro Tobalaba. “En las dos había una persona que trabajaba ahí que se ponía como guardia en la puerta, con un máximo de 15 números. La gente esperaba afuera e iban entrando de a poco y en el interior veías a todos los funcionarios con guantes y mascarillas”, dice.

Claudia trabaja en una entidad bancaria y vive “el lado empresarial” de las notarías todos los meses, por las órdenes de escrituración que le toca tramitar. Ella reseña: “Los bancos y similares tuvieron que dejar de trabajar con sus notarías habituales, por lo que se produjo una descoordinación importante”.

“Pasa que al cliente lo mandan a la notaría, pero su escritura no ha sido confeccionada, y ahí ya hay un foco de colapso porque se queda esperando hasta que llegue el borrador. Y ese cliente llega sin informar que se había casado hace poco, entonces el título cambia, porque tienen que cambiar los datos, y de nuevo hay que esperar”, detalla, y agrega: “y más encima la gente revisa las escrituras en la notaría misma, y son 30 hojas que lee una por una. No es que llegue, firme y se vaya”.

Sin embargo, desde la Asociación de Notarios también hacen una observación: “Si bien hubo una demanda mayor de trámites y menos notarías funcionando, también es cierto que la gente muchas veces pudo evitar asistir. En varias notarías hay un sistema para agendar horas o para redactar su propio documento y solo llevarlo para firmar. O, por ejemplo, el finiquito es un trámite que se puede hacer por otras vías”.

Justamente, esa diligencia se puede hacer en oficinas de la Inspección del Trabajo y, más relevante aún para evitar colapsos, a través de internet en la página de la Dirección del Trabajo. “Da más confianza ir a hacerlo en persona y ante un ministro de fe”, argumenta Raúl, uno de los usuarios que vivió en carne propia las aglomeraciones por no hacerlo virtualmente.

Como la gente optó por acudir en masa a las notarías, la Corte de Apelaciones santiaguina tuvo que salir al paso el viernes pasado, al dejar sin efecto el acuerdo que disponía el sistema de turnos y autorizó el funcionamiento de todos los oficios notariales ubicados dentro de las comunas sujetas a cuarentena entre las 9 y 13 horas. “Se dieron cuenta que las notarías son una necesidad esencial para la gente”, señalan desde la Asociación de Notarios.

Algunos funcionarios notariales contactados por La Tercera, si bien declinaron de entregar declaraciones, sí argumentaron que la medida anterior ayudaba a los trabajadores de las notarías que cerraban, pero a las que les tocaba abrir recibían una cantidad exagerada de gente.

El Acta de la Corte de Apelaciones, de hecho, es clara en señalar que para la vuelta al trabajo se debe disponer del personal mínimo necesario, “debiendo evitar la concurrencia de trabajadores que puedan y deban realizar sus tareas a través de la modalidad de teletrabajo”.

Añade que “se tomarán todas las medidas sanitarias dispuestas por la autoridad del ramo, como también aquellas destinadas a evitar aglomeraciones al interior de las notarías, resguardando la distancia física entre sí, tanto usuarios como funcionarios”.

En ese sentido, desde la Asociación de Notarios dicen que desde el lunes el tema ya se vio mejor. Que en un recorrido por oficinas de Providencia y Santiago estas se observaban más descongestionadas. “Estamos absolutamente normalizados, distribuimos a la gente sin problemas. Como avisamos que abriríamos todos los días la gente se relajó, está tranquila y empezó a no correr a la notaría”.

Y así como en Santiago algunas notarías tuvieron que cerrar, según datos que aportan desde el Poder Judicial hay otras provincias que también vieron disminuido su poder de atención, pero que no dejaron de funcionar. Por ejemplo, en Iquique todas siguen operando, aunque con horarios especiales para sus funcionarios en grupos de riesgo.

En La Serena, en tanto, se encuentran todas funcionando con horario restringido de atención de público como máximo hasta las 14 horas, mientras que en Puerto Montt se privilegia el teletrabajo y se instruyó que las notarías deben mantener una continua atención de público de 9 a 14 horas. En caso de entrar ellas en zona de cuarentena, deberán continuar funcionando en turnos semanales.