Los desafíos y herramientas efectivas para el teletrabajo

El pasado 10 de marzo, el equipo de Contempora Seguros fue la última vez que trabajaron desde sus oficinas, luego que la contingencia nacional los llevara a tomar la modalidad de teletrabajo. Lo que pudo ser un inconveniente para sus trabajadores, la experiencia previa de octubre (teletrabajo en forma parcial por causa del estallido social) les permitió conocer de cerca cómo llevarían a cabo sus funciones.

Desde esa fecha ya han pasado más de 3 meses, pero Contempora Seguros, desde su origen, se gesta a partir de hacer procesos fáciles y simples para los corredores y clientes, invirtiendo en tecnología constantemente para no depender del modelo habitual de negocios con papeles físicos, utilizando el servicio remoto para cumplir con las empresas que confían en su servicio.

Mismo caso para RLA, empresa que presta servicios audiovisuales hace más de 18 años. Acostumbrados a gestar desde congresos a ferias para más de mil participantes, las condiciones del ambiente los hizo replantear su sistema de trabajo. A fines de 2019, profundizaron el trabajo virtual, buscando soluciones para sus clientes. El despegue de esta área de negocios se potenció también en marzo producto de la pandemia, debido a la necesidad de algunos clientes que necesitaban hacer juntas de accionistas.

Ambas empresas comparten las dificultades y éxitos que significó digitalizar las funciones de su equipo de trabajo y seguir avanzando, potenciando aún más la transformación digital, y utilizando herramientas que han hecho más eficaz sus respectivas labores.

Para Juan Carlos Vergara, gerente general de RLA Latam, el desafío de transmitir a sus clientes nuevas formas de llevar a cabo un evento lo ha llevado con éxito, potenciando incluso diversas actividades en este tiempo en los 5 países que opera la empresa. “La crisis potenció la transformación digital, a buscar nuevas tecnologías y cambiar muchos paradigmas, siendo el mundo virtual la forma en que podemos cumplir los objetivos”, asegura.

Al igual que otros rubros, en RLA comenzaron a buscar plataformas de mayor nivel que les permitieran el respaldo de llevar a cabo un evento de magnitud mayor a través de internet, capacitando al equipo comercial y técnico, afirmando que el mundo virtual democratiza y potencia la gama de clientes: “Desarrollamos 6 áreas del mundo virtual y hasta el momento sumamos más de 55 juntas de accionistas virtuales, y hemos ido pasando a ferias, congresos y eventos híbridos”.

Por su parte, Mónica Duarte, subgerente comercial de Contempora Seguros, relata que el hecho de ser una compañía “paperless” les ha llevado a innovar en la interacción tanto con corredores como clientes: “Seguimos incluyendo herramientas digitales para que el proceso siga siendo simple, para poder llevarlo a cabo y no tengamos tantos procedimientos manuales que deterioran los tiempos de respuesta y la calidad de nuestro servicio”, describe.

En la senda de hacer más práctico algunos actos a la hora de interactuar con sus usuarios, Contempora Seguros realiza el proceso de recepción de cotización, la entrega de la póliza vía web al corredor o cliente, ya que se genera el documento en formato PDF, hasta entregar amplios medios para hacer efectivas la cobranza de las primas, permitiendo al cliente hacer su pago en forma digital, sin problemas.

“La experiencia ha sido muy satisfactoria, hemos cumplido con el plan de negocios presupuestado, incluso, hemos crecido con respecto al año pasado, cumpliendo con el servicio ofrecido, dando respuestas en tiempo y forma” explica Duarte, agregando que todos los actores de la compañía están alineados para mantener el estándar de servicio, para que el corredor y el cliente en general no noten una diferencia al no estar trabajando desde una oficina.

Frente al caso de esta y otras experiencias, Martín Cancelare, director comercial de CoasinLogicalis, compañía dedicada a la transformación digital, con 1200 trabajadores en Chile y con presencia en 25 países, asegura que las empresas han estado apuntando a que “el más del 50% de trabajadores van a permanecer en sus casas después de la pandemia, que van a ser definitivamente trabajadores remotos”.

Ante el escenario inicial, Cancelare argumenta que gran parte de los clientes no estaban acostumbrados a la modalidad de teletrabajo, por lo que un inicio hubo una demanda de tecnología para que los trabajadores pudiesen operar.

Otro tema fue profesionalizar las vías de comunicación utilizada. La mayoría de las empresas utilizaron plataformas freeware para interactuar, las cuales han presentado problemas de filtrado de claves, audios y videos de reuniones que se estaban teniendo, incluso reuniones de directorio donde se compartían datos confidenciales de las compañías.

Ante un posible problema de seguridad, los diferentes rubros tuvieron que sobrepasar diferentes “olas de inversión”, donde empezaron a implementar herramientas de colaboración, con estándares de seguridad de mercado corporativo. “Esas plataformas fueron importantes desde el punto de vista de seguridad, muchos usuarios no sabían lo que estaban exponiendo de parte de sus empresas usando herramientas que no están protegidas”, analiza.

Frente a los desafíos del futuro y las posibles herramientas efectivas para seguir teletrabajando, el gerente de CoasinLogicalis piensa que la nueva ola de inversión implicará una integración de plataformas varias, que permitan una colaboración avanzada con herramientas que permiten editar documentos en reuniones y que posibiliten definir niveles jerárquicos entre quienes participan de las reuniones online.

Pese al escenario actual, el contexto del coronavirus ha sido el mayor impulsor de la transformación digital, aunque aún quedan temas a definir: “A nivel tecnológico es posible pero nos falta caminar mucho, el día de mañana las empresas van a tener gente tanto en casas como en oficinas y colaboradores que estén en cualquier lugar”.

Ante el escenario, Juan Carlos Vergara ve como ahora es posible ofrecer a un colegio médico la opción de hacer un congreso 100% virtual, algo que hace unos años habría sido rechazado. “Es importante que la gente se reúna, y las reuniones virtuales jamás van a reemplazar el encuentro físico, pero hace 4 meses se realizó un congreso en Austria donde participaron más de 10 mil personas”.

Para Contempora Seguros, el teletrabajo “hoy no es un inconveniente”, dado que la compañía se gestó con las herramientas tecnológicas necesarias, que nos permiten enfrentar sin dificultades el trabajo remoto. “Nuestra filosofía es entregar productos y soluciones integrales en forma ágil y oportuna, agregando valor a la oferta tradicional del mercado, principalmente a través del Canal de Corredores de Seguros”.